ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารภายใต้การสมัครสมาชิกแบบปิด เอกสารทางบัญชี: ข้อกำหนดและขั้นตอนการจัดเก็บ

ควบคุมโดยกฎหมาย "เกี่ยวกับการบัญชี" หมายเลข 402 และรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย นักบัญชีและผู้ประกอบการทุกคนควรรู้ว่าต้องเก็บเอกสารทางบัญชีและภาษีกี่ปี การละเมิดการจัดเก็บและการกำจัดจะส่งผลให้ได้รับโทษ

นิติบัญญัติอาจกำหนดระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารต่างกัน ในกรณีนี้จำเป็นต้องเน้นไปที่ระยะเวลาสูงสุด แต่ละองค์กรจะกำหนดกฎและข้อบังคับสำหรับการใช้งานของตนเอง โดยคำนึงถึงกฎหมายที่ควบคุมกิจกรรมของบริษัทและรูปแบบองค์กร

ขึ้นอยู่กับกิจกรรมของบริษัท จะต้องจัดเก็บเอกสารตั้งแต่ 1 ปีจนกระทั่งสิ้นสุดอายุของบริษัท องค์กรทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับการออกสินเชื่อและสินเชื่อจะเก็บเอกสารไว้แม้ว่ากฎหมายจะสิ้นสุดระยะเวลาการจัดเก็บแล้วก็ตาม แต่ละองค์กรมีกฎทั่วไปสำหรับการใช้ข้อมูลที่เก็บถาวร แต่มีความแตกต่างที่ต้องคำนึงถึง

รายการเอกสารที่ต้องจัดเก็บระยะยาวประกอบด้วย:

ข้อกำหนดง่ายๆ ใช้กับผู้ประกอบการแต่ละราย ตลอดการดำรงอยู่ของผู้ประกอบการแต่ละราย เจ้าของจะต้องเก็บรายงานประจำปีต่อหน่วยงานภาษีและหนังสือรับรองการจดทะเบียน รายงานประจำปีทางบัญชีและข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานยังคงอยู่ในเอกสารสำคัญเป็นเวลา 75 ปี ข้อกำหนดอื่น ๆ ของนักธุรกิจใช้ไม่ได้

ยิ่งการหมุนเวียนเงินสดของบริษัทมากเท่าใด กฎหมายก็จะบังคับใช้กับพวกเขามากขึ้นเท่านั้น เอกสารทางบัญชีและภาษีต้องเก็บไว้เป็นเวลา 75 ปี สถาบันการเงินได้ขยายระยะเวลาการจัดเก็บออกไป เนื่องจากอาจเกิดข้อขัดแย้งเกี่ยวกับการชำระหนี้เงินกู้ เป็นเวลากว่าทศวรรษแล้วที่เอกสารที่มีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน ใบแจ้งหนี้ การตั้งถิ่นฐานกับซัพพลายเออร์ และบุคลากรยังคงอยู่ในเอกสารสำคัญ

บริษัทร่วมหุ้นจะจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับทุนจดทะเบียน หุ้นของผู้ก่อตั้ง จำนวนเงินฝาก และผลตอบแทนจากสินทรัพย์อย่างต่อเนื่อง เอกสารทางบัญชีที่ส่งไปยังหน่วยงานด้านภาษีการชำระหนี้กับผู้ถือหุ้นและบุคลากรบันทึกการรับเงินสดจำนวนมากยังคงอยู่เป็นระยะเวลา 75 ปี เอกสารอื่น ๆ จะถูกจัดเก็บตามกฎหมาย: สูงสุด 10 ปีหรือนานกว่านั้น

เอกสารทางบัญชี

รหัสภาษีกำหนดอายุการเก็บรักษาห้าปีสำหรับบันทึกทางบัญชี การนับถอยหลังจะเริ่มตั้งแต่ปีถัดไปหลังจากที่เอกสารหมดอายุ หัวหน้าขององค์กรมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดระเบียบและจัดเก็บเอกสาร 402-FZ และคำสั่งกระทรวงวัฒนธรรมหมายเลข 558 อนุมัติความเป็นไปได้ในการขยายการเก็บรักษาเอกสารสำคัญ

บันทึกทางบัญชีขององค์กรประกอบด้วย:

รายงานประจำปีถือเป็นเอกสารหลักของบริษัท ดังนั้นจึงต้องเก็บไว้อย่างถาวร เอกสารที่มีอายุการเก็บรักษามากกว่า 10 ปีจะถูกโอนไปยังเอกสารสำคัญของบริษัท หากระยะเวลาการเก็บรักษาสั้นลงก็จะเหลืออยู่ในตัวเครื่อง หลังจากอายุความสิ้นสุดลง สิ่งเหล่านี้จะถูกทำลาย ในขณะเดียวกันองค์กรไม่จำเป็นต้องสร้างไฟล์เก็บถาวรพิเศษสำหรับเอกสารประกอบ

หากบริษัทมีขนาดใหญ่และมีแผนกโครงสร้างจำนวนมาก แนะนำให้สร้างไฟล์เก็บถาวร นี่ควรเป็นห้องแยกต่างหากซึ่งติดตั้งตามกฎสำหรับการจัดระเบียบคลังข้อมูลแบบคลาสสิก เพื่อความสะดวก ขึ้นอยู่กับเนื้อหาของเอกสารประกอบ ประเภทการเก็บถาวรจะแตกต่างกัน:

• เอกสารการจัดการ
• เอกสารอิเล็กทรอนิกส์
• รายงานประจำปี

หน่วยบุคลากรที่แยกจากกันควรรับผิดชอบในการรักษาความสงบเรียบร้อยในเอกสารสำคัญ

เอกสารภาษี

กฎหมายกำหนดระยะเวลาจัดเก็บเอกสารไว้สี่ปี เป็นเรื่องเกี่ยวกับเอกสารทางบัญชีที่จำเป็นในการคำนวณภาษี

ตามทฤษฎีทุกอย่างชัดเจน แต่ในทางปฏิบัติ เอกสารทางบัญชีและภาษีไม่แตกต่างกัน มีความสับสนเกี่ยวกับการแบ่งประเภทของเอกสารเหล่านี้ เพื่อหลีกเลี่ยงการลงโทษ องค์กรควรเก็บเอกสารภาษีไว้เป็นเวลาห้าปี

มาตรา 283 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียอนุญาตให้โอนจำนวนขาดทุนไปยังงวดอนาคตได้หากได้รับการยืนยัน ด้วยเหตุนี้เอกสารที่พิสูจน์การเกิดความเสียหายจะต้องถูกเก็บไว้ในองค์กรจนกว่าจะชำระคืนจำนวนที่หักภาษี

เอกสารภาษีจะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 5, 75 ปีและถาวร กลุ่มที่ใหญ่ที่สุดมีอายุการเก็บรักษาห้าปี ซึ่งรวมถึง:

• ประกาศ
• ภาษีที่ดิน
• ทะเบียนภาษีค้างจ่ายและชำระแล้ว
• ใบรับรองการชำระภาษี
• การโต้ตอบในประเด็นด้านภาษี ค่าปรับ บทลงโทษ

หากบัตรภาษีและข้อมูลเกี่ยวกับรายได้ของบุคคลไม่มีข้อมูลเกี่ยวกับบัญชีส่วนบุคคล เอกสารดังกล่าวจะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 75 ปี

การจัดเก็บเอกสารกำหนดให้คุณต้องทราบเกี่ยวกับระยะเวลาในการตรวจสอบนอกสถานที่จากหน่วยงานด้านภาษี โดยปกติจะจัดขึ้นทุกๆ สามปี เมื่อกำจัดเอกสารที่มีวันหมดอายุ จำเป็นต้องตรวจสอบว่าได้กำหนดการควบคุมอื่นหรือไม่

เอกสารเกี่ยวกับเบี้ยประกัน

เบี้ยประกันภัยยังรวมอยู่ในบันทึกทางบัญชีของบริษัทด้วย ก่อนหน้านี้ ขั้นตอนการจัดเก็บถูกกำหนดโดย 212-FZ ตามกฎหมาย เอกสารการชำระเงินประกันจะถูกเก็บไว้เป็นเวลาหกปี แต่ในปี 2560 ก็ถูกยกเลิกไป ขณะนี้ขั้นตอนการจัดเก็บได้รับการควบคุมโดยรหัสภาษีและกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 250

ตารางที่ 1 แสดงเอกสารบังคับในการเก็บถาวรเบี้ยประกัน

ตารางที่ 1. รายการเอกสารและระยะเวลาการเก็บรักษา

การกระทำของบุคลากร

การตรวจสอบให้แน่ใจว่าการจัดเก็บเอกสารด้านบุคลากรที่ถูกต้องได้รับการควบคุมโดยกฎหมายรัฐบาลกลางฉบับที่ 125 เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาข้อมูลภายในบริษัท เอกสารด้านบุคลากรจะถูกจัดรูปแบบเป็นไฟล์ สิ่งนี้เกิดขึ้นเมื่อเริ่มต้นปีปฏิทินใหม่ ช่วยให้มั่นใจได้ถึงลำดับการจัดเก็บข้อมูลและขจัดความสับสน

ระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานคือ 50 และ 75 ปี ซึ่งรวมถึงเอกสารทั้งหมดที่สะท้อนถึงความสัมพันธ์ระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง สามารถจำแนกได้:

ต้นฉบับและสำเนาสมุดงานจะถูกเก็บไว้ในองค์กรจนกว่าอดีตพนักงานจะขอคืน อายุการเก็บรักษาสูงสุดคือ 50 ปี ตามกฎหมายใหม่ หากบุคคลใดจดทะเบียนในบริษัทก่อนปี 2546 จะสามารถเก็บหนังสือไว้ได้นานถึง 75 ปี

โปรดจำไว้ว่าคุณสามารถฝากสำเนาเอกสารของพนักงานไว้กับองค์กรได้เฉพาะในกรณีที่เขาได้ลงนามในข้อตกลงเกี่ยวกับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล มิฉะนั้นการจัดเก็บจะถือว่าผิดกฎหมายและองค์กรจะถูกปรับ

ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานที่ลงทะเบียนก่อนปี 2546 จะถูกเก็บถาวรเป็นเวลา 50 ปี สำหรับผู้ที่ทำงานภายหลัง – 75 ปี

กฎการจัดเก็บอธิบายไว้ในวิดีโอ:

ตารางการลาป่วยและวันหยุดมีแนวโน้มน้อยที่สุดที่จะยังคงอยู่ในองค์กร ใบรับรองทุพพลภาพชั่วคราวจะคงอยู่กับบริษัทเป็นเวลาห้าปี ตารางวันหยุดเป็นเวลาหนึ่งปีหลังจากใช้งาน ตารางการรับพนักงานเป็นหนึ่งในเอกสารหลักของบริษัทและจัดเก็บไว้เป็นการถาวร

จะทำอย่างไรถ้าพ้นระยะเวลาจัดเก็บเอกสาร-ทำลาย

เอกสารทั้งหมดอาจถูกทำลายเมื่อระยะเวลาการจัดเก็บที่กำหนดโดยกฎหมายสิ้นสุดลง บริษัทดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้ก่อนที่จะถูกทำลาย:

มีความจำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ในการกำจัดเอกสารองค์กรเนื่องจากการละเมิดทำให้เกิดความรับผิดในการบริหาร ดังนั้นการโอนกระดาษเพื่อการรีไซเคิลจึงมาพร้อมกับใบตอบรับและการจัดส่ง โดยจะระบุวันที่ จำนวนคดี และน้ำหนักสุดท้าย

ขั้นตอนการทำลายเอกสารนั้นดำเนินการในองค์กรเป็นประจำทุกปีหรือในลักษณะที่หัวหน้า บริษัท กำหนด กระทรวงการคลังของสหพันธรัฐรัสเซียกำหนดให้การกำจัดเอกสารเป็นข้อเสนอแนะ ไม่ใช่ภาระผูกพันของบริษัท

มีความจำเป็นต้องยกเว้นความเป็นไปได้ที่เอกสารสำคัญที่ยังไม่หมดอายุจะถูกกำจัดทิ้ง การตรวจสอบอย่างรอบคอบและถี่ถ้วนจะช่วยในกระบวนการนี้

วิธีจัดเก็บเอกสารอย่างถูกต้อง

การจัดจัดเก็บเอกสารขององค์กรอย่างเหมาะสมช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหาเมื่อตรวจสอบโดยผู้ตรวจสอบภาษี บริษัทสามารถจัดสถานที่จัดเก็บข้อมูลของตนเองหรือใช้บริการของบริษัทที่เชี่ยวชาญด้านการจัดเก็บข้อมูลได้ เมื่อสร้างที่เก็บถาวรในสำนักงานจะใช้ห้องแยกต่างหาก เอกสารจะออกภายใต้การดูแลของหัวหน้าฝ่ายบัญชีตามทะเบียนที่เตรียมไว้ล่วงหน้า

การเก็บเอกสารที่ล้าสมัยอย่างเหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญในการจัดเรียง เอกสารที่ยังคงอยู่ในบริษัทอย่างถาวร - นานกว่าสิบปี - จะต้องได้รับการจดทะเบียนในทะเบียนเต็ม มันเกิดขึ้นดังนี้:

• คดีถูกฟ้องและเกี่ยวพันกัน
• หน้ามีหมายเลข
• มีการร่างเอกสารรับรอง - ระบุจำนวนหน้าที่ถูกยื่นในคดีนี้
• ตามความต้องการ
• หน้าปกของคดีถูกเขียนขึ้นด้วยชื่อองค์กรหมายเลขชื่อที่บันทึกไว้

นอกจากสื่อที่เป็นกระดาษแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างเหมาะสม ระยะเวลาการจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ไม่แตกต่างจากระยะเวลามาตรฐาน

คุณลักษณะของกระบวนการคือการตรวจสอบสภาพทางเทคนิคของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การตรวจสอบจะต้องดำเนินการทุกๆ ห้าปี หากตรวจพบปัญหา จะต้องถ่ายโอนข้อมูลจากสื่อที่ชำรุดไปยังสื่อใหม่ ขั้นตอนดังกล่าวได้รับการตกลงกับหัวหน้าองค์กร

วิธีเตรียมเอกสารสำหรับเก็บถาวร:

มีการจัดเงื่อนไขการจัดเก็บต่อไปนี้:

• ข้อมูลอยู่บนสื่ออิเล็กทรอนิกส์อย่างน้อยสองสื่อ
• บริษัทมีความสามารถทางเทคนิคในการดู คัดลอก ลบ ถ่ายโอนข้อมูล
• สร้างความมั่นใจในระบบรักษาความปลอดภัยที่เชื่อถือได้ซึ่งไม่รวมความเป็นไปได้ที่ข้อมูลจะเข้าถึงบุคคลที่สาม

ความรับผิดชอบในการจัดเก็บเอกสาร

หัวหน้าขององค์กรรับผิดชอบอย่างเต็มที่ในการจัดเก็บเอกสาร จะต้องจัดขึ้นตามกฎตามกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย หัวหน้าฝ่ายบัญชียังเป็นผู้รับผิดชอบในการเก็บรักษาเอกสารหลัก เอกสารทางบัญชี งบการเงิน และเอกสารต่างๆ

125-FZ ระบุความรับผิดด้านการบริหาร ทางอาญา และทางแพ่งสำหรับเจ้าหน้าที่ที่มีความผิดจากการสูญหายของเอกสาร (ผู้จัดการ หัวหน้าฝ่ายบัญชี) ในขณะเดียวกัน หากความผิดของพวกเขาไม่ได้รับการพิสูจน์ ความรับผิดชอบก็จะหมดไป

การสูญหายของเอกสารอาจเกิดขึ้นเนื่องจากการโจรกรรมโดยบุคคลที่สามหรือภัยพิบัติทางธรรมชาติ เช่น ไฟไหม้ น้ำท่วม แผ่นดินไหว ในกรณีแรก ข้อเท็จจริงของการโจรกรรมจะต้องถูกบันทึกโดยเจ้าหน้าที่ตำรวจ ประการที่สอง ต้องมีเอกสารหลักฐานจากคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญสำหรับสถานการณ์ฉุกเฉิน

ดีสำหรับการไม่มีเอกสาร

การบัญชีได้รับการควบคุมโดยกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 402 ตามกฎหมายแล้ว ทุกองค์กรจะต้องดูแลรักษา จัดเก็บ และทำลายบันทึกทางบัญชี สำหรับบริษัทหรือผู้ประกอบการที่ละเลยกฎหมาย จะมีการจัดเตรียมความรับผิดทางการบริหารและค่าปรับ

การละเมิดหนึ่งครั้งจะทำให้องค์กรเสียค่าใช้จ่าย 200-50,000 รูเบิล ตามกฎแล้วในระหว่างการตรวจสอบภาษีจะมีการเปิดเผยการละเมิดดังกล่าวมากกว่าหนึ่งโหล ค่าปรับที่น้อยที่สุด - 200 รูเบิลสำหรับแต่ละเอกสาร - จะออกให้กับ บริษัท เมื่อไม่ส่งรายงานไปยังสำนักงานสรรพากรตรงเวลา

การให้ข้อมูลที่บิดเบือนหรือความล้มเหลวในการจัดทำงบการเงิน จะต้องเสียค่าปรับ 300-500 รูเบิล สำหรับเจ้าหน้าที่ และ 3,000-5,000 รูเบิล สำหรับนิติบุคคล มีการออก 10,000 ให้กับองค์กรหากไม่มี:

ในกรณีที่ไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างเป็นระบบจะมีการเรียกเก็บค่าปรับ 30,000 รูเบิลและหากส่งผลให้ฐานภาษีลดลง - จาก 40,000- 5,000 สำหรับเจ้าหน้าที่และอีกสิบเท่าสำหรับนิติบุคคล

แน่นอนว่าเราจำเป็นต้องฟื้นฟูให้มากที่สุด แต่ต้องมีใบรับรองจากกระทรวงสถานการณ์ฉุกเฉินระบุว่าเกิดเพลิงไหม้และเอกสารถูกทำลายจำนวนมาก มีความจำเป็นต้องร่างพระราชบัญญัติโดยละเอียด

เนื่องจากที่เก็บถาวรขององค์กรมักจะเต็ม เราจึงโอนเอกสารจากที่เก็บถาวรซึ่งเก็บไว้เป็นเวลานาน เช่น 75 ปี ไปยังที่เก็บถาวรของเมือง
ไม่ชัดเจนในอีก 75 ปีข้างหน้า พนักงานเก็บเอกสารของเมืองจะทำลายเอกสารเหล่านี้โดยที่เราไม่รู้ตัวโดยอิสระหรือไม่

คำตอบ

ทุกวันการจัดเก็บข้อมูลขององค์กรใด ๆ เพิ่มขึ้น เอกสารบางฉบับมีค่าข้อมูลที่ไม่แน่นอน ในขณะที่บางฉบับสูญเสียคุณค่าในทางปฏิบัติไปอย่างรวดเร็ว

ควรเก็บเอกสารประเภทใดไว้นานเท่าใด และเอกสารบางประเภทมีวิธีการกำจัดอย่างไร ปัญหาเหล่านี้และประเด็นอื่นๆ ได้รับการแก้ไขและอธิบายอย่างชัดเจนโดยกฎหมายที่มีอยู่ การเลือกเอกสารภายใต้การจัดเก็บของรัฐหรือการกำหนดเงื่อนไขในการเก็บรักษาจะขึ้นอยู่กับข้อมูลจากการประเมินเอกสารโดยผู้เชี่ยวชาญ

ข้อกำหนดทั่วไปสำหรับการจัดเก็บเอกสาร

ระยะเวลาการเก็บรักษาเฉพาะได้รับการพัฒนาสำหรับเอกสารประเภทต่างๆ:

• ชั่วคราว – สูงสุด 10 ปี;
• ระยะยาว - มากกว่า 10 ปี
• คงที่.

กรณีของการเก็บรักษาเป็นระยะระยะยาวและถาวรเมื่อเสร็จสิ้นจะถูกโอนเพื่อจัดเก็บไปยังหน่วยพิเศษ (เป็นเวลา 2 ปีเพื่อวัตถุประสงค์ในการอ้างอิง) จากนั้นไปที่ส่วนเอกสารที่เก็บถาวร

ระยะเวลาในการจัดเก็บข้อมูลไม่ขึ้นอยู่กับสื่อบันทึกข้อมูล (อิเล็กทรอนิกส์ กระดาษ) มูลค่าของเอกสารจะขึ้นอยู่กับข้อมูลที่มีอยู่

มีการกำหนดการตรวจสอบพิเศษเพื่อกำหนดความจำเป็นในการใช้คดีต่อไป เอกสารเหล่านี้แสดงถึงเอกสารที่สามารถใช้เพื่อผลประโยชน์ของ (หรือต่อต้าน) รัฐ สังคม วิทยาศาสตร์ บุคคล ฯลฯ

เป้าหมายหลักของการตรวจสอบมูลค่าเอกสาร

ในงานสำนักงานขององค์กรหรือองค์กรในหอจดหมายเหตุของรัฐ เป็นไปไม่ได้ที่จะทำโดยไม่ได้รับการประเมินเอกสารโดยผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทาง

วัตถุประสงค์หลักของการสอบ:

1. การกำหนดหรือเปลี่ยนแปลงระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารเพิ่มเติม
2. การเลือกเอกสารที่จะทำลายซึ่งไม่มีคุณค่าหรือเนื้อหาในทางปฏิบัติของข้อมูลในเอกสารเหล่านั้นได้สูญเสียความเกี่ยวข้องไป
3. การกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับเอกสารที่ไม่มีคุณค่าทางวิทยาศาสตร์หรือทางประวัติศาสตร์ แต่มีความสำคัญในทางปฏิบัติ
4. การประเมินเอกสารที่มี:
   • ทางการเมือง;
   • ทางเศรษฐกิจ;
   • วิทยาศาสตร์;
   • วัฒนธรรมและคุณค่าอื่น ๆ

ประเด็นด้านการจัดเก็บ การได้มา การบันทึก และการกำหนดเอกสารเพิ่มเติมอยู่ภายใต้การควบคุมของกฎหมายว่าด้วยกิจการจดหมายเหตุ

ในกระบวนการกิจกรรมของผู้เชี่ยวชาญ รายการเอกสารมาตรฐาน 12 ส่วน (พร้อมการระบุระยะเวลาการจัดเก็บที่ชัดเจน) ได้รับการรวบรวมและอนุมัติ ซึ่งปรากฏเป็นผลมาจากกิจกรรมการทำงานของโครงสร้างภาครัฐ สถาบัน รัฐวิสาหกิจ ฯลฯ

ส่วนที่ 1 และ 4

จากรายการที่จัดตั้งขึ้น ส่วนที่ I และ IV เป็นที่สนใจอย่างมาก การเก็บบันทึกและการจัดเก็บในทั้งสองพื้นที่มีความสัมพันธ์กันอย่างใกล้ชิด ท้ายที่สุดแล้ว ยอดคงค้างทางบัญชีเพิ่มเติมขึ้นอยู่กับการดำเนินการที่ถูกต้องและการเก็บรักษาไฟล์บุคลากร

การบัญชีสำหรับเอกสารบุคลากร (I)

ต้นฉบับและสำเนาเอกสารบุคลากรขององค์กรจะต้องได้รับการเก็บรักษาไว้

ระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสาร:

1. 1 ปี:
   • วารสารที่สะท้อนถึงชั่วโมงการทำงาน (ตารางเวลา, ใบบันทึกเวลา)
   • ข้อมูลของบุคคลที่ไม่ได้รับการว่าจ้าง
   • ตารางวันหยุด
2. 3 ปี:
   • ข้อมูลการบัญชีของเอกสารยืนยันกิจกรรมการทำงานของพนักงานและระยะเวลาการทำงาน
   • บันทึกวินัยแรงงาน
3. 5 ปี:
   • การกระทำ กฎระเบียบ รายงานความปลอดภัย
   • สารสกัดจากการปรับปรุงสภาพการทำงานและความปลอดภัย
   • เอกสารยืนยันความคุ้นเคย การฝึกอบรม การรับรองพนักงานเกี่ยวกับข้อควรระวังด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด
   • ข้อมูลการเดินทางเพื่อธุรกิจ
4. อายุ 75 ปี:
   • ลักษณะและบัตรส่วนบุคคลของพนักงาน
   • สัญญาจ้างพนักงาน
5. 50 ปี (จนกว่าเจ้าของจะเรียกร้อง):
   • เอกสารส่วนตัว ต้นฉบับ (ใบรับรอง ประกาศนียบัตร สมุดงาน ใบรับรอง ฯลฯ );
6. อย่างสม่ำเสมอ:
   • ข้อตกลงร่วม
   • ไฟล์ส่วนตัวของผู้จัดการ

เอกสารทางบัญชี(IV)

เงื่อนไขและระยะเวลาการเก็บรักษาที่แยกจากกันใช้กับเอกสารทางบัญชีของหน่วยงานภาครัฐ

เอกสารหลักข้อมูลการลงทะเบียนการบัญชียอดคงเหลือรายงานหลังการประมวลผลจำเป็นต้องจัดเก็บไว้ในห้องพิเศษ (ตู้ปิด) จนกว่าจะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร แบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวดจะถูกจัดเก็บไว้ในตู้นิรภัยหรือตู้โลหะ ความรับผิดชอบต่อความปลอดภัยของไฟล์เป็นของบุคคลที่ได้รับอนุญาตจากหัวหน้าฝ่ายบัญชี

ในกรณีที่สูญหาย เสียหาย หรือโอนเอกสารทางบัญชีโดยไม่ได้รับอนุญาต หัวหน้าสถานประกอบการจะต้องแจ้งให้หน่วยงานบังคับใช้กฎหมายทราบ

การยึด (โดยเฉพาะการทำลาย) เอกสารเกิดขึ้นตามข้อกำหนดที่กำหนดโดยกฎหมายปัจจุบัน

ระยะเวลาการเก็บรักษาทั่วไป:

• เอกสารหลัก แบบฟอร์ม – อย่างน้อย 3 ปี
• เอกสารเงินสดภายใต้การตรวจสอบทางการเงิน (ข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมทางการเงิน) – 5 ปี
• บัญชีเงินเดือนและสลิปเงินเดือน - 75 ปี (หากไม่มีบัญชีส่วนตัว)

ไม่อนุญาตให้ยึดไฟล์เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการจัดเก็บโดยไม่ได้รับการตรวจสอบจากกรมสรรพากรตามระยะเวลาที่กำหนด

การตัดสินใจทำลายหรือถ่ายโอนไฟล์ไปยังส่วนเก็บถาวรนั้นกระทำโดยคณะกรรมการพิเศษ

ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับแต่ละรายการในรายการเอกสารมาตรฐานสามารถตรวจสอบโดยละเอียดได้ในตารางที่สร้างและอนุมัติ

มีระยะเวลาเก็บรักษาบัญชี ภาษี บุคลากร และเอกสารอื่นๆ ที่แตกต่างกัน หากคุณไม่มีเอกสารที่ร้องขอโดย Federal Tax Service ผู้ตรวจสอบจะประเมินภาษีเพิ่มเติมพร้อมค่าปรับและออกค่าปรับ

ความสนใจ! คุณสามารถดาวน์โหลดตารางระยะเวลาจัดเก็บเอกสารปี 2562 ได้ฟรีที่ลิงก์:

สะดวกในการทำงานกับเอกสารในรูปแบบ . เหมาะสำหรับองค์กรและผู้ประกอบการรายบุคคล โปรแกรมจะสร้างและพิมพ์ข้อมูลหลักที่จำเป็นทั้งหมดโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังรวมถึงการอัปโหลดธุรกรรมไปยัง 1C การสร้างการรายงานอัตโนมัติ และอื่นๆ อีกมากมาย

ระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสาร

ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีและภาษีขั้นตอนการทำลายและความรับผิดต่อการละเมิดการจัดเก็บและการทำลายเป็นไปตามกฎหมาย กฎพื้นฐานระบุไว้ในรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 ฉบับที่ 558 และกฎหมายของรัฐบาลกลางสองฉบับ เหล่านี้เป็นกฎหมายลงวันที่ 22 ตุลาคม 2547 ฉบับที่ 125-FZ “เกี่ยวกับการเก็บถาวรในสหพันธรัฐรัสเซีย” และลงวันที่ 6 ธันวาคม 2554 ฉบับที่ 402-FZ “เกี่ยวกับการบัญชี” เป็นการดีกว่าที่จะไม่ละเมิดพวกเขา ลิงค์นี้แสดงรายการเอกสารสำคัญที่สุดที่บริษัทควรมี >>>

โต๊ะ. ระยะเวลาจัดเก็บเอกสารปี 2562

* หากต้องการจัดเก็บสำเนาเอกสารของพนักงาน จะเป็นการดีกว่าหากได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากพนักงานให้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของเขา ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงข้อพิพาทกับผู้ตรวจสอบและค่าปรับ

จะทำอย่างไรหากพ้นระยะเวลาการจัดเก็บเอกสาร?

เอกสารที่หมดอายุจะต้องถูกทำลาย หากต้องการทำลายเอกสาร ให้ร่างการกระทำที่คุณจดชื่อและจำนวนคดีพร้อมเอกสารที่ต้องทำลาย การกระทำนี้จะต้องลงนามโดยคณะกรรมการพิเศษ ซึ่งองค์ประกอบดังกล่าวจะได้รับการอนุมัติจากผู้อำนวยการทั่วไปตามคำสั่งของเขา

ดีสำหรับการไม่มีเอกสาร

ในกรณีที่ไม่มีเอกสารหลัก ใบแจ้งหนี้ และทะเบียนภาษี พนักงานของ Federal Tax Service สามารถปรับ LLC ในจำนวน 10,000 ถึง 30,000 รูเบิล(มาตรา 120 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย) รวมถึงที่ใช้ระบบภาษีแบบง่ายภายใต้รหัสภาษี

นอกจากนี้ หากไม่มีเอกสารยืนยันการทำธุรกรรม ผู้ตรวจสอบจะหักค่าใช้จ่ายรายได้ (หรือภาษีเดี่ยว) และการหักภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือพวกเขาจะคำนวณจำนวนภาษีที่ต้องชำระโดยใช้วิธีการคำนวณ (ข้อย่อย 1 ข้อ 7 ข้อ 31 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย)

เอกสารที่ฝ่ายบัญชีทำงานด้วยสามารถแบ่งออกเป็นสองกลุ่ม:
- เอกสารการบัญชีและการรายงานภาษี
- เอกสารการบัญชีและการรายงาน

เอกสารการบัญชีและการรายงานภาษีประกอบด้วยแบบฟอร์มการรายงานภาษีและทะเบียนภาษี นอกจากนี้ยังรวมถึงเอกสารที่ใช้เป็นพื้นฐานในการคำนวณ VAT (ใบแจ้งหนี้ สมุดบัญชีการซื้อและการขาย) เอกสารทางบัญชี (การรายงาน) แบ่งออกเป็นสามกลุ่มหลัก:
- แบบฟอร์มการรายงานทางบัญชี
- ทะเบียนการบัญชี (บัญชีแยกประเภททั่วไป, สมุดรายวันการสั่งซื้อ ฯลฯ )
- เอกสารหลักบันทึกข้อเท็จจริงของการทำธุรกรรมทางธุรกิจ

นอกจากนี้ เอกสารทางบัญชียังรวมถึงเอกสารอื่นๆ ที่ไม่รวมอยู่ในกลุ่มเหล่านี้ (หนังสือมอบอำนาจในการรับเงินและของมีค่า ใบรับรองการบัญชี หนังสือโต้ตอบเกี่ยวกับบัญชีลูกหนี้และเจ้าหนี้ บัญชีส่วนตัวของพนักงาน ฯลฯ)

ต้องปฏิบัติตามระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารทางบัญชี

ลองพิจารณาว่าควรเก็บเอกสารทางบัญชี (ภาษี) ไว้นานเท่าใด

ข้อกำหนดทางกฎหมาย

สถาบันควรปฏิบัติตามกำหนดเวลาใด ตามที่ผู้เขียนระบุ เพื่อหลีกเลี่ยงความรับผิดสำหรับการไม่ปฏิบัติตามกฎที่กำหนดโดยกฎหมาย จำเป็นต้องจัดเก็บเอกสาร:
- อย่างน้อยห้าปี หากรายการกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีที่สั้นลง
- ภายในระยะเวลาที่กำหนดโดยรายการ หากมีการกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาเกินห้าปี

ความรับผิดชอบต่อการละเมิดขั้นตอนและเงื่อนไขการจัดเก็บเอกสาร

หัวหน้าสถาบันมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดเก็บเอกสารทางบัญชี ทะเบียนการบัญชี และงบการเงิน (ข้อ 3 ข้อ 17 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางลงวันที่ 21 พฤศจิกายน 2539 ฉบับที่ 129-FZ) และความปลอดภัยการลงทะเบียนและการถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวรนั้นได้รับการรับรองโดยหัวหน้าฝ่ายบัญชี

สำหรับการละเมิดขั้นตอนและเงื่อนไขในการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีจะมีการจัดให้มีความรับผิดทางการบริหาร - ค่าปรับสำหรับเจ้าหน้าที่จะอยู่ที่ 2,000 รูเบิล มากถึง 3,000 ถู (มาตรา 15.11 แห่งประมวลกฎหมายสหพันธรัฐรัสเซียว่าด้วยความผิดทางปกครอง)

การไม่มีเอกสารหลัก ใบแจ้งหนี้ และทะเบียนการบัญชีถือเป็นความผิดทางภาษี ความรับผิดชอบต่อนี้มีระบุไว้ในมาตรา 120 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย ค่าปรับขั้นต่ำในบทความนี้คือ 5,000 รูเบิล

การรายงานทางบัญชีและภาษี

อย่างไรก็ตาม สำหรับเอกสารจำนวนหนึ่ง ระยะเวลาการจัดเก็บจะเริ่มคำนวณในลักษณะที่แตกต่างจากเอกสารทั่วไป

ตัวอย่างเช่น ข้อยกเว้นสำหรับกฎทั่วไปคือบัญชีแยกประเภทการซื้อและบัญชีแยกประเภทการขาย จุดเริ่มต้นของระยะเวลาการเก็บรักษา (ห้าปี) จะพิจารณาจากวันที่เข้าครั้งสุดท้าย (และไม่ใช่ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคมของปีถัดไป) นี่คือที่ระบุไว้ในย่อหน้าและกฎที่ได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 2 ธันวาคม 2543 ฉบับที่ 914

นอกจากนี้ยังมีการกำหนดขั้นตอนพิเศษสำหรับการคำนวณกำหนดเวลาไว้ในรายการด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ระยะเวลาการจัดเก็บห้าปีจะเริ่มดำเนินการ:
- สำหรับสัญญา (สำหรับการให้บริการตรวจสอบบัญชี สินเชื่อ ธุรกิจ การประกันภัยทรัพย์สิน) - จากช่วงเวลาที่หมดอายุ
- สำหรับข้อตกลงเกี่ยวกับความรับผิดทางการเงิน - นับจากเวลาที่ผู้รับผิดชอบทางการเงินถูกไล่ออก
- สำหรับหนังสือรับรองการจดทะเบียนกับสำนักงานสรรพากร - นับตั้งแต่วินาทีที่องค์กรถูกยกเลิกการจดทะเบียนจากการจดทะเบียนภาษี

วิธีเก็บกระดาษ

ในการจัดเก็บเอกสารทางบัญชี สถาบันจะต้องจัดให้มีห้องพิเศษ ตู้นิรภัย หรือตู้

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง แบบฟอร์มการรายงานที่เข้มงวดจะถูกเก็บไว้ในตู้นิรภัย ตู้โลหะ หรือสถานที่พิเศษเพื่อความปลอดภัย (ข้อ 16 ของข้อบังคับที่ได้รับอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 6 พฤษภาคม 2551 ฉบับที่ 359) เอกสารที่มีป้ายกำกับ “ความลับทางการค้า” จะถูกเก็บไว้ในตู้นิรภัย

เอกสารที่เหลือจะถูกเก็บไว้ในห้องพิเศษหรือตู้ล็อคภายใต้ความรับผิดชอบของบุคคลที่ได้รับอนุญาตจากหัวหน้าฝ่ายบัญชี

เอกสารใดบ้างที่ถูกโอนไปยังที่เก็บถาวร?

เพื่อให้มีเงื่อนไขในการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีสถาบันสามารถจัดระเบียบเอกสารเก็บถาวรได้ (ข้อ 2 มาตรา 13 ของกฎหมายหมายเลข 125-FZ วันที่ 22 ตุลาคม 2547)

เอกสารการจัดเก็บถาวร (นิรันดร์) และระยะยาว (มากกว่า 10 ปี) จะถูกโอนไปยังไฟล์เก็บถาวร เอกสารที่เหลือ (รวมระยะเวลาการจัดเก็บสูงสุด 10 ปี) จะถูกเก็บไว้ในแผนกบัญชีจนกว่าจะถูกทำลาย พื้นฐาน - ข้อ 3.3.1 และ 3.3.2 ของกฎได้รับการอนุมัติโดยการตัดสินใจของคณะกรรมการ Rosarkhiv เมื่อวันที่ 6 กุมภาพันธ์ 2545

ขั้นตอนการทำลายเอกสาร

การทำลายเอกสารที่มีระยะเวลาการจัดเก็บที่หมดอายุนั้นจะต้องผ่านการตรวจสอบก่อน โดยในระหว่างนั้นจะมีการแยกเอกสารที่จัดเก็บถาวรและชั่วคราวและเอกสารที่อาจถูกทำลาย กิจกรรมเหล่านี้ในสถาบันดำเนินการโดยคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับการแต่งตั้งตามคำสั่งของหัวหน้า

มีสองวิธีในการทำลายเอกสาร

การใช้บริการขององค์กรเฉพาะทางในสถานการณ์นี้ การโอนเอกสารที่จะทำลายจะดำเนินการอย่างเป็นทางการโดยใบรับรองการยอมรับหรือใบแจ้งหนี้ ซึ่งระบุวันที่ของการโอน จำนวนคดีที่ยื่น และน้ำหนักของพวกเขา การโอนเอกสารเพื่อจำหน่ายจะต้องดำเนินการภายใต้การดูแลของพนักงานที่รับผิดชอบในการรับรองความปลอดภัยของเอกสาร

ทำลายเอกสารด้วยตัวเองเช่น การเผาหรือใช้เครื่องทำลายกระดาษ ในกรณีนี้ข้อเท็จจริงของการทำลายเอกสารที่ล้าสมัยจะต้องได้รับการบันทึกโดยคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญโดยร่างการกระทำที่เหมาะสม เนื่องจากขาดรูปแบบที่เป็นเอกภาพของการกระทำนี้จึงถูกร่างขึ้นในรูปแบบใด ๆ (ดู)

ดังนั้นกฎหมายของรัฐบาลกลาง "เกี่ยวกับการบัญชี" กำหนดว่าเอกสารหลักจะต้องถูกเก็บไว้ที่องค์กร "สำหรับระยะเวลาที่กำหนดตามกฎสำหรับการจัดระเบียบกิจการเก็บถาวรของรัฐ แต่ไม่น้อยกว่าห้าปี" (มาตรา 17) เนื่องจากกฎหมายนี้ควบคุมประเด็นทางบัญชี ข้อกำหนดนี้จึงใช้กับเอกสารทางบัญชีโดยเฉพาะ

การจัดเก็บเอกสารภาษี

ประมวลกฎหมายภาษีระบุว่า “ข้อมูลทางบัญชีและเอกสารอื่นๆ ที่จำเป็นสำหรับการคำนวณและการชำระภาษี” จะต้องเก็บไว้เป็นเวลา 4 ปี (มาตรา 23) และเอกสารยืนยันจำนวนขาดทุนที่ยกยอดไปในอนาคตตามมาตรา 283 แห่งประมวลกฎหมายภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียจะต้องถูกเก็บไว้ “ตลอดระยะเวลา ในขณะที่องค์กรลดฐานภาษีของรอบระยะเวลาภาษีปัจจุบันลงด้วยจำนวนก่อนหน้า ได้รับความสูญเสีย”

สำคัญ

เนื้อหานี้เป็นข้อความที่ตัดตอนมาจาก ผู้คัดค้าน "เอกสารหลัก".

Berator "เอกสารหลัก" กลายเป็นสิ่งพิมพ์ฉบับแรกในรัสเซียที่รวบรวมข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับการออกแบบ "เอกสารหลัก" มีจำหน่ายทั้งและ อิเล็กทรอนิกส์ตัวเลือกผู้เสียสละ

ผู้ตรวจสอบภาษีและนักบัญชีไม่ทราบวิธีแบ่งเอกสารหลักออกเป็นเอกสารที่จำเป็นสำหรับการบัญชีและเอกสารที่ยืนยันความถูกต้องของการคำนวณและการชำระภาษี โดยพื้นฐานแล้วเรากำลังพูดถึงเอกสารเดียวกัน ดูเหมือนว่าจะมีความขัดแย้ง

กระทรวงการคลังของรัสเซียมีมุมมองที่แตกต่างออกไป ในจดหมายหมายเลข 04-01-10 ลงวันที่ 9 กุมภาพันธ์ 2542 เจ้าหน้าที่ของแผนกนี้ "ชี้แจง" ว่าไม่มีความขัดแย้งในที่นี้ เรากำลังพูดถึงเอกสารที่แตกต่างกัน: บางส่วนจำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์ทางบัญชี และบางส่วนเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษี แต่อีกครั้งไม่ใช่คำพูดเกี่ยวกับวิธีแบ่งเอกสารหลักออกเป็นเอกสารทางบัญชีและภาษี

ดังนั้นหากมีข้อสงสัยให้เก็บเอกสารการบัญชีและภาษีหลักของคุณไว้เป็นเวลา 5 ปีเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด

ข้อกำหนดของกฎหมายเก็บถาวร

เราไม่ควรลืมว่านอกเหนือจากกฎหมาย "เกี่ยวกับการบัญชี" และรหัสภาษีแล้ว กฎหมายเก็บถาวรยังควบคุมระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารอีกด้วย ดังนั้นรายการเอกสารเก็บถาวรการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกิจกรรมขององค์กรซึ่งระบุระยะเวลาการจัดเก็บ (อนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 ฉบับที่ 558) อธิบายรายละเอียดว่าเอกสารใดที่ต้องจัดเก็บ นานแค่ไหน.

สำหรับเอกสารทางบัญชีหลัก รายการนี้ยังกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษา 5 ปีด้วย แต่รายการบันทึกบุคลากร (รวมถึงบัญชีส่วนตัวของพนักงาน (และสลิปเงินเดือนในกรณีที่ไม่อยู่)) ต้องมีการจัดเก็บเป็นเวลา 75 ปี

ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารในบริษัทร่วมหุ้นถูกกำหนดโดยมติของคณะกรรมการกลางด้านตลาดหลักทรัพย์ลงวันที่ 16 กรกฎาคม พ.ศ. 2546 ฉบับที่ 03 33/ps

องค์กรต่างๆ ตัดสินใจด้วยตนเองว่าจะจัดเก็บเอกสารที่ประมวลผลไว้ที่ใด คุณสามารถ:

• จัดเก็บเอกสารไว้ที่บริษัท
• ส่งเอกสารเพื่อจัดเก็บในไฟล์เก็บถาวร (รัฐหรือส่วนตัว)

ความรับผิดชอบต่อการละเมิดกฎการจัดเก็บเอกสาร

หากสำนักงานสรรพากรค้นพบในระหว่างการตรวจสอบว่าคุณไม่มีเอกสารหลัก ใบแจ้งหนี้ หรือทะเบียนการบัญชี (ภาษี) ก็มีสิทธิ์ที่จะปรับบริษัทของคุณ

จำนวนค่าปรับสำหรับการละเมิดดังกล่าว (มาตรา 120 แห่งรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย):

• 10,000 รูเบิล หากไม่มีเอกสารทางบัญชีหรือภาษีที่เกี่ยวข้องกับงวดภาษีเดียวกัน
• 30,000 รูเบิลหากไม่มีเอกสารทางบัญชีหรือภาษีสำหรับรอบระยะเวลาภาษีหลายช่วง
• 20% ของจำนวนภาษีที่ค้างชำระ แต่ไม่น้อยกว่า 40,000 รูเบิล หากขาดเอกสารส่งผลให้ฐานภาษีประเมินต่ำไป

โปรดทราบว่าหน่วยงานด้านภาษีสามารถขอเอกสารของบริษัทได้เฉพาะในช่วงสามปีที่ผ่านมาเท่านั้น และคุณต้องเก็บไว้เป็นเวลาสี่ปี ซึ่งหมายความว่าหน่วยงานด้านภาษีไม่มีสิทธิ์ปรับบริษัทของคุณภายใต้มาตรา 120 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย เนื่องจากไม่มีเอกสารทางบัญชีหรือภาษีสำหรับปีที่ผ่านมา (สี่)

นอกจากนี้สำหรับการละเมิดขั้นตอนและเงื่อนไขในการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีอาจมีการเรียกเก็บค่าปรับทางปกครองจากหัวหน้า บริษัท ค่าปรับอยู่ระหว่าง 2,000 ถึง 3,000 รูเบิล (มาตรา 15.11 ของประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย)

โปรดทราบ: ค่าปรับนี้สามารถเรียกเก็บได้ทั้งสำหรับการไม่ปฏิบัติตามกฎหมายการบัญชีเกี่ยวกับขั้นตอนและเงื่อนไขในการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีและสำหรับการละเมิดข้อกำหนดของรหัสภาษีสำหรับการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีภาษี

หากหน่วยงานด้านภาษีพบว่าคุณได้ละเมิดกฎในการจัดเก็บเอกสารทางบัญชี พวกเขามีสิทธิ์จัดทำระเบียบการเกี่ยวกับการละเมิดนี้และส่งไปยังผู้พิพากษาซึ่งจะเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะปรับหัวหน้า บริษัท ของคุณหรือ ไม่.

ผู้พิพากษาสามารถลงโทษสำหรับการละเมิดเงื่อนไขการจัดเก็บเอกสารและตามความคิดริเริ่มของพนักงานบริการเก็บเอกสาร การลงโทษอาจเป็นการตักเตือนหรือปรับก็ได้ ค่าปรับที่เรียกเก็บจากประชาชนมีตั้งแต่ 100 ถึง 300 รูเบิล สำหรับเจ้าหน้าที่ - จาก 300 ถึง 500 รูเบิล (มาตรา 13.20 แห่งประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย)

ในกรณีนี้การละเมิดข้อกำหนดในการจัดเก็บเอกสารหมายถึงการละเมิดข้อกำหนดที่กำหนดไว้ในรายการเอกสารการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกิจกรรมขององค์กร (อนุมัติตามคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 ลำดับที่ 558)

หลายภูมิภาคของรัสเซียมีกฎหมายเก็บถาวรของตนเองซึ่งกำหนดให้มีความรับผิดทางการบริหารสำหรับการละเมิดกฎสำหรับการจัดเก็บเอกสารเก็บถาวร ตัวอย่างเช่น ในมอสโก นี่คือกฎหมายมอสโกลงวันที่ 28 พฤศจิกายน พ.ศ. 2544 ฉบับที่ 67 “ว่าด้วยกองทุนเอกสารสำคัญและเอกสารสำคัญแห่งมอสโก”

อย่างไรก็ตาม โปรดจำไว้ว่า: หน่วยงานระดับภูมิภาคสามารถกำหนดความรับผิดทางการบริหารได้เฉพาะภายในกรอบของกฎหมายและสำหรับการละเมิดกฎหมายท้องถิ่นเท่านั้น ในเวลาเดียวกันค่าปรับสำหรับเจ้าหน้าที่จะต้องไม่เกิน 50,000 รูเบิล (มาตรา 3.5 ของประมวลกฎหมายความผิดทางปกครองของสหพันธรัฐรัสเซีย)

หากหน่วยงานท้องถิ่นพยายามปรับคุณบนพื้นฐานของบรรทัดฐานที่ไม่ได้กำหนดขึ้นตามกฎหมาย แต่โดยเอกสารกำกับดูแลอื่น (กฤษฎีกา ความละเอียด คำสั่ง) หรือการละเมิดของรัฐบาลกลางมากกว่ากฎหมายระดับภูมิภาค หรือในจำนวนมากกว่า 50,000 รูเบิล ไปที่ศาล: คุณมีโอกาสชนะคดีทุกครั้ง