Разплащания с отговорни лица накратко. Счетоводно отчитане на сетълменти на отчетни суми и други транзакции

Транзакции с отчетни суми

Алгоритъмът за операции с отчетни суми е както следва:

Интернет обмен на ученически работи">

Фигура 1. Алгоритъм за транзакции на отчетни суми. Author24 - онлайн обмен на студентски работи

Средствата от касата се издават по сметка на служителите на предприятието, които впоследствие са длъжни да представят отчет за изразходваните суми, придружен от документи, потвърждаващи разходите.

Служителите, които получават средства по сметка, са отговорни лица. Отчетните суми се издават в съответствие с процедурата за извършване на касови операции в Руската федерация. Основата за издаване на отчетни суми на служителите са заповеди на ръководителя на предприятието.

Отчетните суми могат да се издават на служителите в размер и за срок, определени от ръководителя на предприятието. Лицата, получили парични средства по сметка, не по-късно от три работни дни след изтичане на срока, за който са издадени, или от датата на завръщане от командировка, представят отчет за изразходваните суми в счетоводната служба на предприятие и да извърши окончателно плащане за тях.

Издаването на парични средства по сметка може да стане при пълен отчет от отговорното лице за предварително издадения му аванс. Прехвърлянето на средства, издадени по сметка, между две лица е забранено.

Отчетните суми се издават от касата на предприятието с помощта на касови ордери (RKO), като се посочва предназначението на отчетната сума. Разходването на отчетни суми за непосочени цели не е разрешено.

След изтичане на периода, за който са издадени отчетните суми, отговорните лица представят на счетоводния отдел авансов отчет и оправдателни документи, потвърждаващи целевото използване на парите.

Изготвяне на предварителен отчет

Авансовият отчет се съставя съгласно формуляр № AO-1 „Авансов отчет“, проверен от счетоводител и изисква одобрение от ръководителя на предприятието.

Въз основа на авансовия отчет счетоводителят отписва действително изразходваните средства от отговорното лице. Средствата, които не са изразходвани от отговорното лице, трябва да бъдат върнати в касата на предприятието. Тази операция се формализира с касова бележка (PKO).

Ако служител е похарчил повече от получения аванс, се създава преразход и на служителя се изплаща разликата между действително изразходваната сума и аванса.

Осчетоводяване на разчети с отговорни лица

Счетоводството за взаимни разплащания с отговорни лица се поддържа по 71 сметки „Разчети с отговорни лица“, която е активно-пасивна. В този случай издаването на отчетни суми се отразява в дебита на сметка 71 в съответствие с кредита на сметки за парично отчитане.

Сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“ за сумата на изразходваните суми се кредитира в съответствие със сметки за разходи и сметки за материални запаси, както и други сметки в зависимост от вида на направените разходи. Първичните документи, потвърждаващи разходите, са представени в таблицата:

Фигура 3. Разплащания с отговорни лица. Author24 - онлайн обмен на студентски работи

Отчетните суми, които не са върнати от служителите в рамките на определен срок, се отписват от кредитна сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“ към дебитна сметка 94 „Липси и загуби от повреда на ценности“.

Ако служител откаже да върне остатъка от неизразходваните отчетни средства в рамките на определения срок, администрацията на предприятието има право да удържи от заплатата на служителя.

Невърнатите отчетни суми, ако могат незабавно да бъдат приспаднати от заплатата на служителя, се отписват от сметка 94 „Липси и загуби от повреда на ценности“ към дебитна сметка 70 „Разплащания с персонал за заплати“.

Ако отчетните средства, които не са върнати в рамките на договорения период, не могат да бъдат незабавно удържани от заплатата на служителя, те се отписват от сметка 94 „Липси и загуби от щети на ценности“ в дебита на сметка 73 „Разплащания с персонал за други операции “, към подсметка 73.2 „Разплащания за обезщетение за материални щети.“ И едва след приспадане от заплатите се прави запис в дебита на сметка 70 „Разплащания с персонал за заплати“ и кредита на сметка 73.

Бележка 2

Най-често отчетни суми се издават при изпращането му в командировка за заплащане на разходи, свързани с пътуване, наемане на квартира и други разходи, свързани с живеене извън мястото на постоянно пребиваване, така наречените дневни пари.

След завръщане от командировка във фирмата служителят трябва да състави авансов отчет, като използва унифициран формуляр № A01 и да приложи документи, потвърждаващи направените разходи. Предварителен отчет трябва да бъде съставен не по-късно от три работни дни от датата, на която служителят се завърне от командировка

Плащането или възстановяването на разходи на служител в чуждестранна валута поради командировка в чужбина на Руската федерация, включително аванс в чуждестранна валута и възстановяване на неизразходван аванс в чуждестранна валута, се извършват в съответствие със Закона „За валутното регулиране и валутния контрол ”. Издаването на чуждестранна валута на служител за пътни разходи се отразява в кредит 50 на сметка „Пари в брой“, подсметка 50.4 „Пари в чуждестранна валута“ и дебит на 71 „Разплащания с отговорни лица“.

Предприятието трябва да извърши инвентаризация на издадените отчетни суми. При ревизионната проверка се проверяват отчетите на подотчетните лица за издадените аванси и предназначението им, както и размера на издадените аванси за всяко подотчетно лице.

Ръководителят на организацията подписва заповед за изпращане на служител в командировка, в която се посочват личните данни на служителя (фамилия, собствено име, отчество), държава на пребиваване, цел и продължителност на командировката. Когато служител е изпратен в чужбина (с изключение на страните от ОНД), удостоверение за пътуване може да не бъде издадено. Всички бележки за времето на пристигане и заминаване на служителя се правят в задграничния му паспорт при преминаване на границата. След завръщането си служителят, както при редовно командировка, съставя доклад за изпълнението на възложената задача, който се одобрява от ръководителя на организацията. Всички документи, потвърждаващи пътните разходи на служител и съставени на чужд език, трябва да бъдат преведени дословно на руски език.

Денят на преминаване на границата при напускане на Руската федерация се заплаща в чуждестранна валута в съответствие с нормата, установена за страната на влизане, денят на преминаване на границата при връщане на територията на Руската федерация се заплаща в рубли. Ако служител е изпратен в няколко държави, дневните надбавки за деня на преместване от една страна в друга се изплащат според стандартите, установени за страната на влизане, в чуждестранна валута.

За чуждестранни командировки ставките на дневните надбавки са определени със заповед на Министерството на финансите на Русия от 2 август 2004 г. № 64n „За определяне на размера на дневните плащания и максималните ставки за възстановяване на разходите за краткосрочно наемане на квартира командировки в чужди страни.“

Процедурата за закупуване на чуждестранна валута за издаването й на служител, който отива в командировка в чужбина. Една от възможностите е да извършвате плащания с корпоративна банкова карта.

По сметката може да има произволна сума, но по споразумение с банката организацията определя лимит за плащания с картата. Средствата от корпоративна банкова карта могат да се използват извън Руската федерация само за плащане на пътни (представителни) разходи.

Тъй като средствата, изтеглени от корпоративна банкова карта, се считат за издадени по сметка, организацията-работодател не трябва да издава парични средства в чуждестранна валута за пътни разходи. Всички необходими плащания се извършват от командирования служител чрез корпоративна карта. При връщане на служител от командировка, освен обичайните документи (пътни билети, хотелски сметки и др.), авансовият отчет трябва да бъде придружен от оригиналите на всички документи, свързани с използването на корпоративната карта – разписки от банкомат, фишове. Банката, открила корпоративната карта, има право да изисква от организацията потвърждение за всички транзакции, извършени с тях,

Валута за командировка в чужбина можете да закупите както по валутна сметка, така и чрез обменно бюро.

Организациите не трябва да издават аванс в чуждестранна валута, когато пътуват в чужбина. Тя може да плати на служителя рубли. И служителят ще купи чуждестранна валута в обменното бюро.

В счетоводството и данъчното счетоводство компанията преобразува всички плащания за командировки в чужбина в рубли. В този случай пътните разходи се отразяват по обменния курс на Централната банка на Русия към датата на одобрение на авансовия отчет.

Пример

Иванов С.Ю., служител на Виктория ООД, е изпратен в командировка в чужбина. На 28 август организацията му плати 30 000 рубли от касата за плащане на пътни разходи. И Иванов С.Ю. купил чуждестранна валута в обменно бюро.

На 6 септември беше одобрен авансовият отчет на С. Ю. Иванов, размерът на разходите за който възлизаше на 1000 долара. Обменният курс на Банката на Русия на този ден беше 29,2307 рубли / USD.

Следните записи са направени в счетоводните записи на Victoria LLC.

Dt 71 Kt 50 30 000 rub. - средствата са издадени на командирования работник по сметка. 6 септември:

Dt 26 Kt 71 29 230,7 rub. (1000 USD x 29.2307 рубли/USD) - пътните разходи се вземат предвид;

Dt 50 Kt 71 769,3 rub. (30 000 рубли - 29 230,7 рубли) - С. Ю. Иванов върна остатъка от средствата в касата на организацията.

Ако организацията има валутна сметка, тогава тя може да закупи чуждестранна валута за командировка в чужбина по банков път чрез обслужващата банка. В този случай закупената валута се конвертира в рубли по обменния курс на Банката на Русия към датата на закупуване и издаване на парите. Пътните разходи се отразяват по обменния курс на Банката на Русия към датата на одобрение на авансовия отчет. Освен това както в счетоводното, така и в данъчното счетоводство чуждестранната валута се преизчислява в края на отчетния период.

Пример

Да приемем, че Victoria LLC реши да издаде чуждестранна валута на С. Ю. Иванов - 1000 USD - за плащане на пътни разходи. За да направите това, организацията подаде заявление до обслужващата банка за закупуване на чуждестранна валута. 35 000 рубли бяха преведени в банката.

На 28 август банката закупи валута в размер на 29,85 рубли / USD и я кредитира по валутната сметка на организацията минус комисиона в размер на 500 рубли. На същия ден валутата е заприходена в касата и издадена на служителя.

На 6 септември беше одобрен авансовият отчет на С. Ю. Иванов, размерът на разходите за който възлизаше на 1000 долара.

Обменният курс на Банката на Русия беше:

• 28 август - 29,2289 RUB/USD;
• 31 август - 29,2447 RUB/USD;
• 6 септември - 29,2307 рубли/USD.

Dt 57 Kt 51 35 000 рубли - преведени са пари за закупуване на чуждестранна валута;

Dt 52 Kt 57 RUB 29,2289 (1000 USD x 29,2289 рубли/USD) - валутата се кредитира по сметката на организацията;

Dt 91-2 Kt 57 500 rub. - комисионна, задържана от банката;

Dt 91-2 Kt 57 621,1 rub. (1000 USD x (29,85 рубли/USD - 29,2289 рубли/USD)) - отразява разликата между курса за покупка на валута и курса на Банката на Русия;

Dt 50 подсметка „Валутен офис“ Kt 52 29,2289 rub. - паричната валута в касата се капитализира;

Dt 71 Kt 50 подсметка „Валутен офис“ 29,2289 rub. - валута е издадена на командирования работник за отчитане.

Dt 26 Kt 71 29.2307 rub. (1000 USD x 29.2307 рубли/USD) - пътните разходи се вземат предвид;

Dt 71 Kt 91-11,8 rub. (1000 USD x (29.2307 rub./USD - 29.2289 rub./USD)) - взема се предвид отрицателна курсова разлика.

Регистър на синтетично и аналитично счетоводство (комбиниран) - журнален ред № 7. Аналитичните сметки се откриват за всяко отчетно лице на отделен ред.

Когато една организация използва автоматизирана форма на счетоводство, използвайки софтуерния продукт "1C: Enterprise", регистрите на синтетичното счетоводство са оборотът на сметка 71 (Главна книга), анализ на сметка 71, баланс и др. Регистрите на аналитичното счетоводство са счетоводен баланс за сметка 71, анализ на сметка 71 по подконто, оборот между подконто, сметки карти 71, сметка сметка 71 по подконто и др.

Отговорни лица са служителите на предприятието, които са получили предварително парични средства за бъдещи пътни, административни и други разходи. Списъкът на лицата, които имат право да получават пари по сметката, се одобрява от ръководителя на предприятието.

При издаване на средства организацията е длъжна:

• 1. определя размера на отчетните средства и периода, за който се издава
• 2. ще получи отчет за разходите от отговорното лице не по-късно от 3 работни дни след изтичане на периода, за който са издадени средствата.
• 3. издава средства на служителя за отчетност при пълен отчет за издадените преди това аванси
• 4. забранява прехвърлянето на отчетни средства от един служител на друг.

Пътните разходи обективно съществуват в почти всяка организация, те често възлизат на значителни суми и се проверяват внимателно от служители на регулаторните органи, тъй като влияят върху изчисляването на данъци като данък върху доходите, ДДС и единен социален данък.

Командировка -Това е пътуване на служител по нареждане на работодателя за определен период от време за изпълнение на служебна задача извън мястото на работа (член 166 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Времето за пътуване не може да надвишава 40 дни, без да се брои времето за пътуване, за бизнес пътувания в Русия.

Разходите за командировка се състоят от дневни пари, разходи за наем на квартира и действителни разходи, свързани с командировката, документирани.

Дневна надбавка -Това е обезщетение на служител за отсъствие от мястото му на постоянно пребиваване. Те се изчисляват в съответствие със стандартите, установени от закона (от 100 до 700 рубли на ден). Денят на отпътуване, както и денят на пристигане се считат за пълни дни.

Времето, прекарано на дестинацията, се определя от отметките в удостоверението за пътуване, които трябва да съответстват на датите, щамповани върху билетите за пътуване.

При командировки, по време на които служителят има възможност да се връща ежедневно до постоянното си местоживеене, дневните пари не се начисляват.

Разходите за наемане на жилищни помещения се възстановяват на служителя според платеното

хотелски сметки от деня на пристигане в дестинацията до деня на заминаване. Тези разходи се отчитат изцяло в размер на документално доказаните действителни разходи.

При използване на личен транспорт за пътуване до и от командировка е възможно да се възстановят на служителя сумите, изразходвани за ГСМ. В този случай е необходимо да сключите споразумение със служителя за използване на личен транспорт за служебни цели.

По заповед на ръководителя могат да се установят увеличени дневни ставки и да се заплатят допълнителни услуги, предоставени на командирования служител. В този случай тези разходи се включват в общия годишен доход на служителя и се облагат с данък върху доходите на физическите лица.

При изпращане на служители в командировки трябва да се използват унифицирани форми на документи, които трябва да бъдат попълнени от юридически лица от всички форми на собственост:

• 1. заповед (инструкция) за изпращане на служител в командировка
• 2. заповед (инструкция) за изпращане на работници в командировка
• 3. удостоверение за пътуване
• 4. служебно задание за изпращане в командировка и отчет за изпълнението му.

Лицата, които са получили пари в брой за отчитане, в съответствие с „Реда за извършване на касови операции в Руската федерация“, одобрена с решение на Централната банка на Руската федерация от 22 септември 1993 г. № 40, са длъжни да докладват за тях не по-късно от 3 работни дни след изтичане на периода, за който са издадени парите. За целта изготвят авансови отчети на база разходооправдателни документи и ги предават в счетоводството. Разписките за продажба, приложени към отчета, трябва да бъдат изчистени с печат или ръкописен подпис „Платено“. Салдата или преразходите по отчета се въвеждат в касата (издава се от касата) по касов ордер, за което се прави съответен запис в авансовия отчет.

Счетоводният отдел проверява предварителните отчети и приложените към тях документи по форма и съдържание (виж Приложение 10). След проверка на отчета и определяне на сумата, той се одобрява от ръководителя на предприятието, т.е. сумите се осчетоводяват по счетоводните сметки и в основния ред № 7 (виж Приложение 11).

Въз основа на данните от одобрения авансов отчет счетоводният отдел отписва счетоводните суми (виж Приложение 12). Попълненият и одобрен разходен отчет, заедно с приложените към него документи, се подвързва и предава в текущия архив на предприятието, където се съхранява 5 години.

След одобряване на авансовия отчет счетоводителят прави счетоводни записи, като отписва счетоводните суми по предписания начин. Сумите се изчисляват, на обратната страна на формуляра на авансовия отчет се посочват сумите на разходите, приети за счетоводство, и сметките (подсметките), които се дебитират за тези суми.

Детайли, свързани с чуждестранна валута, се попълват само в случай на издаване на средства в чуждестранна валута на отговорно лице. Ако разходите са направени в чуждестранна валута, тогава в допълнение към сумата в рубли се посочва и сумата в чуждестранна валута.

На лицевата страна на отчета за разходите има таблица „Счетоводно записване“, в която счетоводителят записва операциите.

В съответствие с руските правила за счетоводство, пътните разходи, в зависимост от тяхната цел, могат да бъдат отписани за сметка на следните средства на организацията:

• 1) разходи за производство и продажба на предоставени услуги (продукти, работи), ако са свързани с текущите дейности на организацията;
• 2) първоначалната стойност на придобитите материални запаси, ако командировката е била свързана с тяхното придобиване;
• 3) капитални вложения, при условие че са свързани с инвестиционна дейност или строителство;
• 4) разходи за бъдещи периоди, последвани от равномерно отписване по сметки за счетоводство на разходите, ако командировката е свързана с откриването на нова производствена база, нови сфери на работа, промоция на нови видове услуги, стоки, продукти, и т.н. към пазара;
• 5) целеви източници на финансиране;
• 6) други разходи, отразени във финансовия резултат и др.

В долната част на лицевата страна на формуляра има бележка от счетоводителя, че отчетът е заверен. Отчетът се одобрява в съответния размер (с цифри и с думи) и се поставят подписите и преписите на счетоводителя и главния счетоводител, както и сумата на остатъка или преразхода (ако има такъв) и данните за получаването или разхода. документи, за които се издават или внасят пари в касата.

Препоръчително е да се подчертаят сумите на свръхразходите в счетоводството в текста на отчета. Това ще улесни счетоводителя при изчисляването на данък върху дохода в съответствие с изискванията на PBU 18/02.

Сумите, посочени в отчета от служителя и приети за осчетоводяване, могат да се различават. Например, мениджърът може да реши, че е неуместно да възстанови на бизнес пътник разходите за офис консумативи, лекарства и тоалетни принадлежности, закупени в местоположението на бизнеса. Следователно сумите в отчета, отразени от служителя, ще бъдат по-големи от тези, приети от счетоводителя като разходи след решението на ръководителя. Разликата ще бъде изплатена в брой от служителя на касата или ще бъде удържана от заплатата му (вижте Приложение 13).

Регистърът за отчитане на транзакции, включващи движение на отчетни суми и сетълменти с отговорни лица, е основната поръчка № 7 - комбиниран регистър, който съчетава аналитично и синтетично счетоводство и има линейна форма на запис. Това означава, че всяка сума, издадена за подсчетоводство, се разпределя на един ред в главния ред и тъй като авансовият отчет се подава, неизползваните суми се депозират в касата или се получават пари за изплащане на свръхразходи, сумите за тези операции ще бъдат записан на същия ред.

• 50/52 - получава се на каса от специална транзитна сметка.
• 71/50 - издадена е валута за командировка за отчет.
• 08,10,25,26/71 - представен авансов отчет.
• 91-2/71 - отразена е отрицателна курсова разлика.
• 71/91-1 - отразен е положителен курс.
• 50/71 - предава се остатъкът от неизползваната отчетна сума.
• 71/50 - отчетната сума е издадена от касата (издаден е преразход по авансовия отчет).
• 71/51 - средствата се превеждат по местонахождението на отговорното лице.
• 07,08,10,41/71 - материални активи са придобити по отчетни суми.
• 20,25,26/71 - отписват се отчетните суми, използвани за производствени цели.
• 19/71 - отразява ДДС върху придобитите материални ценности, извършени работи и услуги.
• 50/71 - неизползваната отчетна сума се внася в касата.
• 70/68 - удържа се данък върху доходите на физическите лица. лица от размера на превишените дневни пари.
• 91-2/71 - командировъчните разходи се отписват във финансовите резултати.

Индивидуална задача

Балансът означава баланс, равновесие или количествено изразяване на връзката между участниците във всяка дейност.

Обобщаването на балансовата информация се използва широко в счетоводството, анализа на финансовата и икономическата дейност, за обосноваване и вземане на подходящи управленски решения, ориентиране на предприятия и организации в условията на пазарна икономика.

В баланса стопанските активи се представят, от една страна, по техните видове, състав и функционална роля в процеса на възпроизводство на общия обществен продукт, а от друга страна, по източниците на тяхното формиране и предназначение. Състоянието на икономическите активи и техните източници се показва в определен момент, обикновено на първия ден от отчетния период в стойностно изражение. Като се има предвид, че тяхното групиране и обобщаване в баланса е дадено в началото на годината, може да се твърди, че състоянието на показателите е представено не само статично, но и динамично.

Институцията издава пари в брой от касата за служебни нужди и разходи, свързани с командировки на своите служители. За издаване от касата се попълва разходен касов ордер (формуляр N KO-2). След регистрация документът се подписва от управителя, главния счетоводител или упълномощени лица.

Отговорното лице за всички възможности за издаване на средства към него (за бизнес нужди, за придобиване на материални активи, при изпращане в командировка и т.н.) е необходимо да попълни авансов отчет за изразходваните средства. Съгласно клауза 11 от Процедурата за извършване на касови операции в Руската федерация, одобрена с Решение на Съвета на директорите на Централната банка на Руската федерация от 22 септември 1993 г. N 40, лицата, които са получили пари в брой по сметка, са длъжни не по-късно от три работни дни след изтичане на периода, за който са издадени, или от датата на завръщане на тези лица от командировка, представят в счетоводния отдел на организацията отчет за изразходваните суми и извършват окончателно плащане за тях . В този случай периодът, за който се издават средства по сметка, е 3 дни, определени от ръководителя на организацията в заповедта за счетоводната политика

Издаването на пари в брой се извършва само на лице, което е в трудово правоотношение с организацията, при пълен отчет на конкретното отговорно лице за предварително издадения му аванс. Прехвърлянето на пари, издадени по сметка от едно лице на друго, е забранено.

Авансовият отчет се използва за отчитане на средствата, издадени на отговорни лица. Резолюция на Държавния комитет по статистика на Русия от 1 август 2001 г. N 55 одобри формата на авансов отчет (формуляр N AO-1) за отчитане на средствата, издадени срещу отчета за административни и бизнес разходи. Формуляр N AO-1 се използва от 1 януари 2002 г. от юридически лица от всички форми на собственост, с изключение на бюджетни институции.

Счетоводството за разплащания с отговорни лица се води по сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“. Използва се за обобщаване на информация за разплащания със служители на организация за сумите, издадени им по сметка за различни бизнес и пътни разходи. Тази сметка е активно-пасивна, тъй като в края на отчетния период са възможни както салда на неизползвани отчетни суми, така и салда на разходи, които не са възстановени от организацията за представените авансови отчети.

Правилата за издаване на пари в брой на служителите на организацията се регулират от Процедурата за извършване на касови операции. По този начин основата за получаване на пари от касата за отчитане на служителите на организацията е заповед от управителя, която посочва размера на авансовото плащане на средствата и времето на тяхното използване. От гледна точка на отчитането на тези транзакции, информацията, съдържаща се в нарежданията относно времето на използване на отчетните суми, е необходима, на първо място, за да се следи спазването на условията за тяхното връщане.

Издаването на авансови суми на конкретен служител на организацията е възможно само ако той напълно докладва за получените преди това аванси. Освен това не е разрешено прехвърлянето на отчетни суми, получени от един служител на друг. Организацията, като правило, получава средства, предназначени за плащане на бизнес и пътни разходи от текущата сметка в касата за разпределяне на отговорни лица. Организациите, които имат постоянни парични приходи за продадени стоки, имат право да използват пари в брой за бизнес и други разходи в рамките на ограниченията, определени от кредитната институция.

Сумата на парите, издадена от касата на служителите на организацията, се формализира като разходен касов ордер и се отразява в счетоводните записи чрез вписване:

Дебит на сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“

Кредит по сметка 50 “Каса”.

На служителите на организацията могат да се издават отчетни суми от разплащателни и други банкови сметки. В този случай в счетоводството се правят следните записи:

Дебит на сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“

Кредитни сметки 51 Разплащателни сметки”, 52 „Валутни сметки”, 55 „Специални сметки в банки”.

Предвиденият разход на средства, получени от служител на организацията за отчитане, се документира в авансов отчет - обобщен документ, който предоставя целия списък и сумите на направените разходи въз основа на приложените към него документи.

Разписки за продажба, фактури, касови бележки, касови бележки, актове за извършена работа, фактури, фактури, транспортни документи, актове за закупуване на материални активи от физически лица и др. се приемат като първични подкрепящи документи, потвърждаващи целесъобразността на използването на отчетни средства.

Трябва да се отбележи, че само правилно изготвен авансов отчет е основата за записване на транзакции за сетълменти с отговорни лица през отчетния период, в който са извършени тези транзакции, т.е. въз основа на датата на одобрение на авансовия отчет от ръководителя на организация.

В допълнение към счетоводния аспект на проверката на предварителни отчети за същността на разходите, направени от отговорни лица, организацията трябва да вземе предвид съдържанието на този документ въз основа на действащите норми на данъчното законодателство. Ограниченията за парични сетълменти между юридически лица се прилагат за подобни сетълменти, извършвани чрез отговорни субекти. Отклоненията от одобрените лимити за използване на пари в брой за плащания към друго юридическо лице в същия ден се считат за нарушение на установената процедура, което води до налагане на глоби на разплащателната организация в размер на два пъти размера на плащането направени. Нарушение на действащата процедура за парично обращение се счита за икономически факти на директно депозиране на средства, получени по сметка от служител на една организация, за плащане на бизнес разходи по текущата сметка на друго юридическо лице - контрагент. С други думи, такива изчисления се правят, без да се отразява тази операция в текущата сметка на разплащащата организация. В такива случаи организацията подлежи на санкции в размер на двойния размер на внесената по разплащателната сметка сума.

Освен това организациите, когато приемат предварителни отчети от отговорни лица, трябва задължително да записват крайния срок за тяхното подаване, тъй като те трябва да бъдат предадени на счетоводния отдел не по-късно от три работни дни след изтичането на периода, за който са издадени, или от деня на връщане от командировка. Необходимостта от информация за сроковете за подаване на авансови отчети се обяснява с действащия ред за включване на материалните облаги в облагаемия доход на физическите лица. Материална изгода от използването на средствата на организацията от служител може да бъде получена в случай на ненавременно връщане на неизразходвани отчетни суми или тяхното неразумно получаване. В този случай за данъчни цели е необходимо да се определи броят на дните, през които отчетните суми са били използвани за други цели. За да направите това, се сравняват установените и действителните дати на отчета за изразходването на отчетни суми от служител на организацията. Установената материална полза се счита за доход на служител на организацията, който се облага с данък върху доходите на физическите лица в размер на 13%. В доходите се включват и наднормени дневни над установените норми и заплащане на разходи, които не отговарят на естеството на изпълняваната производствена задача.

Отчетните суми, както беше отбелязано по-горе, се издават не само за закупуване на материални запаси, плащане на услуги и работа, но и за плащане на пътни разходи. В тази връзка ще разгледаме настоящата процедура за изчисляване на пътните разходи в съответствие с установените стандарти за тяхното възстановяване. Нормативните актове регулират състава на пътните разходи, възстановени от организацията. По този начин действащото законодателство включва плащането за наем на жилищни помещения като част от тези разходи; дневни пари; пътни разходи до и от командировката; разходи за използване на спално бельо.

Пътните разходи, свързани с производствените дейности, се считат за признати разходи за обичайни дейности и се включват в себестойността на продукцията. В същото време организацията се нуждае от информация за плащането на пътни разходи, които надвишават установените норми, за да коригира впоследствие облагаемата печалба. Такава информация се предоставя, когато пътните разходи се отразяват в сметки за разходи в контекста на подсметките „Разходи в границите на одобрените стандарти“ и „Разходи над установените стандарти“.

Връщането на неизползвани отчетни суми се отразява въз основа на касовия ордер чрез счетоводен запис:

Дебит по сметката 50 ".Касов апарат "

В случаите, когато отговорните лица не върнат предварително получени авансови суми или не представят авансов отчет за изразходваните отчетни суми, отписването на тези суми се отразява в счетоводното записване:

Дебитна сметка 94 „Липси и загуби от повреда на ценности“

Кредит на сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“.

При удържане от заплатите на предварително получена отчетна сума или сума, за която не е представен авансов отчет, в счетоводните регистри се прави запис:

Дебит на сметка 70 „Разплащания с персонал за заплати“

Ако е невъзможно да се събере остатъкът от неизразходваните отчетни суми от заплатата на служителя, се прави запис в счетоводния отдел на организацията:

Дебит на сметка 73 „Разплащания с персонал за други операции“, подсметка 2 „Изчисления за обезщетение за материални щети“

Кредит по сметка 94 „Липси и загуби от щети на ценности“.

След изтичане на давностния срок сумата на невъзстановените материални щети се отписва като загуби на организацията, като се използва следното счетоводно записване:

Дебитна сметка 91 „Други приходи и разходи“, подсметка 2 „Други разходи“

Кредитна сметка 73, подсметка 2 „Изчисления за обезщетение за материални щети“.

Използването на отчетни суми в счетоводството се отразява в кредита на сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“ и дебита на сметките:

• 07 „Оборудване за монтаж” - заплащане на разходите, свързани със закупуване на оборудване за монтаж;
• 08 „Инвестиции в нетекущи активи“ - плащане на разходи, свързани с инвестиции в нетекущи активи на организацията;
• 10 „Материали”, 15 „Набавяне и придобиване на материални ценности”, 41 „Стоки” - плащане на закупени материални активи;
• 20 „Основно производство“, 23 „Спомагателно производство“, 25 „Общи производствени разходи“, 26 „Общи стопански разходи“, 44 „Разходи за продажби“ - плащане за услуги на трети страни, разходите за които са включени в разходите за обикновени дейности;
• 74 „Разплащания с различни длъжници и кредитори“ - плащане за услуги, възстановени от контрагенти в съответствие със сключени с тях споразумения;
• 91 “Други приходи и разходи” - плащане на други оперативни или извъноперативни разходи и др.

За всяко отговорно лице се води аналитично счетоводно отчитане на разплащанията с отговорни лица, отразяващо размера на дълга, генериран за получения аванс, както и размера на отписването на този дълг, тъй като авансовият отчет е представен и тези разходи се начисляват на себестойност сметки или материални запаси, в зависимост от целта и естеството на използване отчетните суми.

Концепцията за отговорно лице

Определение 1

Отговорно лицее щатен служител на дружеството, получил средства авансово от касата на дружеството. Обикновено парите се издават по сметката за пътни разходи, за плащане на бизнес разходи, за закупуване на материали и други нужди.

Средствата се издават за отчитане срещу касови бележки и могат да се изразходват изключително по предназначение. Отчетните средства не се отнасят към доходите на физически лица - служители на предприятието. Разходите на отговорното лице, извършени в чуждестранна валута, подлежат на конвертиране в рубли по курса на Централната банка на Руската федерация, фиксиран към датата на одобрение на авансовия отчет.

Вътрешните организационни документи, използвани при сетълменти с отговорни лица, включват:

• списъци на отговорните лица, одобрени от ръководството на дружеството,
• прогнози за развлекателни разходи,
• заповеди за утвърждаване на разчети,
• отчети за разходите,
• дневници за отчитане.

Освен това при изпращане на служители в командировки трябва да се издават подходящи заповеди. Паричните транзакции при разплащания с отговорни лица се формализират с помощта на стандартни формуляри на първични документи. Издаването на пари от касата се извършва с помощта на касови бележки.

Издаването на парични средства, свързани с командировки, се извършва в рамките на сумите, които се дължат на командированите служители за тези цели. Документите за издаване на пари трябва да бъдат подписани от ръководителя, главния счетоводител на организацията или други упълномощени служители. Касиерът трябва да изиска представянето на паспорт или друг документ, удостоверяващ самоличността на получателя, когато издава пари съгласно касов ордер.

Отговорните лица се отчитат за получените средства чрез съставяне на авансов отчет и прилагане на оправдателни документи за закупените стоки. Оправдателните документи в този случай включват:

• разписки от продажби,
• касови бележки,
• билети за пътуване.

Ако закупените стоки не са осчетоводени в склада на организацията, тогава отчетната сума трябва да бъде включена в общия годишен доход на отговорния служител. Процедурата за издаване на отчетни суми и отчитането им се определя със заповед на ръководителя на дружеството.

Служителите, които са получили пари в брой, трябва не по-късно от три работни дни след края на периода, за който са издадени парите, да представят отчет за изразходваните средства в счетоводния отдел на организацията и да извършат окончателното плащане. Формулярът за авансов отчет е унифициран и се представлява от формуляр АО-1 „Авансов отчет“. Последващо издаване на пари по сметка може да се извърши само с пълен отчет от конкретно отговорно лице за издадени по-рано аванси. Счетоводителят проверява отчета.

Предварителен отчет, проверен от счетоводител, трябва да бъде одобрен от управителя и след това приет за счетоводство. Остатъкът от неизползваните средства се предава в касата на предприятието с касова бележка. Свръхразходът по авансовия отчет се издава съгласно касовия ордер на отговорното лице. Въз основа на одобрения авансов отчет счетоводителят отписва отчетните суми в определен ред.

Вътрешен организационен контрол върху разплащанията с отговорни лица

Вътрешният организационен контрол върху разплащанията с отговорни лица включва:

• одобрен списък на служителите, които имат право да получават отчетни средства,
• одобрена процедура за подаване на заявления за издаване на средства, посочваща целта на това издаване,
• спазване от служителите на организацията на установените срокове за отчитане на изплатените суми и крайните срокове за връщане на остатъка от средства,
• липса на просрочени задължения по отчетни средства,
• спазване на забраната за издаване на средства на служители, които не са докладвали за получени преди това аванси,
• поддържане на аналитични записи на пътни и гостоприемски разходи,
• подготовка на необходимите оправдателни документи за предварителни отчети,
• заверка на предварителни доклади.

Служебното пътуване е пътуване на служител на организация по нареждане на ръководителя за изпълнение на служебни задачи извън мястото на постоянна работа. Не може да се счита за командировка изпращането от предприятие на лице, с което то не е в трудово правоотношение.

Разходите се признават като разходи за командировки, свързани с управление на производството. Такива разходи формират разходи за обичайни дейности.

Когато работодател плаща на служител за командировъчни разходи, облагаемият доход не включва:

• дневни пари, изплатени в рамките на нормите,
• направени и потвърдени с документи разходи за пътуване до местоназначението и обратно,
• летищни такси,
• пътни разходи до местата на заминаване, дестинация или трансфери,
• комисионни такси,
• разходи за багаж,
• разходи за живот,
• разходи за комуникационни услуги,
• разходи за получаване и регистрация на служебен задграничен паспорт и получаване на визи,
• разходи, свързани с обмяна на валута.

Ако командирован служител (данъкоплатец) не е представил документи, потвърждаващи плащането на разходите за наемане на жилищни помещения, тогава сумите на такова плащане в рамките на установените от закона граници са освободени от данъчно облагане. Максималните суми са: до 700 рубли на ден за командировка в Русия и до 2500 рубли на ден за командировка в чужбина.

Бележка 1

Пътните разходи до и от командировката са включени в разходите на фирмата без ДДС. Приспадането на данъка се основава на фактурата, издадена от продавача. Данъчните суми се възстановяват в рамките на установените от закона граници. Билет за пътуване, издаден съгласно установения образец, в който сумата на ДДС е маркирана на отделен ред, дава възможност за приспадане на сумата на ДДС без фактура. Това важи и за електронните билети за пътуване. Моля, имайте предвид, че приспадане е възможно само ако данъкът е отделен от общата стойност на билета и представен в цифри.

Друг вид разчети с отговорни лица са разчети за представителни разходи. Представителните разходи са разходи за официалния прием и обслужване на представители на други дружества, които участват в преговори, както и на участници в заседание на съвета на директорите. Разходите за развлечения, отдих, профилактика и лечение на заболявания не се считат за разходи за развлечения. Трябва да се отбележи, че разходите за развлечения са включени в други разходи в размер на не повече от четири процента от разходите за труд на компанията за отчетния период.

Синтетичните счетоводни регистри, които отразяват транзакциите за сетълмент с отговорни лица, включват:

• Главна книга,
• отчет за паричните потоци (формуляр № 4),
• Балансов ред „Други вземания, плащанията по които се очакват в рамките на 12 месеца“,
• дневен ордер № 7,
• други счетоводни регистри за сметка 71.

Аналитичното отчитане на сетълментите с отговорни лица се извършва за всяка сума, която е издадена за отчитане. За обобщаване на данни за разплащания със служители въз основа на суми, издадени за отчитане на разходите, предприятията използват сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“. За размера на средствата, издадени за отчета, 71 сметки „Разплащания с отговорни лица“ се дебитират от паричните сметки. За сумата на средствата, изразходвани от отговорни лица, се кредитират 71 сметки в съответствие със сметките за разходи и придобити ценности или други сметки, изборът на които се определя от естеството на извършените разходи.

Отчетните суми, които служителите не са върнали в рамките на определения период, се записват като кредит на сметка 71 и дебит на сметка 94 „Липси и загуби от щети на ценности“. Тези суми се отписват от сметка 94 „Липси и загуби от повреда на ценности“ в дебита на сметка 70 „Разплащания с персонал за заплати“, при условие че могат да бъдат приспаднати от заплатата на служителя или в дебита на сметка 73 „ Разплащания с персонал за други сделки”, при условие че няма възможност за удържане от заплатите.