Period skladištenja dokumenata pod zatvorenom pretplatom. Računovodstveni dokumenti: rokovi i postupak skladištenja

Regulisano Zakonom „O računovodstvu“ br. 402 i Poreskim zakonikom Ruske Federacije. Svaki računovođa i preduzetnik treba da zna koliko godina treba da vodi računovodstvenu i poresku dokumentaciju. Kršenje skladištenja i odlaganja će rezultirati kaznama.

Zakonski akti mogu odrediti različite periode za čuvanje dokumenata. U ovom slučaju, potrebno je fokusirati se na maksimalni period. Svaka organizacija postavlja svoja pravila i propise za upotrebu. Ovo uzima u obzir zakone koji regulišu delatnost preduzeća i njegov organizacioni oblik.

U zavisnosti od delatnosti kompanije, dokumenti se moraju čuvati od 1 godine do isteka važenja kompanije. Finansijske organizacije povezane sa izdavanjem zajmova i kredita zadržavaju dokumente i nakon isteka roka čuvanja po zakonu. Svaka organizacija ima opća pravila za korištenje arhivskih podataka, ali postoje razlike koje treba uzeti u obzir.

Spisak dokumentacije koja podliježe dugotrajnom čuvanju uključuje:

Za individualne preduzetnike važe jednostavni zahtevi. Za sve vreme postojanja individualnog preduzetnika, vlasnik mora da vodi godišnje izveštaje poreskim organima i potvrdu o registraciji. Računovodstveni godišnji izvještaji i podaci o zaposlenima ostaju u arhivi 75 godina. Ostali zahtjevi biznismena se ne primjenjuju.

Što je veći gotovinski promet kompanije, to je zakon stroži na njih. Računovodstvene i poreske dokumente se moraju čuvati 75 godina. Finansijskim institucijama je produžen rok čuvanja zbog mogućeg nastanka konflikata oko plaćanja kreditnih obaveza. Već deceniju u arhivi ostaje dokumentacija sa podacima o zaposlenima, fakturama, obračunima sa dobavljačima i kadrovima.

Akcionarska društva stalno pohranjuju podatke o odobrenom kapitalu, udjelima osnivača, iznosima depozita i povratu na imovinu. Računovodstvena dokumentacija dostavljena poreskim organima, obračuni sa akcionarima i zaposlenima, evidentirani veliki novčani primici ostaju za period od 75 godina. Ostala dokumenta se čuvaju u skladu sa zakonom: do 10 godina ili duže.

Računovodstveni papiri

Poreski zakonik utvrđuje rok trajanja računovodstvene evidencije od pet godina. Odbrojavanje počinje od sljedeće godine, nakon isteka samog dokumenta. Rukovodilac preduzeća je odgovoran za organizovanje i arhiviranje dokumentacije. 402-FZ i Naredba Ministarstva kulture br. 558 odobravaju mogućnost produženja čuvanja arhivskih dokumenata.

Računovodstvena evidencija preduzeća uključuje:

Godišnji izvještaji su među glavnim dokumentima kompanije i stoga se moraju trajno čuvati. Radovi sa rokom trajanja dužim od 10 godina prenose se u arhivu kompanije. Ako je rok skladištenja kraći, onda se ostavljaju u jedinici. Nakon isteka roka zastare, oni se uništavaju. U međuvremenu, organizacija nije u obavezi da kreira posebnu arhivu za dokumentaciju.

Ako je kompanija velika i ima mnogo strukturnih odjela, onda je preporučljivo napraviti arhivu. Ovo bi trebala biti posebna prostorija, opremljena prema pravilima za organiziranje klasičnog skladišta podataka. Radi praktičnosti, na osnovu sadržaja dokumentacije razlikuju se vrste arhiviranja:

• upravljački papiri
• elektronski dokumenti
• godišnji izvještaji

Odvojene kadrovske jedinice treba da budu odgovorne za održavanje reda u arhivi.

Poreska dokumenta

Zakon predviđa rok čuvanja dokumenata na četiri godine. Govori o računovodstvenim dokumentima koji su neophodni za obračun poreza.

U teoriji je sve jasno, ali u praksi se računovodstvena i porezna dokumentacija ne razlikuju. Postoji zabuna oko podjele vrsta ovih radova. Da bi se izbjegle kazne, organizacijama se savjetuje da čuvaju poreznu dokumentaciju pet godina.

Član 283 Poreskog zakona Ruske Federacije dozvoljava da se iznos gubitka prenese na buduće periode ako se potvrdi. U skladu s tim, dokumenti koji dokazuju nastanak štete moraju se čuvati u organizaciji do povraćaja iznosa poreskih olakšica.

Poreska dokumentacija se čuva 5, 75 godina i trajno. Najveća grupa ima rok trajanja od pet godina. Ovo uključuje:

• deklaracija
• porez na zemljište
• registar obračunatih i plaćenih poreza
• potvrde o uplati poreza
• korespondencija o pitanjima oporezivanja, kazni, kazni

Ako porezne kartice i podaci o prihodima pojedinaca ne sadrže podatke o ličnim računima, tada se takvi dokumenti čuvaju 75 godina.

Čuvanje dokumentacije zahtijeva od vas da znate o periodima inspekcija na licu mjesta od strane poreskih organa. Obično se održavaju svake tri godine. Prilikom odlaganja dokumenata kojima je istekao rok valjanosti, potrebno je provjeriti da li je dodijeljena druga kontrola.

Dokumenti o premiji osiguranja

Premije osiguranja su takođe uključene u računovodstvene evidencije kompanije. Ranije je postupak skladištenja određen 212-FZ. Prema zakonu, dokumentacija o uplatama osiguranja čuvana je šest godina. Ali 2017. je ukinut. Sada je postupak skladištenja regulisan Poreskim zakonikom i Federalnim zakonom br. 250.

U tabeli 1 prikazana je obavezna arhivska dokumentacija o premijama osiguranja.

Tabela 1. Spisak dokumenata i rok čuvanja.

Kadrovski akti

Osiguranje ispravnog čuvanja kadrovske dokumentacije regulirano je Saveznim zakonom br. 125. Da bi se olakšalo pretraživanje informacija unutar kompanije, kadrovska dokumenta se formiraju u dosijee. To se dešava sa početkom nove kalendarske godine. Ovo osigurava red po kojem se podaci pohranjuju i eliminira zabunu.

Rok čuvanja dokumentacije koja se odnosi na lične podatke zaposlenog je 50 i 75 godina. Ovo uključuje sve radove koji odražavaju odnos između poslodavca i zaposlenog. Može se klasificirati:

Original i kopija radne knjižice čuvaju se u organizaciji dok ih bivši zaposlenik ne zatraži nazad. Maksimalni rok trajanja je 50 godina. Prema novom zakonu, ako je osoba bila registrovana u firmi prije 2003. godine, onda se knjiga može čuvati do 75 godina.

Vrijedi zapamtiti da možete ostaviti kopije dokumenata zaposlenika organizaciji samo ako je potpisao ugovor o obradi ličnih podataka. U suprotnom, skladištenje se smatra nezakonitim, a organizacija se kažnjava.

Lični podaci zaposlenih registrovanih prije 2003. godine podliježu arhiviranju 50 godina. Za kasnije zaposlene – 75 godina.

Pravila skladištenja su opisana u videu:

Najmanja je vjerovatnoća da će se u organizaciji zadržati bolovanje i raspored godišnjih odmora. Potvrda o privremenim nesposobnostima ostaje u kompaniji pet godina. Raspored odmora za godinu dana nakon korištenja. Tabela osoblja je jedan od glavnih dokumenata kompanije i stalno se čuva.

Šta učiniti ako je rok skladištenja dokumenata istekao - uništenje

Sva dokumentacija podliježe uništenju kada istekne zakonom utvrđen rok čuvanja. Kompanija poduzima sljedeće korake prije uništenja:

Neophodno je poštovati pravila za raspolaganje organizacionim dokumentima, jer njihovo kršenje povlači administrativnu odgovornost. Dakle, predaju papira na reciklažu prate računi za prijem i isporuku. Oni ukazuju na datum, broj predmeta i njihovu konačnu težinu.

Postupak uništavanja dokumenata sprovodi se u organizaciji jednom godišnje ili na način koji odredi rukovodilac preduzeća. Ministarstvo finansija Ruske Federacije definira raspolaganje dokumentima kao preporuku, a ne obavezu kompanije.

Neophodno je isključiti mogućnost odlaganja arhivske građe kojoj još nije istekao rok trajanja. Pažljiva i temeljita provjera pomoći će u ovom procesu.

Kako pravilno čuvati dokumente

Pravilna organizacija skladištenja organizacijske dokumentacije omogućava vam da izbjegnete probleme prilikom revizije od strane poreskih inspektora. Kompanija može organizovati sopstveno skladište ili koristiti usluge kompanija specijalizovanih za arhiviranje podataka. Prilikom kreiranja arhive u kancelariji koristi se posebna prostorija pod nadzorom glavnog računovođe prema unaprijed pripremljenom registru.

Prilikom sortiranja važno je pravilno arhiviranje zastarjele dokumentacije. Dokumenti koji ostaju u kompaniji trajno - duže od deset godina - podliježu potpunom upisu u registar. To se dešava na sljedeći način:

• predmet je zaveden i isprepleten
• stranice su numerisane
• sastavlja se certifikacijski list - označava koliko je stranica zavedeno u predmetu
• na zahtjev
• na omotu predmeta se sastavlja naziv preduzeća, broj, naslov

Osim papirnih medija, važno je pravilno čuvati i elektronsku dokumentaciju. Periodi skladištenja elektronskih podataka se ne razlikuju od standardnih.

Karakteristika procesa je praćenje tehničkog stanja elektronskih dokumenata. Inspekcija se mora obavljati svakih pet godina. Ako se otkriju problemi, podaci se moraju prenijeti sa neispravnog medija na novi. Procedura se dogovara sa rukovodiocem preduzeća.

Kako pripremiti dokumente za arhivu:

Organizovani su sledeći uslovi skladištenja:

• podaci se nalaze na najmanje dva elektronska medija
• kompanija pruža tehničke mogućnosti za pregled, kopiranje, brisanje, prijenos podataka
• osiguranje pouzdanog sigurnosnog sistema koji isključuje mogućnost da informacije dođu do trećih lica

Odgovornost za čuvanje dokumentacije

Rukovodilac preduzeća snosi punu odgovornost za čuvanje dokumentacije. Mora se organizirati prema pravilima, u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije. Glavni računovođa je i odgovorna osoba za očuvanje primarnih, računovodstvenih isprava, finansijskih izvještaja i dokumenata.

125-FZ predviđa administrativnu, krivičnu i građansku odgovornost za službenike koji su krivi za gubitak dokumentacije (menadžer, glavni računovođa). U međuvremenu, ako se njihova krivica ne dokaže, odgovornost se skida.

Gubitak dokumentacije može nastati kao posljedica krađe od strane trećih lica ili elementarne nepogode - požar, poplava, zemljotres. U prvom slučaju, činjenica krađe mora biti evidentirana od strane policije. U drugom se traže dokumentovani dokazi od stručne komisije za vanredne situacije.

Novčana kazna zbog nedostatka dokumenata

Računovodstvo je regulisano Saveznim zakonom br. 402. Prema zakonu, sve organizacije su dužne da održavaju, čuvaju i uništavaju računovodstvenu dokumentaciju. Za preduzeća ili preduzetnike koji zanemaruju zakon predviđena je administrativna odgovornost i novčane kazne.

Jedno kršenje koštat će organizaciju 200-50.000 rubalja. Tokom poreske kontrole, u pravilu se otkrije više od deset takvih prekršaja. Najmanja kazna - 200 rubalja za svaki dokument - izdaje se kompaniji kada ne podnese izvještaje poreznoj upravi na vrijeme.

Davanje iskrivljenih informacija ili nedostavljanje finansijskih izvještaja podrazumijeva kaznu od 300-500 rubalja za službena lica i 3000-5000 za pravna lica. 10 hiljada se izdaje organizaciji ako nema:

U slučaju sistematskog nepoštovanja zahtjeva, izriče se novčana kazna od 30 hiljada rubalja, a ako dovedu do smanjenja poreske osnovice - od 40 hiljada za iskrivljavanje podataka o novčanim primanjima kažnjava se novčanom kaznom od 2.000-. 5.000 za službeno lice i deset puta više za pravno lice.

Naravno, moramo ga obnoviti što je više moguće. Ali, obavezno imajte potvrdu Ministarstva za vanredne situacije da je došlo do požara i da je toliko dokumenata uništeno. Potrebno je sačiniti detaljan akt.

Zbog činjenice da je arhiv preduzeća često pun, dokumente koji su dugo čuvani, recimo 75 godina, iz njega prenosimo u gradsku arhivu.
Nije jasno, za 75 godina će zaposleni u gradskom arhivu samostalno, bez našeg znanja, uništiti ove dokumente?

Odgovori

Svakim danom se povećava arhiva podataka bilo koje organizacije. Neki dokumenti imaju neodređenu informacijsku vrijednost, dok drugi brzo gube praktičnu vrijednost.

Koliko dugo i koje dokumente treba čuvati, koji način odlaganja je predviđen za određene vrste dokumentacije? Ova i druga pitanja su jasno obrađena i objašnjena postojećim zakonodavstvom. Odabir dokumenata koji podliježu državnom čuvanju, odnosno utvrđivanje rokova za njihovo čuvanje, zasniva se na podacima iz stručne procjene dokumenata.

Opšti uslovi čuvanja dokumentacije

Razvijeni su posebni rokovi čuvanja za različite vrste dokumentacije:

• privremeni – do 10 godina;
• dugoročno – više od 10 godina;
• konstantan.

Slučajevi dugotrajnog i trajnog periodičnog čuvanja po završetku se prenose u posebne jedinice na skladištenje (2 godine za referentne svrhe). Zatim idite na odjeljak arhiviranih dokumenata.

Period pohranjivanja podataka ne ovisi o mediju za pohranu (elektronski, papirni). Na vrijednost dokumenta utiču informacije koje sadrži.

Određuje se posebno ispitivanje kojim se utvrđuje potreba za daljom upotrebom predmeta. Oni označavaju dokumente koji se mogu koristiti u interesu (ili protiv) države, društva, nauke, pojedinaca itd.

Glavni ciljevi ispitivanja vrijednosti dokumenata

U kancelarijskom radu organizacije ili preduzeća, u državnim arhivima, nemoguće je bez specijalističke stručne procene dokumenata.

Glavna svrha ispita:

1. Određivanje ili promjena roka za dalje čuvanje dokumenta.
2. Odabir dokumenata za uništavanje koji nemaju nikakvu vrijednost ili praktični sadržaj informacija u njima je izgubio na važnosti.
3. Određivanje roka čuvanja dokumenata koji nemaju naučnu ili istorijsku vrijednost, ali su od praktičnog značaja.
4. Procjena dokumentacije koja ima:
   • politički;
   • ekonomski;
   • naučni;
   • kulturne i druge vrednosti

Pitanja čuvanja, pribavljanja, evidentiranja i daljeg ustupanja dokumenata regulisana su Zakonom o arhivskoj djelatnosti.

U procesu stručne aktivnosti sastavljena je i odobrena lista od 12 odjeljaka standardnih dokumenata (sa jasnim naznakom perioda njihovog skladištenja), koji su se pojavili kao rezultat funkcionalnih aktivnosti državnih struktura, institucija, preduzeća itd.

Odjeljci I i IV

Od utvrđene liste, dio I i IV su od velikog interesa. Vođenje evidencije i skladištenje u oba područja su usko povezani. Uostalom, daljnja računovodstvena obračunavanja zavise od pravilnog izvršenja i očuvanja dosijea osoblja.

Računovodstvo kadrovskih dokumenata (I)

Originali i kopije kadrovskih dokumenata organizacije moraju biti sačuvani.

Period čuvanja dokumenta:

1. 1 godina:
   • dnevnike koji prikazuju radno vrijeme (rasporedi, rasporedi sati);
   • podaci o licima koja nisu angažovana;
   • rasporedi odmora.
2. 3 godine:
   • računovodstveni podaci dokumenata koji potvrđuju radnu aktivnost i radni staž zaposlenog;
   • evidencija o radnoj disciplini;
3. 5 godina:
   • akti, propisi, sigurnosni izvještaji;
   • izvodi o poboljšanju uslova i sigurnosti rada;
   • dokumente koji potvrđuju upoznavanje, obuku, certificiranje zaposlenih o mjerama predostrožnosti i njihovoj usklađenosti;
   • podaci o službenom putovanju;
4. 75 godina:
   • karakteristike i lične karte zaposlenih;
   • ugovori o radu zaposlenih;
5. 50 godina (do zahtjeva vlasnika):
   • lična dokumenta, originali (uvjerenja, diplome, radne knjižice, uvjerenja i sl.);
6. Stalno:
   • kolektivni ugovori;
   • lični dosijei menadžera.

Računovodstveni dokumenti(IV)

Za računovodstvene dokumente državnih subjekata primjenjuju se posebni uslovi i rokovi čuvanja.

Primarna dokumentacija, podaci iz računovodstvenih registara, stanja, izvještaji nakon obrade obavezno se čuvaju u posebnoj prostoriji (zatvoreni kabinet) do prenošenja u arhivu organizacije. Obrasci strogih izvještaja čuvaju se u sefovima ili metalnim ormarićima. Odgovornost za sigurnost dosijea snosi osoba ovlaštena od strane glavnog računovođe.

U slučaju gubitka, oštećenja ili neovlašćenog prenosa računovodstvene dokumentacije, rukovodilac preduzeća mora obavestiti organe za provođenje zakona.

Oduzimanje (posebno uništavanje) dokumentacije se dešava u skladu sa zahtjevima utvrđenim važećim zakonodavstvom.

Uobičajeni periodi skladištenja:

• primarni dokumenti, obrasci – najmanje 3 godine;
• novčani dokumenti koji podliježu finansijskom praćenju (informacije o finansijskim transakcijama) – 5 godina;
• platne liste i platne liste – 75 godina (ako nema ličnog računa).

Nije dozvoljeno oduzimanje dosijea na kraju perioda skladištenja bez izvršenja revizije od strane poreske službe za navedeni period.

Odluku o uništavanju ili prenošenju dosijea u arhivski odjel donosi posebna komisija.

Detaljni podaci za svaku stavku u listi standardnih dokumenata mogu se detaljno pregledati u generisanoj i odobrenoj tabeli.

Računovodstveni, poreski, kadrovski i drugi dokumenti imaju različite rokove čuvanja. Ako nemate dokumentaciju koju traži Federalna poreska služba, inspektori će vam odrediti dodatne poreze sa kaznama i izreći novčanu kaznu.

Pažnja! Tabelu rokova čuvanja dokumenata za 2019. godinu možete besplatno preuzeti na linku:

Pogodno je raditi sa dokumentima u . Pogodan je za organizacije i individualne preduzetnike. Program će automatski generirati i ispisati sve potrebne primarne podatke. Također uključuje učitavanje transakcija u 1C, automatsko generiranje bilo kojeg izvještaja i još mnogo toga.

Periodi čuvanja dokumenata

Rokovi skladištenja računovodstvenih i poreskih dokumenata, postupak za njihovo uništavanje i odgovornost za kršenje čuvanja i uništavanja utvrđuju se zakonom. Osnovna pravila su navedena u Poreskom zakoniku Ruske Federacije, naredbi Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. avgusta 2010. br. 558 i dva savezna zakona. To su zakoni od 22. oktobra 2004. br. 125-FZ „O arhiviranju u Ruskoj Federaciji“ i od 6. decembra 2011. br. 402-FZ „O računovodstvu“. Bolje ih je ne kršiti. Ovaj link pruža listu najvažnijih dokumenata koje svaka kompanija treba da ima >>>.

Table. Period čuvanja dokumenata u 2019

* Za čuvanje kopija dokumenata zaposlenog, bolje je imati pismenu saglasnost zaposlenog za obradu njegovih ličnih podataka. To će pomoći da se izbjegnu sporovi s inspektorima i kazne.

Šta učiniti ako je rok čuvanja dokumenta istekao?

Istekli dokumenti moraju biti uništeni. Za uništavanje dokumenata sastavite akt u koji upisujete naziv i broj predmeta sa dokumentima koje je potrebno uništiti. Ovaj akt mora potpisati posebna komisija, čiji će sastav svojim nalogom odobriti generalni direktor.

Novčana kazna zbog nedostatka dokumenata

Zbog nedostatka primarnih dokumenata, faktura i poreskih registara, zaposlenici Federalne poreske službe mogu kazniti LLC u iznosu od 10.000 do 30.000 rubalja(član 120 Poreskog zakona Ruske Federacije), uključujući i one koji primjenjuju pojednostavljeni poreski sistem prema Poreskom zakoniku.

Osim toga, bez dokumenata koji potvrđuju poslovne transakcije, inspektori će odbiti rashode prihoda (ili jedinstveni porez) i odbitke PDV-a. Ili će izračunati iznos poreza koji treba platiti koristeći metodu obračuna (podtačka 1, tačka 7, član 31 Poreskog zakona Ruske Federacije).

Radovi sa kojima računovodstvo radi mogu se podijeliti u dvije grupe:
- poresko knjigovodstvena i izvještajna dokumentacija;
- računovodstvena i izvještajna dokumentacija.

Poreski računovodstveni i izvještajni dokumenti uključuju obrasce za porezno izvješćivanje i porezne registre. Ovo uključuje i papire koji služe kao osnova za obračun PDV-a (fakture, knjige kupovine i prodaje). Računovodstveni dokumenti (izvještaji) podijeljeni su u tri glavne grupe:
- obrasci računovodstvenog izvještavanja;
- računovodstveni registri (glavna knjiga, nalozi i sl.);
- primarni dokumenti koji evidentiraju činjenicu poslovnih transakcija.

Osim toga, računovodstvena dokumentacija uključuje i druge isprave koje nisu obuhvaćene ovim grupama (punomoćja za primanje novca i dragocjenosti, računovodstvene potvrde, prepiske o potraživanjima i obavezama, lični računi zaposlenih itd.)

Moraju se poštovati rokovi čuvanja računovodstvenih dokumenata

Razmotrimo koliko dugo treba čuvati određene računovodstvene (poreske) dokumente.

Zakonski zahtjevi

Koje rokove institucija treba da poštuje? Prema autoru, kako bi se izbjegla odgovornost za nepoštivanje pravila utvrđenih zakonom, potrebno je čuvati dokumente:
- najmanje pet godina, ako su Listom utvrđeni kraći rokovi čuvanja računovodstvenih isprava;
- u rokovima utvrđenim Listom, ako je predviđen rok čuvanja duži od pet godina.

Odgovornost za kršenje procedure i uslova čuvanja dokumenata

Rukovodilac institucije odgovoran je za organizaciju skladištenja računovodstvenih dokumenata, računovodstvenih registara i finansijskih izvještaja (klauzula 3, član 17 Saveznog zakona od 21. novembra 1996. br. 129-FZ). A njihovu sigurnost, registraciju i prijenos u arhivu osigurava glavni računovođa.

Za kršenje procedure i uslova skladištenja računovodstvenih dokumenata predviđena je administrativna odgovornost - kazna za službenike iznosit će od 2000 rubalja. do 3000 rub. (Član 15.11 Kodeksa Ruske Federacije o upravnim prekršajima).

Nepostojanje primarnih dokumenata, faktura i računovodstvenih registara je poreski prekršaj. Odgovornost za to predviđena je članom 120 Poreskog zakona Ruske Federacije. Minimalna kazna prema ovom članu je 5.000 rubalja.

Računovodstveno i poresko izvještavanje

Međutim, za određeni broj dokumenata period skladištenja počinje da se računa na drugačiji način od opšteg.

Na primjer, izuzetak od općeg pravila je knjiga kupovine i knjiga prodaje. Početak perioda njihovog skladištenja (pet godina) utvrđuje se od datuma posljednjeg upisa (a ne od 1. januara naredne godine). Ovo je navedeno u paragrafima i pravilima odobrenim Uredbom Vlade Ruske Federacije od 2. decembra 2000. br. 914.

Poseban postupak za obračun rokova predviđen je iu samoj Listi. Konkretno, počinje da teče petogodišnji period skladištenja:
- za ugovore (o pružanju usluga revizije, kredita, poslovanja, osiguranja imovine) - od trenutka isteka;
- za ugovor o finansijskoj odgovornosti - od momenta razrješenja materijalno odgovornog lica;
- za potvrde o registraciji u poreskoj upravi - od trenutka odjave organizacije iz poreske registracije.

Kako čuvati papire

Za čuvanje računovodstvene dokumentacije, ustanova mora opremiti posebne prostorije, sefove ili ormare.

Konkretno, obrasci strogih izvještaja se čuvaju u sefovima, metalnim ormarićima ili posebnim prostorijama kako bi se osigurala njihova sigurnost (klauzula 16 Pravilnika odobrenog Uredbom Vlade Ruske Federacije od 6. maja 2008. br. 359). Dokumenti sa oznakom "poslovna tajna" čuvaju se u sefovima.

Preostali papiri se čuvaju u posebnim prostorijama ili zaključanim ormarima na odgovornost osoba koje ovlasti šef računovodstva.

Koji dokumenti se prenose u arhivu?

Da bi se obezbijedili uslovi za čuvanje računovodstvenih dokumenata, institucija može organizovati arhivu (klauzula 2, član 13 Zakona br. 125-FZ od 22. oktobra 2004. godine).

Dokumenti trajnog (vječnog) i dugoročnog (preko 10 godina) čuvanja prenose se u arhiv. Preostali papiri (period skladištenja do 10 godina uključujući) čuvaju se u računovodstvu do uništenja. Osnova - tačke 3.3.1 i 3.3.2 Pravila, usvojene odlukom odbora Rosarhiva od 6. februara 2002. godine.

Postupak uništavanja papira

Uništavanju dokumenata kojima je istekao rok čuvanja prethodi njihovo ispitivanje, pri čemu se razlikuju dokumenti trajnog, privremenog čuvanja i oni koji su podložni uništavanju. Ove poslove u ustanovi obavlja stručna komisija imenovana nalogom rukovodioca.

Postoje dva načina za uništavanje dokumenata.

Koristeći usluge specijalizovane organizacije. U ovoj situaciji, prijenos dokumenata na uništenje se formalizira potvrdom o prijemu ili fakturom, u kojoj se navodi datum njihovog prijenosa, broj predatih predmeta i njihova težina. Prijenos papira na odlaganje mora se izvršiti pod nadzorom službenika odgovornog za osiguranje sigurnosti dokumenata.

Uništite dokumente sami. Na primjer, spaljivanjem ili korištenjem sjeckalice za papir. U ovom slučaju, činjenicu uništavanja zastarjele dokumentacije mora evidentirati stručna komisija sastavljanjem odgovarajućeg akta. Zbog nedostatka jedinstvene forme ovog akta, on je sastavljen u bilo kom obliku (vidi).

Dakle, Savezni zakon „O računovodstvu“ utvrđuje da se primarni dokumenti moraju čuvati u preduzeću „na periode koji su utvrđeni u skladu sa pravilima za organizovanje državnih arhivskih poslova, ali ne kraći od pet godina“ (član 17). Budući da se ovim zakonom uređuju računovodstvena pitanja, ovaj zahtjev se posebno odnosi na računovodstvene dokumente.

Čuvanje poreskih dokumenata

Poreski zakonik navodi da se „računovodstveni podaci i druga dokumenta neophodna za obračun i plaćanje poreza” moraju čuvati 4 godine (član 23). A dokumenti koji potvrđuju iznos gubitka koji se prenosi u budućnost u skladu s člankom 283. Poreskog zakona Ruske Federacije moraju se čuvati „cijeli period dok organizacija umanjuje poreznu osnovicu tekućeg poreskog perioda za iznose prethodnog primili gubitke.”

Bitan

Ovaj materijal je izvod iz berator "Primarni dokumenti".

Berator "Primarni dokumenti" postao je prva publikacija u Rusiji koja je prikupila apsolutno sve informacije o dizajnu "primarnih dokumenata". Dostupan u oba i elektronski berator opcija.

Ni poreski inspektori ni računovođe ne znaju da podijele primarne dokumente na one potrebne za računovodstvo i one koje potvrđuju ispravnost obračuna i plaćanja poreza. U suštini govorimo o istim dokumentima. Čini se da postoji kontradikcija.

Rusko Ministarstvo finansija ima drugačije gledište. U dopisu broj 04-01-10 od 9. februara 1999. godine službenici ovog odjela su „razjasnili“ da tu nema nikakve kontradiktornosti. Jednostavno govorimo o različitim dokumentima: neki su potrebni za računovodstvene svrhe, drugi za porezne svrhe. Ali opet, ni riječi o tome kako podijeliti primarne dokumente na računovodstvene i porezne.

Stoga, ako ste u nedoumici, čuvajte svoju primarnu računovodstvenu i poreznu dokumentaciju 5 godina kako biste izbjegli nesporazume.

Zahtjevi arhivskog zakonodavstva

Ne treba zaboraviti da pored Zakona o računovodstvu i Poreskog zakonika, arhivsko zakonodavstvo reguliše rokove čuvanja dokumenata. Dakle, Spisak standardnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih u aktivnostima organizacija, koji ukazuju na periode skladištenja (odobren naredbom Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. avgusta 2010. br. 558) detaljno opisuje koje papire treba pohraniti koliko dugo.

Za primarne računovodstvene dokumente, ova lista takođe utvrđuje period čuvanja od 5 godina. Ali spisak kadrovske evidencije (uključujući lične račune zaposlenih (i, u njihovom nedostatku, platne listove)) zahtijeva čuvanje 75 godina.

Rokovi čuvanja dokumenata u akcionarskim društvima utvrđeni su Rješenjem Savezne komisije za tržište hartija od vrijednosti od 16.07.2003. godine broj 03 33/ps.

Organizacije same odlučuju gdje će pohraniti obrađene dokumente. Znači možeš:

• čuvati dokumente u kompaniji;
• dostaviti dokumente na čuvanje u arhivu (državnu ili privatnu).

Odgovornost za kršenje pravila čuvanja dokumenata

Ukoliko poreska uprava tokom revizije otkrije da nemate primarne dokumente, fakture ili računovodstvene (poreske) registre, ima pravo da kazni vašu kompaniju.

Iznos novčane kazne za takav prekršaj (član 120 Poreskog zakona Ruske Federacije):

• 10.000 rubalja, ako nema računovodstvenih ili poreskih dokumenata koji se odnose na isti poreski period;
• 30.000 rubalja, ako nema računovodstvenih ili poreskih dokumenata za nekoliko poreskih perioda;
• 20% iznosa neplaćenog poreza, ali ne manje od 40.000 rubalja, ako je nedostatak dokumenata doveo do potcjenjivanja porezne osnovice.

Imajte na umu da poreski organi mogu tražiti dokumente kompanije samo za posljednje tri godine, a vi ih morate čuvati četiri godine. To znači da porezni organi nemaju pravo kazniti vašu kompaniju prema članu 120 Poreskog zakona Ruske Federacije zbog nedostatka računovodstvenih ili poreskih dokumenata za posljednju (četvrtu) godinu.

Osim toga, za kršenje procedure i rokova čuvanja računovodstvene dokumentacije, rukovodiocu preduzeća može se izreći administrativna kazna. Kazna se kreće od 2.000 do 3.000 rubalja (član 15.11 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije).

Imajte na umu: ova novčana kazna može biti izrečena i za nepoštivanje računovodstvenog zakonodavstva o postupku i uslovima čuvanja računovodstvene dokumentacije, kao i za kršenje zahtjeva Poreskog zakona za skladištenje poreskih računovodstvenih dokumenata.

Ukoliko poreski organi otkriju da ste prekršili pravila čuvanja knjigovodstvene dokumentacije, oni imaju pravo da sačine zapisnik o ovom prekršaju i pošalju ga sudiji za prekršaje, koji će odlučiti da li će izreći novčanu kaznu rukovodiocu Vaše firme ili ne.

Sudija može kazniti za kršenje uslova čuvanja dokumenata i na inicijativu zaposlenih u arhivskoj službi. Kazna može biti u obliku opomene ili novčane kazne. Kazna koja se izriče građanima kreće se od 100 do 300 rubalja; za službenike - od 300 do 500 rubalja (član 13.20 Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije).

U ovom slučaju, kršenje uslova skladištenja dokumenata znači kršenje uslova utvrđenih u Listi standardnih upravljačkih dokumenata nastalih u aktivnostima organizacija (odobren naredbom Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. avgusta 2010. br. 558).

Mnogi regioni Rusije imaju svoje arhivsko zakonodavstvo, koje predviđa administrativnu odgovornost za kršenje pravila za čuvanje arhivskih dokumenata. U Moskvi, na primjer, ovo je Moskovski zakon od 28. novembra 2001. br. 67 „O Moskovskom arhivskom fondu i arhivima“.

Međutim, zapamtite: regionalne vlasti mogu uspostaviti administrativnu odgovornost samo u okviru zakona i samo za kršenje lokalnog zakonodavstva. Istovremeno, kazna za službenike ne može biti veća od 50.000 rubalja (član 3.5. Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije).

Ako vas lokalne vlasti pokušaju kazniti na osnovu normi utvrđenih ne zakonom, već drugim regulatornim dokumentom (ukazom, rezolucijom, naredbom), ili zbog kršenja saveznog, a ne regionalnog zakonodavstva, ili u iznosu većem od 50.000 rubalja, idite na sud: imate sve šanse da dobijete slučaj.