Инвентаризация на ДМА, ред и счетоводство. Инвентаризация на дълготрайни активи: процедура за извършване на инвентаризация в счетоводството

Експерти от Службата за правни консултации GARANT ни казаха как правилно да отразяваме дълготрайните активи в инвентарните записи с помощта на формуляр № INV-1 и в протокола от заседанието на комисията по инвентаризация за преглед на резултатите от годишната инвентаризация

Извършване на инвентаризация на ДМА

Част 1 от чл. 11 от Федералния закон от 6 декември 2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“ (наричан по-нататък Закон № 402-FZ) определя, че активите и пасивите подлежат на инвентаризация.

По време на инвентаризацията се разкрива действителното наличие на съответните обекти, което се сравнява с данните от счетоводните регистри (част 2 на член 11 от Закон № 402-FZ).

Процедурата за извършване на инвентаризация от организации е установена от Методическите указания за инвентаризация на имуществото и финансовите пасиви, одобрени със заповед на Министерството на финансите на Русия от 13 юни 1995 г. № 49 (наричани по-долу "Ръководството"). Моля, имайте предвид, че Насоките са задължителни за използване, доколкото не противоречат на разпоредбите на Закон № 402-FZ и федералните счетоводни стандарти (документи, които ги заместват) (част 1, 2 на член 21, част 1 на член 30 от Закон № 402-FZ).

Съгласно клауза 1.4 от Насоките, основните цели на описа са:

• установяване на действителната наличност на имуществото;
• съпоставка на фактическата наличност на имущество със счетоводни данни;
• проверка на пълнотата на записване на задълженията.

Документи за инвентаризация на дълготрайни активи

Съгласно клауза 2.5 от Инструкциите, информацията за действителната наличност на имущество и реалността на записаните финансови задължения се записва в инвентарни списъци или актове за инвентаризация (поне в два екземпляра), чиито приблизителни форми са дадени в Приложения № 6-18 към Инструкциите.

Приложение № 6 към Инструкциите съдържа формуляр № INV-1 „Инвентарен списък на дълготрайните активи“. Освен това с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 18 август 1998 г. № 88 е одобрен формуляр № INV-1 „Инвентарен списък на дълготрайните активи“.

Тези формуляри предвиждат отразяване на цената на дълготрайните активи според счетоводните данни.

Счетоводството на дълготрайните активи се регулира от нормите на PBU 6/01 „Отчитане на дълготрайните активи“ (наричано по-долу PBU 6/01) и Насоките за счетоводно отчитане на дълготрайни активи, одобрени със заповед на Министерството на финансите на Русия от 13 октомври 2003 г. № 91n (наричани по-долу Насоките).

Съгласно клауза 7 от PBU 6/01 и клауза 23 от Методическите инструкции, дълготрайните активи се приемат за счетоводство по първоначалната им цена.

В допълнение, отчитането на дълготрайните активи се извършва с помощта на инвентарни карти, които също показват първоначалната цена на позицията на дълготрайния актив (клауза 12 от Методическите инструкции).

Следователно в инвентарните записи е необходимо да се посочи цената на дълготрайните активи по първоначалната им цена.

Потвърждение, че в описа инвентаризацията на дълготрайните активи е посочена по първоначалната им цена, също е клауза 26 от Правилника за счетоводство и финансова отчетност в Руската федерация, одобрен със заповед на Министерството на финансите на Русия от 29 юли 1998 г. № 34n, по който се извършва инвентаризация на имуществото и пасивите за осигуряване на достоверността на счетоводните данни и финансовите отчети, при което се проверява и документира наличието, състоянието и оценката на имуществото и пасивите.

Освен това, в съответствие с част 4 на чл. 9 от Закон № 402-FZ, всички форми на първични счетоводни документи се определят от ръководителя на икономическия субект и се разработват от лицето, на което е поверено счетоводството.

Закон № 402-FZ не предвижда задължително използване на формуляри на първични счетоводни документи, съдържащи се в албуми на унифицирани формуляри. Въпреки това, когато разработват свои собствени формуляри, организациите могат да използват унифицирани формуляри, одобрени от Държавния статистически комитет на Русия като модел.

Така може да се състави опис на дълготрайни активи във форма, определена от ръководителя, и да се вземе за основа формуляр № INV-1.

Освен това, по наше мнение, ако е необходимо, организацията има право да допълни разработените форми на инвентарни записи на дълготрайни активи с информация за остатъчната стойност на дълготрайните активи.

Косвено потвърждение, че инвентарните записи могат да предоставят информация за първоначалната и остатъчната стойност на дълготрайните активи, са съдебни решения, в които са използвани данни от такива документи (вижте например решенията на Московския районен съд от 12 август 2014 г. № F05-7277 /14, ФАС Северозападен окръг от 23 май 2011 г. № F07-2833/11, Единадесети апелативен арбитражен съд от 16 февруари 2016 г. № 11АП-228/16).

Протоколът от заседанието на комисията по инвентаризация не е унифициран формуляр и се съставя в произволен ред. В този случай данните, посочени в протокола, според нас следва да съответстват на данните, посочени в описния опис. Съответно, ако в инвентарния списък стойността на дълготрайните активи е посочена по първоначалната им цена, в протокола трябва да се посочи и първоначалната цена на дълготрайните активи. Освен това, ако е необходимо, в протокола може да се посочи и остатъчната стойност на дълготрайните активи.

Във всеки случай формулярите на инвентарния списък и процедурата за изготвяне на протокола от заседанието на комисията по инвентаризация трябва да бъдат одобрени в счетоводната политика на организацията.

По един или друг начин всеки стопански субект ще бъде изправен пред необходимостта от извършване на инвентаризация. Целта на тази проверка е да се установи дали счетоводните данни отговарят на действителността. Всъщност това е проверка дали записите на обектите в предприятието се поддържат правилно или не. Нека да разберем как да извършим инвентаризация и какви законови изисквания трябва да бъдат изпълнени.

За да се гарантира надеждността на счетоводните и отчетните данни, организациите са длъжни да извършват инвентаризация на имуществото и пасивите, по време на която се проверяват и документират тяхното наличие, състояние и оценка.

Може да се наложи инвентаризация поради следните събития:

• при смяна на материално отговорни лица;
• преди компилация;
• при разкриване на факти за кражба, злоупотреба или повреда на имущество;
• или ликвидация на дружеството;
• в случай на природно бедствие, пожар или други извънредни ситуации, причинени от екстремни условия;
• в други случаи, предвидени от закона (член 12 от Федералния закон от 21 ноември 1996 г. № 129-FZ „За счетоводството“, наричан по-долу Федерален закон № 129-FZ).

Напомняме, че инвентаризацията се регулира от следните разпоредби:

• Федерален закон № 129-FZ;
• Правилник за водене на счетоводство и финансова отчетност в Руската федерация (одобрен със заповед на Министерството на финансите на Русия от 29 юли 1998 г. № 34n, наричан по-долу Правилника);
• Методически указания за инвентаризация на имущество и финансови задължения (одобрени със заповед на Министерството на финансите на Русия от 13 юни 1995 г. № 49, наричани по-нататък Методически указания).

Да приемем, че финансово отговорно лице в една компания напуска. В този случай се изисква инвентаризация. Нека да разгледаме какви действия трябва да предприеме счетоводителят.

За извършване на инвентаризацията се създава постоянно действаща инвентаризационна комисия. Той включва представители на администрацията на организацията, счетоводни работници и други специалисти (например инженери или икономисти).

Важно е да се знае

Цялото имущество на организацията подлежи на инвентаризация: нематериални активи, дълготрайни активи, парични средства и други активи. Както и наето или съхранявано имущество и имущество, което не е взето предвид по някаква причина.

Ръководителят на фирмата го издава и представя на инвентаризационната комисия. В заповедта по правило се определя процедурата, кои обекти подлежат на проверка, времето на инвентаризацията на обекта, причината, поради която се извършва, съставът на комисията и друга информация.

Резултатите от инвентаризацията се съставят:

• справка за съответствие по образец № ИНВ-18. Той отразява несъответствията между счетоводните данни и инвентарния списък. Показани са характеристиките на ОС, техните паспортни данни, година на производство, номер. Съставя се в два екземпляра, единият от които се съхранява в счетоводството, а вторият се прехвърля на финансово отговорни лица;
• окончателен счетоводен протокол за установените от инвентаризацията резултати по образец № ИНВ-26 .

Пример за попълване на тези формуляри е даден в края на статията.

Финансово отговорно лице

Проверката на действителната наличност на имуществото се извършва със задължително участие (клауза 2.8 от Насоките). В същото време такива служители дават разписки, в които се посочва, че до началото на инвентаризацията всички разходни и приходни документи за имущество са предадени в счетоводния отдел или прехвърлени на комисията и всички ценности, получени под тяхна отговорност, са капитализирани, а изхвърлените са отписани като разходи (клауза 2.4 от Методическите указания).

Правила за извършване на инвентаризация на дълготрайни активи

а)наличието и състоянието на инвентарни карти, инвентарни книги, описи и други аналитични счетоводни регистри;

б)наличие и състояние на технически паспорти или друга техническа документация;

V)наличие на документи за дълготрайни активи, наети или приети от организацията за съхранение. При липса на документи е необходимо да се осигури тяхното получаване или изпълнение.

При извършване на инвентаризация на ДМА комисията извършва оглед на обектите и записва в описа пълното им наименование, предназначение, инвентарни номера и основни технически или експлоатационни показатели.

При извършване на опис на сгради, конструкции и други недвижими имоти комисията проверява наличието на документи, потвърждаващи местоположението на тези обекти в собственост на организацията.

Проверява се и наличието на документи за поземлени имоти, водоеми и други природни ресурси, собственост на организацията.

При установяване на грешки в счетоводните регистри за инвентаризирани дълготрайни активи, това трябва да се посочи в. В описа е включена и информация за обекти, които не са регистрирани.

Например за такива обекти е посочена следната информация:

• за сгради - предназначение, основни материали, от които са изградени, обем, обща полезна площ, брой етажи (без сутерени и полусутерен), година на построяване;
• на мостове - местоположение, използвани материали и размери;
• на пътища - вид (магистрален, профилиран), дължина, материали за покритие, както и ширина на пътната настилка. Амортизацията се определя от действителното техническо състояние на обектите с отразяването на тези данни в съответните актове.

Дълготрайните активи се включват в инвентара по наименование в съответствие с прякото предназначение на обекта. Ако обектът е претърпял реставрация, реконструкция, разширение или преоборудване и в резултат на това прякото му предназначение се е променило, тогава той се вписва в инвентара под името, съответстващо на новото предназначение.

Ако комисията установи, че работата с капиталов характер (например добавяне на етажи или добавяне на нови помещения) или частична ликвидация на сгради (например разрушаване на отделни конструктивни елементи) не е отразена в счетоводните записи, е необходимо да се определи сумата на увеличение или намаление на балансовата стойност на обекта и го включва в инвентара информация за направените промени.

За ДМА, които не са годни за използване и не могат да бъдат възстановени, инвентаризационната комисия съставя отделен опис. Посочва времето на въвеждане на обекта в експлоатация и причините, довели до неговата негодност (повреда, пълно износване и др.). В отделен опис комисията посочва и ДМА, които са на пазене и наети.

Специални правила

Като общо правило се изисква инвентаризация на имуществото преди съставяне на годишни финансови отчети (с изключение на тези обекти, чиято инвентаризация е извършена не по-рано от 1 октомври на отчетната година). Веднъж на всеки три години може да се извършва инвентаризация на дълготрайни активи (клауза 27 от Правилника).

Отдаденото под наем имущество продължава да остава собственост на лизингодателя. По време на срока на лизинга се записва в баланса на лизингодателя. Инвентаризационната комисия трябва да определи видовете наети дълготрайни активи, тяхното количество и стойност.

Опитване на дълготрайни активи, идентифицирани при инвентаризация

В счетоводството дълготрайните активи, които са идентифицирани по време на инвентаризацията, се отчитат по текущата им пазарна стойност и се отразяват като дебит на сметката за дълготрайни активи в съответствие с отчета за приходите и разходите като други приходи (клауза 36 от Насоките за счетоводно отчитане на фиксирани активи, одобрени от Министерството на финансите на Русия от 13 октомври 2003 г. № 91н).

Що се отнася до данъчното счетоводство, цената на дълготрайните активи, идентифицирана по време на периода на инвентаризация, се включва в неоперативните приходи. Тази позиция е фиксирана. Същевременно се приемат за осчетоводяване по пазарни цени и впоследствие подлежат на амортизация. Това становище е изразено от служители на финансовия отдел в писма от 10 юни 2009 г. № 03-03-06/1/392 от 6 юни 2008 г. № 03-03-06/4/42.

Ако се установи по време на инвентаризацията, може да се отрази по един от следните начини:

• в неоперативни разходи, ако виновното лице не е идентифицирано (към датата на получаване на съответните документи от държавните органи, потвърждаващи отсъствието на виновните лица ());
• в неоперативни разходи, ако виновникът бъде открит. В същото време обаче е необходимо да се отрази върнатият недостиг в неоперативни приходи.

Счетоводство

Установените излишъци на дълготрайни активи се отразяват в счетоводните регистри, както следва:

ДЕБИТ 01 КРЕДИТ 91-1

Дълготрайният актив е капитализиран.

Ако има недостиг на дълготрайни активи, записите изглеждат така (ако виновникът не е идентифициран):

ДЕБИТ 02 КРЕДИТ 01

Отписани са амортизациите на липсващи дълготрайни активи;

ДЕБИТ 94 КРЕДИТ 01

Отписана е остатъчната стойност на дълготрайните активи;

ДЕБИТ 91-2 КРЕДИТ 94

Недостигът се отразява в други разходи. Ако виновните бъдат идентифицирани в случай на недостиг, публикациите ще бъдат както следва:

ДЕБИТ 73 КРЕДИТ 94

Липсата е отписана за сметка на виновните лица;

ДЕБИТ 50 КРЕДИТ 73

Служителят е погасил дължимата сума.

Пример

Във фирма Astra LLC, която продава компютърна офис техника, поради уволнението на управителя на склада И.И. Иванова извърши инвентаризация. В резултат на предприетите действия е установено:

Излишък - лаптоп на стойност 45 000 рубли;

Недостигът е принтер на стойност 45 000 рубли.

Как да попълните инвентарния списък на дълготрайните активи (формуляр № INV-1) и сравнителния лист на резултатите от инвентаризацията на дълготрайни активи и нематериални активи (формуляр № INV-18) ( изтеглете пример)

Ю.Л. Терновка, експертен редактор

Практическо счетоводство

Универсален бератор, който съдържа пълна и надеждна информация за счетоводните правила. Изчерпателна информация за работата на фирмата от създаването до разпределението на печалбата.

Инвентаризацията се регулира от членове на Федерален закон № 402-FZ „За счетоводството“, Правилника за счетоводството и финансовата отчетност в Руската федерация, одобрен със Заповед № 34n на Министерството на финансите на Русия.

Процедурата за извършване на инвентаризация на имуществото и финансовите задължения на организацията и записване на нейните резултати са определени в Методическите инструкции, одобрени със Заповед на Министерството на финансите на Русия № 49.

Унифицирани форми на документи за обработка на резултатите от инвентаризацията са одобрени с решения на Държавния статистически комитет на Русия № 88 и № 26.

Използвайки всички тези документи в работата си, организацията ще може правилно да изготви цялата необходима документация като част от инвентаризацията в съответствие с изискванията на действащото законодателство.

Колко често трябва да се прави опис на имуществото и задълженията?

Организацията е длъжна да извърши инвентаризация във всеки от следните случаи (клауза 3 от член 11 от Закон № 402-FZ, клауза 27 от Правилника за счетоводство № 34n):

преди съставянето на годишни финансови отчети, с изключение на имуществото, което се извършва от 1 октомври на отчетната година. В същото време инвентаризацията на ОС може да се извършва веднъж на всеки три години;

при смяна на материално отговорни лица. В този случай се извършва инвентаризация само на имуществото, което е поверено на финансово отговорното лице;

когато се разкрият факти за кражба или повреда на имущество;

в случай на природно бедствие, пожар или друга извънредна ситуация;

при ликвидация или реорганизация на организация.

Процедура по инвентаризация

Инвентаризацията се извършва на няколко етапа.

Стъпка 1. Създаване на инвентаризационна комисия

Създаването на комисия за инвентаризация се формализира със заповед (резолюция, резолюция) на ръководителя на организацията (клауза 2.3 от Методическите инструкции за инвентаризация).

Унифицираната форма на тази поръчка (формуляр N INV-22) е одобрена с решение на Държавния статистически комитет на Русия от 18 август 1998 г. N 88.

Всеки служител на организацията може да бъде включен в комисията по инвентаризация. Членовете на комисията обикновено са:

представители на администрацията на организацията;

служители на счетоводното обслужване (например заместник-главен счетоводител, счетоводител на отделен участник);

други специалисти (технически (например инженер), финансови (например ръководител на финансовия отдел), правни (например адвокат) и други услуги).

Материално отговорни лица не могат да бъдат членове на комисията по инвентаризация, но тяхното присъствие при проверка на фактическата наличност на имуществото е задължително.

Комисията трябва да включва най-малко двама души.

В тази заповед освен състава на инвентаризационната комисия се посочват и срокът и причините за извършване на инвентаризацията, проверяваното имущество и задълженията.

След като заповедта бъде одобрена от генералния директор, този документ трябва да бъде подписан от председателя и членовете на комисията по инвентаризация.

Заповедта за извършване на инвентаризация се регистрира в дневника за наблюдение на изпълнението на заповеди (укази, заповеди) за извършване на инвентаризация, която може да бъде съставена във формуляр N INV-23 (клауза 2.3 от Методическите указания за инвентаризация) .

Стъпка 2. Получаване на последните входящи и изходящи документи

Преди да провери действителната наличност на имуществото, инвентаризационната комисия трябва да се снабди с последните приходни и разходни документи към момента на инвентаризацията.

Получените документи са заверени от председателя на инвентаризационната комисия с указание „преди инвентаризацията на „__“ __________ 201_ г.“, което е основание за счетоводството да определи баланса на имуществото до началото на инвентаризацията според счетоводството. данни (клауза 2.4 от Методическите указания за инвентаризация).

Стъпка 3. Получаване на разписки от финансово отговорни лица

Квитанция, издадена от материално отговорното лице преди започване на инвентаризацията, се предоставя на инвентаризационната комисия в деня на проверката и потвърждава факта, че към началото на инвентаризацията всички разходни и приходни документи за имуществото са предадени от финансово отговорното лице в счетоводния отдел или прехвърлено на комисията, всички ценности, получени под тяхна отговорност, капитализирани, а тези, които са пенсионирани, са отписани.

Стъпка 4. Проверка и документално доказване на наличието, състоянието и оценката на активите и пасивите

Инвентаризационната комисия определя:

имена и количества имущество (дълготрайни активи, материални запаси, пари в брой, документални ценни книжа), налично в организацията, включително наето имущество, чрез физическо преброяване (клауза 2.7 от Насоките за инвентаризация). В същото време се проверява състоянието на тези обекти (дали могат да се използват по предназначение);

видове активи, които нямат материална форма (например нематериални активи), - чрез съгласуване на документи, потвърждаващи правата на организацията върху тези активи (клаузи 3.8, 3.14, 3.43 от Насоките за инвентаризация);

състав на вземанията и задълженията - чрез съгласуване с контрагенти и проверка на документи, потвърждаващи наличието на задължение или вземане (клауза 3.44 от Насоките за инвентаризация).

Инвентаризационната комисия вписва получените данни в инвентаризационни протоколи (актове). След това финансово отговорните лица трябва да се подпишат в протоколите за инвентаризация (актове), че са присъствали по време на инвентаризацията (т. 2.4, 2.5, 2.9 - 2.11 от Указанията за инвентаризация).

Стъпка 5. Съгласуване на данните в инвентарните записи (актове) със счетоводните данни

След това получените данни в инвентарните записи (актове) се сверяват със счетоводни данни.

Ако по време на инвентаризацията се установят излишъци или липси, се съставя протокол за съответствие, в който се посочват установените по време на инвентаризацията несъответствия (излишъци, липси). Съставя се само за тези имоти, за които има отклонения от счетоводните данни.

За да документирате провеждането и резултатите от инвентаризацията, можете да използвате следните форми на документи:

за ОС - Инвентарен опис на ОС (формуляр N ИНВ-1) и Сравнителен лист за инвентаризация на ОС (формуляр N ИНВ-18);

за стоки и материали - Инвентарен опис на стоково-материалните ценности (Обр. N ИНВ-3); Протокол за инвентаризация на експедираните стоково-материални запаси (формуляр N INV-4) и Сравнителен лист на резултатите от инвентаризацията (формуляр N INV-19);

за разходи за бъдещи периоди - Протокол за опис на разходите за бъдещи периоди (Обр. N ИНВ-11);

в касата - Отчет за опис на паричните наличности (Образец N ИНВ-15);

за ценни книжа и БСО - Инвентарен списък на ценни книжа и бланки на документи за строга отчетност (Формуляр N ИНВ-16);

за сетълменти с купувачи, доставчици и други длъжници и кредитори - Доклад за инвентаризация на сетълменти с купувачи, доставчици и други длъжници и кредитори (формуляр N INV-17).

Стъпка 6. Обобщаване на резултатите, идентифицирани от описа

На заседание въз основа на резултатите от инвентаризацията комисията по инвентаризация анализира установените несъответствия, а също така предлага начини за отстраняване на откритите несъответствия в действителната наличност на ценности и счетоводни данни (клауза 5.4 от Указанията за инвентаризация).

Заседанието на инвентаризационната комисия се протоколира.

Ако резултатите от инвентаризацията не разкрият несъответствия, този факт също трябва да бъде отразен в протокола от заседанието на комисията по инвентаризация.

След заседанието инвентаризационната комисия обобщава резултатите от инвентаризацията.

За тази цел може да се използва унифициран формуляр N INV-26 „Запис на резултатите, установени чрез инвентаризация“, одобрен с решение на Държавния комитет по статистика на Русия от 27 март 2000 г. N 26, който отразява всички установени излишъци и липси, и също така посочва метода за отразяването им в счетоводството (p 5.6 Указания за инвентаризация).

Протоколът от заседанието на инвентаризационната комисия заедно с протокола за резултатите се предават за разглеждане на ръководителя на организацията, който взема окончателното решение.

Стъпка 7. Одобряване на резултатите от инвентаризацията

Инвентаризационната комисия представя на ръководителя на организацията протокола от заседанието на инвентаризационната комисия и протокол за резултатите, установени от инвентаризацията.

Към тези документи могат да бъдат приложени справочни ведомости и описи (актове).

След преглед на документите ръководителят на организацията взема окончателно решение, което се формализира със заповед за одобряване на резултатите от инвентаризацията (клауза 5.4 от Насоките за инвентаризация).

Задължителна част от заповедта е инструкция за реда за отстраняване на несъответствията, установени при инвентаризацията.

След това документацията за резултатите от инвентаризацията се предава от инвентаризационната комисия на счетоводната служба.

Стъпка 8. Отразяване на резултатите от инвентаризацията в счетоводството

Установените по време на инвентаризацията несъответствия между действителната наличност на обекти и данните от счетоводните регистри трябва да бъдат отразени в счетоводните записи през отчетния период, към който е датата, към която е извършена инвентаризацията (част 4, член 11 от Федералния закон). Закон от 6 декември 2011 г. N 402 - Федерален закон).

В случай на годишна инвентаризация, посочените резултати трябва да бъдат отразени в годишните финансови отчети (клауза 5.5 от Насоките за инвентаризация).

Ако в резултат на инвентаризацията бъде идентифицирано имущество, което не подлежи на по-нататъшна употреба поради остаряване и (или) повреда, такова имущество трябва да бъде отписано от регистъра.

Също така дългове с изтекъл давностен срок се отписват от баланса.

Установен недостиг

В счетоводствотолипси се отразяват на датата, към която е извършена инвентаризацията (клауза 4 на член 11 от Закона за счетоводството).

Разходите за придобиване на липсващи материални запаси се включват в разходите, свързани с производството или продажбата, в рамките на нормите на естествена загуба (клауза „b“, клауза 28 от Счетоводни разпоредби № 34n).

Окабеляването ще бъде така.

Цената на липси на материални запаси над нормите за естествена загуба и липси на материални запаси, за които такива норми не са одобрени, както и липси на дълготрайни активи, инструменти, пари и парични документи (BSO и др.) (клауза " б" клауза 28 от Наредбата за счетоводството № 34n):

ако лицето, отговорно за липсата, бъде идентифицирано, възстановяването ще бъде извършено от това лице;

• ако лицето, отговорно за липсата, не е установено, тя се отписва като други разходи.

За целите на данъка върху доходаразходите за придобиване на липсващи запаси се вземат предвид в материалните разходи през периода, когато се установи недостигът в рамките на одобрените норми за естествена загуба (клауза 2, клауза 7, член 254 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Процедурата за отчитане на липси на материални запаси над нормите за естествена загуба и липси на материални запаси, за които такива норми не са одобрени, както и липси на дълготрайни активи, инструменти, пари и парични документи (BSO и др.) зависи от положението.

Ситуация 1. Лицето, отговорно за липсата, е установено.В този случай разходите за липси се вземат предвид в разходите за една от следните дати (клауза 8, клауза 7, член 272 от Данъчния кодекс на Руската федерация):

или признаване на размера на щетите като виновни (например към датата на сключване на споразумение със служителя за доброволно обезщетение за щети);

или влизане в сила на съдебно решение за възстановяване на размера на щетите от извършителя.

В същото време доходът трябва да вземе предвид размера на щетите, признати за виновни или присъдени от съда (клауза 3 на член 250, клауза 4 на клауза 4 на член 271 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Ситуация 2. Лицето, отговорно за липсата, не е идентифицирано.Тогава разходите за липси се вземат предвид в разходите към датата на изготвяне на един от следните документи (клаузи 5, 6, клауза 2, член 265 от Данъчния кодекс на Руската федерация):

или решение за спиране на предварителното разследване по наказателно дело поради факта, че лицето, което ще бъде привлечено като обвиняем, не е установено;

или документ от компетентния орган, потвърждаващ, че липсата е причинена от авария.

Например, в случай на пожар, такива документи ще бъдат удостоверение от противопожарната служба (EMERCOM), доклад за пожар и протокол за изследване на мястото на инцидента.

Идентифицирано излишно имущество

Пазарната стойност на излишното имущество, установено в резултат на инвентаризацията, се включва в счетоводството и данъчното счетоводство като част от приходите към датата, на която е извършена инвентаризацията:

Пазарната стойност на такъв имот може да бъде потвърдена с един от следните документи:

или удостоверение, съставено от самата организация въз основа на наличната информация за цените на същия имот (например от медиите);

или доклад от независим оценител.

Счетоводното записване ще бъде както следва.

Те представляват значителна част от имуществото, което ни позволява да произвеждаме продукти, да изпълняваме производствени планове и

извършват печеливши дейности. Това са сгради, конструкции, машини, механизми, транспорт и оборудване, т.е. всички обекти, използвани (повече от една година) в икономическия процес. Като се има предвид необходимостта от осигуряване на контрол върху безопасността на тези обекти, действащото законодателство одобри методология и разработи основните етапи на провеждане на инвентаризация.

Цел на инвентара

Инвентаризацията на дълготрайните активи е насочена към наблюдение на безопасността на обектите, идентифициране на загуби, липси или неотчетени единици Подлежат на нея, включително тези, които не са собственост на дружеството, но са взети предвид във финансовите отчети. Например: обекти, приети за съхранение по договор, налични лизингови средства, имущество, получено за монтаж, както и неотчетени по различни причини.

Кога се прави инвентаризация?

Мениджърът регулира инвентаризацията и определя нейното време. Трябва обаче да се извърши инвентаризация:

- в края на финансовата година;

— при смяна на служители, отговорни за безопасността на обектите;

— при установяване на факти за кражба на дълготрайни активи;

— в случай на непреодолима сила, например природно бедствие, водещо до частично или пълно унищожаване на имущество.

Често е необходима инвентаризация на дълготрайни активи при въвеждането на нови програми за счетоводство и управление на предприятието.

Правомощия и състав на инвентаризационната комисия

Комисията се назначава със заповед на ръководителя на дружеството. Инвентаризацията се извършва по правило под председателството на главния инженер или заместник-началника. В състава на комисията влизат служители от счетоводството и техническите отдели - инженери, технолози и производствени специалисти. В заповедта ръководителят определя срока за извършване на инвентаризацията, началната и крайната й дата. При необходимост комисията може да включва служители на службата за вътрешен одит (ако има такива) или представител на независима одиторска фирма. За участие на външен одитор в инвентаризация

трябва да се състави договор за услуга и да се представи пълномощно. Трябва да се помни, че отсъствието на който и да е член на комисията поставя под съмнение автентичността на резултатите от инвентаризацията. Те могат да бъдат обявени за невалидни.

Изготвяне на инвентарни списъци

Записите за действителната наличност на имущество се вписват в описа по унифициран формуляр, одобрен от Държавния комитет по статистика на Русия. Днес действащото законодателство не изисква регистриране на резултатите от инвентаризацията точно в такива формуляри; компаниите могат да разработят свои собствени формуляри, съдържащи необходимите подробности и одобрени от ръководителя на компанията. Въпреки това, използването на унифицирани формуляри от предприятието е най-подходящо: те вземат предвид всички необходими полета и подробности.

Подготовка за инвентаризация

Инвентаризацията се предхожда от получаване от комисията на разписка от лицето, отговорно за безопасността на имуществото, която потвърждава регистрацията на сделките за движение на дълготрайни активи в съответствие със закона. Всички унифицирани форми на инвентарни записи, включително формуляр INV-1, вече съдържат текста на разписката. На всички нови счетоводни документи, които не са осчетоводени, председателят на комисията прави бележка „Преди ревизията” с дата и подпис.

Процедура по инвентаризация

Действителната инвентаризация на дълготрайните активи се състои в проверка на представените имуществени обекти, въвеждане на информация за тях в описа: наименование и предназначение, инвентарен и сериен номер, година на производство и брой на обектите. Колоната „действителна наличност” показва всички налични обекти в момента

производствен обект, независимо дали са включени в счетоводните регистри. При идентифициране на дълготрайни активи, за които няма данни в счетоводството, те трябва да бъдат въведени в инвентаризацията и впоследствие да се определи пазарната стойност на обекта за включване в дълготрайните активи на дружеството. Инвентаризацията на дълготрайните активи трябва да се извършва с изготвянето на отделен опис за всеки производствен обект в контекста на зоните на отговорност на отговорните лица. Отделни описи се съставят за OS обекти:

Не е подходящ за по-нататъшна употреба, като се посочват причините;

Да се ​​намират на пазене или под наем, като се посочват основанията - договори за съхранение или ползване на наети вещи и приложения към тях.

Инвентарните ведомости се съставят в 2 екземпляра. Резултатите от инвентаризацията се потвърждават с подписите на членовете на комисията и отговорните лица. Първият екземпляр се прехвърля в счетоводния отдел за по-нататъшна обработка, изготвяне на съпоставим отчет и извършване на счетоводни операции. Вторият екземпляр от описа остава при отговорното лице. При наличие на наети или съхранявани обекти се съставя трети екземпляр от описа, който се подписва и изпраща на наемодателя или наемодателя.

Отчитане на резултатите от инвентаризацията

Ако възникнат разлики между действителната наличност на дълготрайни активи и счетоводните записи, се съставя сравнителен лист на формуляра INV-18, в който се посочват позициите с установени несъответствия и се идентифицират липсите и излишъците на имущество в количествено и разходно изражение.

За обобщаване на несъответствията в групите липси и излишъци, установени по време на инвентаризацията, използвайте отчета за резултатите, установен от инвентаризацията (формуляр № INV-26). Групира информацията според несъответствията между фактически и счетоводни салда и, ръководейки се от фирмената политика, отразява резултатите в счетоводството.

Отразяване на резултатите от инвентаризацията в счетоводството

При идентифициране на неотчетени дълготрайни активи е необходимо да се капитализират по първоначалната им цена, определена от текущите пазарни цени, като се увеличат другите приходи на компанията с тази сума. Данъчното счетоводство признава стойността на излишното имущество, идентифицирано по време на процеса на инвентаризация, като част от неоперативни приходи. При установяване на недостиг на дълготрайни активи финансово отговорното лице писмено обяснява този факт. Ръководителят на организацията, въз основа на предоставените обяснения, взема решение за отписване на липсващия артикул и определя размера на щетите на:

За възстановяване при установяване на виновника;

За загуби на предприятието, ако е невъзможно да се идентифицира виновникът (например в случай на кражба) с документални доказателства за този факт. Те могат да послужат като решение на следствени или съдебни органи.

Ако е невъзможно да се идентифицират извършителите, щетите от отписване на липси на дълготрайни активи в счетоводството се вземат предвид като част от други разходи. Данъчното счетоводство ги признава като неоперативни разходи, при условие че фактът на кражбата е потвърден.

Когато всички документи са попълнени и инвентаризацията на дълготрайните активи е завършена, осчетоводяването на горните операции в счетоводството се отразява, както следва:

D-t 08 K-t 91.1 увеличение на размера на неотчетените дълготрайни активи;

D-t 01 D-t 08 - въвеждане на стойността на неотчетеното имущество в ОС;

D-t 02 K-t 01.2 - отписване на амортизацията, начислена върху липсващия обект;

Д-т 94 К-т 01.2 - отписване на остатъчната стойност на липсващия обект;

Dt 73.2 Dt 94 - размерът на щетите се приписва на виновното лице;

D-t 50,51,70 K-t 73.2 - размерът на щетата е изплатен в касата, по сметката на компанията или е удържан от заплатата на служителя;

D-t 91.2 D-t 94 - щети от липси във фирмата, свързани с невъзможността за идентифициране на виновника, бяха отписани.

И така, инвентаризацията на дълготрайните активи е процедура, необходима не само за поддържане на безопасността на имуществото на предприятието, но и за навременното изхвърляне на празни съоръжения, които не участват в производствения процес, което влияе върху размера на данъка върху имуществото и нивото на печалбата в компанията.

Ръководството на предприятието е заинтересовано да получава точна информация относно активите и пасивите на предприятието. Счетоводството отразява информация относно капитализацията, освобождаването и промените в стойността на дълготрайните активи. Но надеждността на тази информация се потвърждава само от инвентаризация. Ще ви кажем как да извършите инвентаризация на дълготрайни активи, да идентифицирате възможните излишъци и липси на имущество, както и правилно да документирате резултатите от проверката.

Основните етапи на инвентаризацията в една организация

Счетоводството на предприятието е съсредоточено в счетоводния отдел. Счетоводните служители обработват, систематизират счетоводни показатели и генерират отчети. Имуществото на предприятието е разпределено между обекти, цехове, строителни обекти и др. Бюра, компютри, монтирани в помещенията сейфове, счетоводни отдели се виждат всеки ден. Но дали оборудването е на място, в какво състояние са транспортът и другите дълготрайни активи, може да се разбере само при инвентаризация.

Как трябва да се провери наличието на оборудване и инвентар в предприятието?

Инвентаризация е необходима в следните случаи.

Прочетете статията за това как да направите инвентаризация на парите в касата:

1. При изготвяне на отчета за текущата година.
2. При разкриване на кражба на имущество.
3. Ако финансово отговорен служител напусне.
4. Преди извършване на задължителен одит.
5. При продажба или отдаване под наем на имот.
6. В случай на повреда или смърт на ОС.
7. Когато бизнес престане да работи.

Честота и продължителност на инвентаризацията

Характеристики на процеса на инвентаризация на дълготрайните активи

Честотата на инвентаризацията на дълготрайните активи се определя от предприятието в неговата счетоводна политика.

Състав на комисията

Обичайно е в комисията по инвентаризация на предприятието да се включват:

• главен инженер или ръководител на отдел на предприятието;
• икономист;
• касиер счетоводител;
• инженер;
• адвокат.

Образци на инвентарни листове

Комисията действа въз основа на заповед на управителя за извършване на инвентаризация по образец № ИНВ-22. Формулярът е достъпен чрез безплатен линк.

Форма за поръчка и начин на попълване

Заповедта е регистрирана в контролна книга No ИНВ-23. Препоръчително е членовете на комисията да одобряват служители, чиято работа няма командировъчен характер. Ако член на комисията е в командировка в деня на инвентаризацията, окончателните документи не подлежат на одобрение. Можете да получите формуляра INV-23.

Технология на подготовка за документална инвентаризация

Преди извършване на инвентаризация в счетоводния отдел, членовете на комисията проверяват:

• счетоводни книги;
• картотека;
• инвентаризация на ДМА;
• техническа документация;
• информация относно наетия имот.

Видео: капитализация на неотчетени дълготрайни активи

Осигуряване на процедури за инвентаризация

Инвентаризацията се извършва на местата на експлоатация на дълготрайните активи. При пристигането на комисията материално отговорното лице (MRP) дава разписка относно осчетоводяването и разпореждането с имущество. Визата на председателя ви позволява да запишете оставащото имущество в счетоводството преди началото на инвентаризацията. Разписката е предвидена в инвентарен опис № ИНВ-1.

Формулярът може да бъде изтеглен безплатно от този линк.

Как се проверява ОС?

MOL присъства при проверката и изчисляването на дълготрайните активи. Комисията записва в описа номерата, наименованията на дълготрайните активи, както и техните технически характеристики. Проверява документални доказателства за собствеността на предприятието върху недвижими имоти.

Моля, обърнете внимание, че е необходим подпис на MOL в инвентарен номер INV-1.

Видео: как да направите инвентаризация на стоки

Как да проверите счетоводна и актуална информация

Инвентаризационната комисия проверява получената информация. При откриване на дълготрайни активи, които не са регистрирани, се отразяват характеристики за идентификация: материал, размери, мощност, предназначение и др. Ако показателите за количеството и цената на дълготрайните активи съвпадат със счетоводните, комисията в протокола от заседанието въз основа на резултатите от инвентаризацията посочва липсата на несъответствия.

Пример за сравнителна инвентаризация

За всички установени отклонения се съставя сравнителен лист № ИНВ-18, в който се изисква подпис на МОЛ.

Формулярът на декларацията за съответствие за отразяване на резултатите от инвентаризацията на активите се състои от две части. „Заглавието“ показва:

• обща информация за фирмата, извършваща одита: наименование, основен вид дейност и други данни;
• информация за инвентаризацията - основанието за нейното провеждане, както и началната и крайната дата;
• номер и дата на изготвяне на извлечението.
• вида на транзакцията, която се въвежда, ако организацията използва кодове за отразяване на транзакции в счетоводството; в противен случай се добавя тире.

Табличната част обикновено показва данни за „несъответствия“ на ОС по техния брой.

Формуляр № INV-18, изискван от всеки счетоводител, е приложен на този линк.

Отразяване на резултатите от инвентаризацията

Инвентаризационната комисия обобщава резултатите на заседанието. Резултатите от инвентаризацията се представят във формуляр № ИНВ-26. Формулярът е приложен на този линк.

Председателят на инвентаризационната комисия подписва попълнения и заверен протокол. Протоколът от срещата, формуляр № INV-26, инвентарен списък, лист за помирение се предават на управителя. Резултатите от инвентаризацията се утвърждават със заповед.

Видео: правила за сравняване на имущество с данни от първични документи

На последния етап документацията за инвентаризация се изпраща в счетоводния отдел. Всички несъответствия, установени по време на одита, трябва да бъдат правилно записани в счетоводните записи.

Таблица: как да капитализирате излишното имущество или да отпишете недостига му

Начини за управление на счетоводни несъответствия

Несъответствията между счетоводната и действителната информация се отразяват в счетоводните регистри. Ако виновните за липсата бъдат открити, стойността на имуществото ще бъде възстановена доброволно или по съдебен ред. Ако няма лица, виновни за липсата, цената се отнася към други разходи. Неотчетеното имущество се капитализира по неговата оценена стойност. Счетоводните записи са показани в таблицата.

Таблица: как трябва да се правят записи въз основа на резултатите от инвентаризацията

Причини за грешки при извършване на инвентаризация и записване на резултатите от нея

Съществува риск да не вземете сериозно инвентаризацията. Нежеланието за поемане на допълнителни проблеми, увереността, че имуществото е под контрол и желанието да се мине с минимални действия води до появата на завършен опис № ИНВ-1 без достъп до местата, където се съхранява и използва имуществото.

В тази статия можете да се запознаете с процедурата за проверка на касовия апарат и касовите операции:

Погрешен подход към инвентаризацията би бил да се съставят набързо пет до десет описа с една и съща дата. Не забравяйте, че комисията по инвентаризация физически не е в състояние да провери имуществото на различни обекти и съоръжения в един ден.

Инвентаризацията потвърждава състоянието на активите и надеждността на счетоводството, така че небрежно извършената или непълна проверка е изпълнена с изкривяване на счетоводните регистри.

Значението на навременната и пълна инвентаризация за изготвянето на годишния отчет на предприятието е трудно да се надценява: благодарение на него е възможна навременна преоценка на стоки, които са загубили част от своите потребителски качества, както и отписване на имущество, което е станало неизползваем. Взаимодействието на ръководството, счетоводните служби и специалистите по време на инвентаризацията осигурява правилен контрол върху движението на дълготрайните активи и достоверността на счетоводните отчети на компанията.