Отчитаме излишъци и липси на каса при използване на касов апарат. Открити излишъци в касата, осчетоводяване Излишъци в касата, осчетоводяване

22.08.2019

Понякога в касата на бизнес субект се откриват излишни пари. Както в случая с, фактът на идентифициране на излишък от парични средства изисква документиране, счетоводство и адекватна реакция от ръководството.

В края на краищата извършването на всички касови операции на предприятието е в компетенциите на касиера - служител, с когото работодателят сключва споразумение за пълна финансова отговорност.

Съответно касовото счетоводство е важен аспект от икономическата дейност на една организация.

Стриктното спазване на неговите правила и разпоредби е от ключово значение за гладкото функциониране на компанията.

Какво да направите, ако по време на инвентаризацията се установят излишни средства?

Излишъкът на паричните средства означава, че реалният размер на наличните парични средства на предприятието, потвърден от резултатите от извършения одит, надвишава сумата на паричните средства, регистрирани в касовите апарати.

Излишните парични средства в дадена компания често се откриват от инвентаризационната комисия въз основа на резултатите от касов одит.

При установяване на такива факти членовете на разследващата комисия проучват счетоводната документация.

Задачите на комисията са да документира този факт, да установи причините за паричния излишък, да определи виновника за откритите нарушения и правилно да отстрани установените несъответствия в счетоводството.

Възможни причини за откритите пари

Откриването на излишни пари в касата на организацията често се възприема двусмислено от работодателя.

Това прави реакцията на ръководството на фактите за парични излишъци значително по-различна от типичните последици от идентифициране на недостига на парични средства, при които присвояването/кражбата обикновено се превръща в приоритетна версия.

По този начин наличието на излишни, неотчетени парични средства в касата може да бъде причинено например от продажба на стоки на погрешно посочена (завишена) цена или, алтернативно, под тегло.

Въпреки че, разбира се, такива ситуации рядко възникват случайно с модерните системи за контрол и транзакции.

Говорейки за възможни причини, не можем да изключим факта, че касиерите на търговските организации понякога отчитат собствените си пари в касата.

Това често се прави, когато има недостиг на сметки за ресто, за да се дават свободно ресто на клиентите.

Понякога служителите забравят за това, което води до появата на излишни пари в касата.

По един или друг начин тези факти могат да се считат за неприемливи от гледна точка на извършването на парични операции.

Определяне на виновника

За да разбере причините за ситуацията и правилно да отчете излишъците на парични средства в счетоводството, комисията по инвентаризация изпраща подходящи искания до финансово отговорни субекти - касиерите на организацията.

Служителите на компанията, които носят лична отговорност за правилното управление на касата, предоставят писмени обяснения относно излишъка от пари.

Обяснителните бележки от отговорните лица позволяват да се идентифицират субектите, отговорни за появата на парични излишъци.

В допълнение, решаването на този проблем е ефективно улеснено чрез съпоставяне на фактическа информация със счетоводна информация.

Как се съставя обяснителна бележка от касата на организация?

Ако проверката разкрие излишък на парични средства в предприятието, отговорният касиер е длъжен да предостави на работодателя си обяснителна бележка относно този факт.

Действащото законодателство предвижда, че ръководителят на стопанския субект трябва да изиска от касиера да предостави необходимите обяснения в писмен вид в рамките на 2 (два) дни.

Като финансово отговорно лице, касиерът няма право да откаже да напише обяснителна бележка.

Тази хартия е официален документ.

Може да се компилира ръчно или като компютърна разпечатка. По един или друг начин обяснителната бележка е написана на официалния формуляр (формуляр) на стопанския субект и е подписана от касиера (с препис).

Обяснителният документ, съставен от касиера относно откритите излишни пари, съдържа два ключови раздела:

• Описание на фактите/обстоятелствата. Посочват се предпоставките за възникналата ситуация или реалните събития, довели до нейното възникване.
• Декларация за конкретни причини за появата на излишни (неотчетени) парични средства в касата. По правило има няколко такива причини. Те трябва да бъдат правилно идентифицирани, за да се сведе до минимум степента на вина и да се смекчи бъдещата отговорност.

Освен това обяснителният документ, представен в два екземпляра, трябва да съдържа следните задължителни данни:

• наименование на стопанския субект (фирма работодател);
• Пълно име, длъжност на управителя;
• името на самата статия („Обяснителна“);
• Пълно име, длъжност на отговорния служител (касиер);
• дата на изготвяне на документа, подпис на съставителя.

Когато документът е напълно съставен и подписан от касиера, той трябва да бъде предоставен на работодателя. Управителят подписва хартията (и двата екземпляра) с регистрационния номер. Един екземпляр трябва да остане при съставителя (касиера).

Какви документи трябва да бъдат попълнени?

Работата на комисията по инвентаризация за идентифициране и разследване на касови нередности в организацията задължително се записва чрез поддържане на специален протокол, който отразява следното:

• подробно описване на резултатите от касовия одит;
• описание на методите, използвани за идентифициране на парични излишъци;
• експертни заключения относно откриване на излишни парични средства в касата на дружеството.

Резултатите от дейността на комисията по инвентаризация в предписаната форма се предоставят на ръководителя на организацията, който разрешава приемането на излишните парични средства в касата чрез издаване на специален административен акт.

Документалната основа за изготвяне на такава заповед е отчетът за инвентаризация на паричните средства, изготвен от одитната комисия съгласно стандарт INV-15 и съдържащ следната информация:

Осчетоводяване и осчетоводяване - осчетоводявания

Копие от акта INV-15 се изпраща на счетоводния отдел за извършване на необходимите счетоводни действия. Счетоводителят извършва необходимите осчетоводявания (сметкова кореспонденция).

Излишъците от парични средства се отразяват счетоводно в месеца на приключване на съответната проверка и, ако е извършена инвентаризация, се осчетоводяват на датата на приемане на откритите парични средства.

Ако е извършен годишен одит, резултатите от него се отразяват в годишните отчети.

Идентифицираните излишни парични средства в касата се отразяват в счетоводни записи, като се използват следните записи:

Полезно видео

Какво да направите, ако намерите излишък на касата, е описано в това видео:

заключения

Подобно на недостига на парични средства, откритите по време на ревизия излишъци на парични средства изискват определени действия от страна на инвентаризационната комисия, ръководството и отговорния касиер.

Всичко се документира внимателно с протокол, задължително се съставя акт за инвентаризация, а финансово отговорният субект изготвя обяснителен документ относно излишъка от парични средства.

Изясняват се причините за появата на неотчетени парични средства, определя се виновното лице, работодателят се произнася с присъда за приемане на излишъка от парични средства за отчет и налагане на санкции на виновния и се издават съответните заповеди.

22.08.2019

Бизнес субекти, които редовно и често извършват транзакции с касови бележки/разходи, понякога се сблъскват със ситуации, при които действителната сума на наличните пари е по-малка от сумата, която се показва в касовите апарати.

Става дума за т. нар. липси в оперативната каса. Разбира се, с голям брой контрагенти и значителен обем ще бъде трудно за предприятието да елиминира напълно появата на недостиг на парични средства.

Необходимо е да се разбере какво трябва да направи ръководителят на организацията, когато се установят такива факти, какви документи трябва да бъдат съставени в тези случаи, кой възстановява сумата на липсващите пари и как наистина можете да предотвратите недостиг на пари в брой предприятие.

Какво трябва да направи работодателят при установен при инвентаризация недостиг на пари?

По правило недостигът на парични средства в организацията се идентифицира чрез инвентаризация на нейната оперативна каса.

Тази процедура се извършва редовно от стопанския субект съгласно установените правила.

Необходимостта от извършването му в предприятието може да се дължи например на изготвяне на годишни финансови отчети или други причини.

Какви документи трябва да бъдат попълнени?

Въз основа на резултатите от проверката на касовия апарат се съставя акт, чиято форма трябва да отговаря на стандарта. Ако се установи недостиг на пари, попълването на този документ има свои собствени характеристики.

В същото време е важно не само да се установи фактът, че в касата няма отчетени пари, но и надеждно да се определят причините за такова несъответствие (кражба, непреодолима сила, неправилно класифициране, загуба).

Отчетът INV-15 обикновено се генерира в два екземпляра: единият се предоставя на отговорния касиер, а другият се изпраща на счетоводния отдел.

Освен това ръководителят на стопанския субект съставя специален акт, чрез който отговорният касиер се уведомява за установената липса.

Служителят, отговарящ за касата, за която при инвентаризацията е установено несъответствие, изготвя писмена обяснителна записка.

Ако необходимите обяснения не бъдат предоставени на работодателя в рамките на два дни, трябва да бъде съставен специален акт, удостоверяващ факта на такъв отказ.

Изтеглете примерна обяснителна бележка от касата -.

След това ръководството на предприятието провежда специално разследване на установения недостиг, в резултат на което вината на касиера се доказва или опровергава.

Ако вината на касиера бъде официално потвърдена, му се налагат финансови санкции - наказание, което се формализира с отделен административен акт на работодателя.

Заповедта за парично възстановяване съдържа данни за виновника, датата на откриване на несъответствието в касата, описание на обстоятелствата при откриване на липсата, както и нейния размер и начин на обезщетяване (еднократно плащане, разсрочено плащане). плащане, периодични удръжки на определени суми от заплатите).

По този начин, за да отпише правилно недостига на пари или правилно да припише сумата му към сметката на отговорния служител (касиер), работодателят трябва да подготви следните документи:

• Акт, потвърждаващ верността на резултатите от одита, резултатите от който разкриха недостиг на пари.
• Констатация за извършеното равнение (сравнение).
• Протокол за резултатите от проверката.
• Писмено обяснение от отговорния касиер.
• Административен акт на управление, с който е наложена парична санкция на лице, чиято вина е установена с вътрешно разследване.
• Съдебна присъда (ако има такава).
• Решението на работодателя да спре процедурата по вътрешно разследване (ако не е било възможно да се идентифицира виновната страна).

Примерна декларация за липса на средства

Такъв акт се формира съгласно стандарт INV-15. Идентифицирането на недостига на парични средства предопределя следните характеристики на подготовката му:

• Посочват се данните за стопанския субект, регистрационният номер и датата на издаване на касовия ревизионен ордер, регистрационният номер и датата на изпълнение на самия акт INV-15, датата на касовата инвентаризация. Актът INV-15 се издава в деня на извършване на касовата проверка.
• Основната част на документа съдържа подробна информация за счетоводната сума на паричните средства и реалния размер на паричните наличности.
• В резултат на ревизията се протоколира установената липса.
• Обратната страна на изготвения акт съдържа информация за съответните обяснения, предоставени от финансово отговорния субект. Освен това се посочва присъдата на работодателя (уволнение/порицание).

Изтеглете примерен акт за липса на пари в касата -.

Трябва ли касиерът да възстанови сумата?

Професионалната дейност на касиера в предприятието е пряко свързана с работата с пари в брой. Разбира се, това предполага голяма отговорност за такъв служител.

Законодателството на Руската федерация регламентира списък от длъжности, които предвиждат пълна финансова отговорност, което означава задължението на съответния служител да компенсира напълно работодателя за причинените вреди.

Касиер е позиция, която също принадлежи към този списък.

Съответно размерът на недостига на пари в брой може да се припише изцяло на касата, тъй като именно този служител на организацията е отговорен за безопасността на парите в брой.

Това правило е установено в съответствие с Кодекса на труда на Руската федерация (по-специално).

Касиерът по право е освободен от задължението да компенсира работодателя за недостиг на пари, ако такова несъответствие е възникнало поради фактори или обстоятелства извън неговия контрол.

Такива обстоятелства включват непреодолима сила (например кражба, грабеж), както и бедствия и други събития, които са причинили пряка повреда на касата.

Счетоводство и осчетоводяване

Ако по време на инвентаризацията се установи недостиг на средства в касата, тогава съответните записи се отразяват в счетоводните записи.

Счетоводните сметки за отразяване на установената липса в касата се избират в зависимост от начина на отписване на несъответствието.

Размерът на недостига на пари в брой, причинен от виновни действия на отговорния служител (касиер), не се взема предвид за целите на данъка върху печалбата.

Ако работодателят поиска възстановяване на тази сума чрез съда, съответните съдебни разходи на организацията могат законно да бъдат приписани на неоперативни разходи.

Що се отнася до отчитането на липси, неговите специфики ще зависят от вината на касиера и естеството на компенсацията (отписването) на съответните щети.

Ако служителят е компенсирал пълния размер на открития дефицит, неговият размер се взема предвид, както следва:

Ако работодателят освободи виновния служител от задължението да компенсира паричните несъответствия, установени по време на инвентаризацията, сумата на такъв недостиг се превръща в непоправима вреда и се отписва в следния ред:

Ако разследването не потвърди вината на касиера, щетата се прехвърля към финансовите резултати на стопанския субект и се признава в позицията на неговите неоперативни разходи, взети предвид за данъчно облагане:

Как да се избегне?

За да се предотврати възникването на касови несъответствия, ръководството на компанията трябва да направи всичко възможно, за да предотврати вероятните причини за недостиг:

• Правилно организирайте и оборудвайте помещенията на касата.
• Бъдете внимателни при избора, проверката и инструктажа на касиерите.
• Минимизирайте външните влияния от природни и други фактори, които могат да повредят касовия апарат.
• Осигурете надеждна сигурност на касовия апарат и касовите чекмеджета.
• Придържайте се към строги норми и принципи.

Полезно видео

Процедурата за отчитане на липси по време на инвентаризация и какви транзакции се отразяват е описана подробно в това видео:

заключения

Касиерът на организацията е финансово отговорно лице. Той е този, който напълно компенсира недостига на пари.

Катастрофите и непреодолимата сила, които водят до загуба/недостиг на пари, се считат за изключения, които позволяват на касиера да бъде освободен от плащане на щети.

Липсите често се откриват при инвентаризация на парични средства. Фактите по тяхното идентифициране и обезщетяване са надлежно документирани и също подлежат на осчетоводяване. Виновните за щетите се установяват чрез оглед.

Организацията извършва касови операции с помощта на системи за касови апарати. Въз основа на какви първични документи се въвежда излишъкът (липса) в касата? Издават ли се входящи (изходящи) касови ордери?

След като разгледахме въпроса, стигнахме до следното заключение:

Появата на излишък (недостиг) в касата на организацията се отразява в счетоводството въз основа на данни от инвентаризацията (формуляри N INV-15, N INV-26) и счетоводен сертификат.

Ако се установи, че има излишък (недостиг) на средства в касата на организацията, входящи (изходящи) касови ордери не се издават.

В тази ситуация също не трябва да се правят записи в касовата книга.

Обосновка на заключението:

Всички бизнес транзакции, извършвани от организацията, трябва да бъдат документирани с подкрепящи документи, които служат като първични счетоводни документи, въз основа на които се извършва (клауза 1, член 9 от Федералния закон от 21 ноември 1996 г. N 129-FZ „За счетоводството ” (наричан по-долу Закон N 129- Федерален закон)).

От 1 януари 2012 г. извършването на касови операции от юридически лица се извършва в съответствие с нормите на Правилника за реда за извършване на касови операции, одобрен с решение на Банката на Русия от 12 октомври 2011 г. N 373 -P (наричан по-долу Правилника).

Паричните транзакции се формализират чрез входящи касови ордери (формуляр 0310001) и изходящи касови ордери (формуляр 0310002) (наричани по-долу касови документи) (клауза 1.8 от Процедура N 373-P).

В съответствие с клауза 3.3 от Правилника, когато организация извършва касови операции с помощта на касово оборудване, след приключване на тяхното изпълнение, въз основа на контролната лента, отстранена от касовото оборудване, се съставя (формуляр 0310001) за общата сума на получените пари в брой.

Отбелязваме, че въз основа на цитираната норма и други разпоредби на глава 3 „Процедура за приемане на пари в брой“ от Правилника, можем да стигнем до извода, че касов ордер се прилага само при получаване от конкретен вложител. Използването на този документ при идентифициране на факта на излишък от средства в касата не е предвидено.

Стигаме до подобно заключение по отношение на процедурата за прилагане на разходния ордер (формуляр 0310002) (клаузи 4.1, 4.2 от Правилника).
С други думи, когато се установи, че има излишък (недостиг) на средства в касата на организацията, входящите (изходящите) касови ордери не се издават.

Записванията в касовата книга (формуляр 0310004) се правят от касиера за всяка издадена входяща (изходяща) касова поръчка за получени (издадени) пари (клауза 5.2 от Правилника). Тъй като стигнахме до извода, че когато се установи, че има излишък (недостиг) на средства в касата на организацията, не се издават входящи (изходящи) касови ордери, тогава в тази ситуация не трябва да се правят записи в касовата книга направени или.

В съответствие с параграф 3 на чл. 1 от Закон N 129-FZ, една от основните задачи на счетоводството е формирането на пълна и надеждна информация за дейността на организацията и нейното имуществено състояние.

Ако се установи излишък (недостиг) на парични средства или други ценности в касата, за да се гарантира надеждността на счетоводните данни и финансовите отчети, организацията трябва да извърши инвентаризация на касата (клауза 1 на член 12 от Закон № 129). -FZ).

Моля, имайте предвид, че Правилата не установяват процедурата за проверка на касовия апарат. В тази връзка смятаме, че при извършване на инвентаризация е възможно да се използва процедурата за касов одит, описана в Процедурата за извършване на касови операции, одобрена с решение на Съвета на директорите на Централната банка на Руската федерация от 22 септември 1993 г. N 40, въпреки факта, че този документ е загубил сила от 1 януари 2012 г. (Инструкция Централната банка на Русия от 13 декември 2011 г. N 2750-U).

Моля, имайте предвид, че процедурата за извършване на инвентаризация на активи и пасиви във вашата организация трябва да бъде одобрена при разработването на счетоводна политика за счетоводни цели (клауза 4 от Правилника за счетоводство „Счетоводна политика на организацията“ PBU 1/2008).

Общият ред за извършване на инвентаризация на средства, парични документи и формуляри на строги отчетни документи е определен в параграфи. 3.39-3.43 Методически указания за инвентаризация на имущество и финансови задължения, одобрени със заповед на Министерството на финансите на Русия от 13 юни 1995 г. N 49 (наричани по-долу "Ръководството").

Резултатите от инвентаризацията се отразяват в отчета за инвентаризацията на паричните средства (унифицирана форма N INV-15, одобрена с постановление на Госкомстата на Русия от 18.08.1998 г. N 88) и отчета за счетоводното отчитане на резултатите, идентифицирани от инвентаризацията (унифицирана форма N INV-26, одобрен с решение на Goskomstat на Русия от 27.03.2000 г. N 26).

Моля, имайте предвид, че формуляр N INV-15 предвижда получаване на писмени обяснения от финансово отговорното лице относно причините за възникването на излишъци или липси. Ако финансово отговорното лице откаже да коментира факта, че има излишък (недостиг) в касата, тогава се препоръчва да се състави протокол за отказа на служителя да даде обяснение. Касиерът трябва да се запознае с акта срещу подпис. Ако служителят откаже да подпише документа, този факт също трябва да бъде записан.

Въз основа на всичко по-горе стигаме до извода, че възникването на излишък (недостиг) в касата на организацията се отразява в счетоводството въз основа на данни от инвентаризацията (формуляри N INV-15, N INV-26) и счетоводен сертификат .

Резултатите от инвентаризацията трябва да бъдат отразени в счетоводството и отчетността на месеца, в който е завършена (клауза 5.5 от Насоките).

Подготвен отговор:
Експерт на Служба за правни консултации ГАРАНТ
Самойлук Олга

Контрол на качеството на реакцията:
Рецензент на услугата за правни консултации ГАРАНТ
одитор Горностаев Вячеслав

Материалът е изготвен на базата на индивидуална писмена консултация, предоставена в рамките на услугата Правно консултиране.

Касата на организацията е предназначена за съхраняване на средства, формуляри за строга отчетност, сметки и други парични документи. Инвентаризацията е инструмент за идентифициране на излишъци и липси в касата на организацията. Как да формализираме резултатите от инвентаризацията, какви транзакции се генерират при установяване на излишъци или липси в касата - ще разгледаме допълнително.

Правила за касов одит

Инвентаризацията на касата се извършва с честота, определена със заповед на ръководството и залегнала в счетоводната политика на предприятието. Същите разпоредби установяват процедурата за инвентаризация. Касиерът се признава за финансово отговорно лице за касовия апарат.

Преди инвентаризацията управителят (директорът) издава заповед (заповед), в която се посочва началната дата и съставът на комисията за проверка.

Комисията трябва да включва най-малко трима души. Присъствието на МОЛ в списъка на комисията е задължително. Освен това е желателно присъствието на служители по сигурността и вътрешния одит (ако има такива). Ако липсва подпис дори на един от членовете на комисията, описът се счита за невалиден.

Преди проверка касиерът спира всички операции и генерира касов отчет.

Пример за касов отчет

Този отчет отразява всички входящи и изходящи поръчки, които освен това трябва да отговарят на утвърдените форми. Установените липси или излишъци се отразяват счетоводно през одитния период.

При инвентаризацията се проверяват и:

Вземете безплатно 267 видео урока за 1C:

• Безплатен видео урок за 1C Accounting 8.3 и 8.2;
• Урок за новата версия на 1C ZUP 3.0;
• Добър курс по 1C Trade Management 11.

• Определяне на лимит на салдото на DS в касата;
• Несъответствие между датите на паричните постъпления и действителното издаване на парите;
• Коректност на кореспонденцията на сметките за касови документи;
• Дали неизплатените заплати са депозирани навреме.

Въз основа на резултатите от инвентаризацията се съставя протокол за инвентаризация ИНВ-15. В търговските организации излишъците и липсите се отписват към финансовия резултат.

Пример за отчет за инвентаризация

Извънпланова ревизия на касата

Инвентаризацията на касата може да се извърши извънпланово, внезапно и без предупреждение, с цел контрол на отговорността на МОЛ. Времето и процедурата за непланирана инвентаризация също се определят от разпоредбите на предприятието.

Отражение на излишъка

Откриването на излишъци въз основа на резултатите от инвентаризацията на касовия апарат не води до последици за материално отговорното лице.

Пример

В Margaritka LLC в резултат на инвентаризация на паричните средства е открит излишък в размер на 1050 рубли.

Счетоводителят прави записи според установените излишъци:

Тоест откритите излишъци се включват в неоперативните приходи.

Отразяване на недостига

Установените размери на липси до изясняване на виновниците се отчитат в сметка 94 „Липси и загуби от повреди на ценности“. Липсите, които не могат да бъдат приписани на конкретни източници, се отписват към неоперативни разходи.

Примери

LLC Nord-West, въз основа на резултатите от инвентаризацията през март 2016 г., разкри недостиг в касата в размер на 550 рубли.

Счетоводителят на Nord-West LLC прави запис за установената липса в касата:

Виновникът за недостига не беше открит и беше решено тази сума да бъде отписана като неоперативни разходи. Генерирани публикации:

През април отново беше регистриран недостиг от 1000 рубли. Този път беше решено щетата да се припише на сметката на касата. Публикации в този случай:

Добавяне на коментар Отказ на отговора

Този сайт използва Akismet за намаляване на спама. Разберете как се обработват вашите коментарни данни.

2.4. Инвентаризация на касата

В сроковете, определени от управителя, както и при смяна на касиерите, трябва да се извърши инвентаризация на касата. Когато правите инвентаризация, трябва да се ръководите от Методически указания № 49. Извършването на инвентаризация е поверено на постоянна комисия за инвентаризация, която включва представители на администрацията и различни служби на предприятието. Комисията включва представител на счетоводния отдел, но не и главния счетоводител. Инвентаризацията на касата обикновено се извършва най-малко веднъж на тримесечие. Предприятието издава заповед за извършване на инвентаризация.

Въз основа на резултатите от инвентаризацията се съставят актове във формуляр № инв-15 „Акт за инвентаризация на парични средства“ и във формуляр № инв-16 „Инвентарен списък на ценни книжа и формуляри на документи за строга отчетност“. При установяване на излишъци или липси в актовете се посочва техният размер и обстоятелствата на възникването им. Актовете се съставят в 2 екземпляра, единият от които се изпраща в счетоводството. Установените парични излишъци в касата се осчетоводяват и приписват други приходи (Кт. сметка 91/1 „Други приходи”).Установената липса на парични средства в касата се отнася до върху виновното лице(Dt. 73/2 „Изчисления за обезщетение за материални щети“).

Типични записи за записване на резултатите от инвентаризацията на касата

Отразява излишъка от средства, установен въз основа на резултатите от инвентаризацията на касата.

Отразен е недостигът на парични средства, установен въз основа на резултатите от инвентаризацията на касата.

Сумата на липсата в касата се отписва на виновното лице

Сумата на недостига е внесена в касата от виновното лице

Сумата на недостига на средства в касата е удържана от трудовото възнаграждение на виновния

Сумата на липсата на пари в касата се отписва, ако съдът откаже да я събере от виновното лице

3. Счетоводно отчитане на други средства

3.1. Осчетоводяване на парични документи

В касата могат да се съхраняват касови документи: пощенски марки, държавни марки, ваучери за ваканционни домове, платени документи за пътуване и др.

Получаването и издаването на парични документи по правило се формализира от PKO и RKO, с последващо изготвяне от касата на отчет за движението на парични документи. Аналитичното счетоводно отчитане на документите се извършва според видовете им в Книгата за движение на касови документи, а синтетичното счетоводно отчитане по сметка 50/3 - д.д. в размер на действителните разходи за придобиването им.

1) Издадени са средства за закупуване на пощенски марки

2) Пощенските марки са закупени от отговорното лице по авансов отчет

3) Пощенските марки са използвани за обработка на пощенска документация

1) Превежда се от сметката на туристическата фирма за ваучери

2) Ваучерите са осчетоводени в касата на организацията

3) Ваучерите са издадени от касата на служителите на организацията с плащане на 50% от тяхната стойност

— за сумата на разходите за ваучери за платени служители D73-K50/3

За размера на стойността на ваучерите, изплатени от организация D 91-K50/3

4) Получени са средства от служителите на организацията за заплащане на разходите за ваучери

Сделки с инвентаризация

Счетоводни функции

Резултатите от цялостен одит на активите на организацията могат да варират:

• недостиг - когато счетоводните салда са по-големи от действителните;
• излишък - когато се установят излишни стоки или материали, които не са в счетоводните данни;
• повторно сортиране - когато някои материални активи липсват, но има допълнителни стойности по други позиции.

Освен това има и одит на взаимни разплащания, резултатите от които счетоводителят също показва в счетоводството. Основният документ във всяка ситуация е листът за сравняване на резултатите от инвентаризацията на инвентарните позиции, формуляр № INV-19, въз основа на който се извършва отчитане на резултатите от инвентаризацията. Отчетът за съответствие може да бъде в различна форма, ако е посочено в счетоводната политика. Въз основа на него се извършва инвентаризация, счетоводните записи ще отразяват идентифицирането на липси, излишъци и пренареждане.

Липсва: окабеляване

Липсата, за съжаление, е най-честият резултат от инвентаризация, особено в търговските фирми и складове. Това се дължи на различни фактори:

• небрежно съхранение;
• кражба от служители или клиенти;
• естествен спад (т.нар. „свиване“, „разпад“ и др.);
• други фактори.

Разрешено е да се отписват безболезнено само липси в рамките на нормите за естествена загуба. Такива стандарти са установени за всеки вид продукт, материал и суровина и са официално залегнали в счетоводната политика. Остатъкът от липсата се отписва на извършителите и само ако те не могат да бъдат установени, се отписва. Стъпка по стъпка алгоритъм за осчетоводяване на установени липси от счетоводител.

Стъпка 1. Първо, трябва да отнесете стойността на всички липсващи активи към сметка 94 „Липси и загуби от щети на ценности“, като използвате следните записи:

• Dt 94 Kt 10 (07, 08, 41, 43) - недостиг на материали (оборудване, инвестиции в нетекущи активи, стоки);
• Dt 94 Kt 50 - липса на пари в касата.

Ако има недостиг на дълготрайни активи или нематериални активи, ще трябва да се направят няколко записа, тъй като е необходимо да се вземе предвид не само остатъчната стойност, но и амортизацията, натрупана през периода на тяхната експлоатация. Те ще изглеждат така:

• Dt 02 Kt 01 - амортизация за липсващи дълготрайни активи;
• Dt 05 Kt 04 - амортизация на липсващи нематериални активи;
• Dt 94 Kt 01 (04) - остатъчна стойност на липсващи дълготрайни активи или нематериални активи.

Стъпка 2. Ако няма достатъчно материали или суровини в границите на естествената загуба, тогава те могат незабавно да бъдат отписани в сметки за разходи. За да може счетоводителят да има право да прави такива записи, ръководителят на дружеството издава заповед въз основа на резултатите от инвентаризацията. Когато всички формалности са изпълнени, публикациите ще изглеждат така:

Стъпка 3. Ако има недостиг на повече ценности от установените стандарти, недостигът трябва да бъде приписан на лицата, отговорни за това. За целта трябва да има съответно заключение на комисията и заповед на ръководството. След попълване на всички тези документи се прави следното вписване в счетоводните регистри:

За сметка 73 се изисква аналитично счетоводство в контекста на всички виновници със съответните записи.

Стъпка 4. Ако извършителите не могат да бъдат идентифицирани или са успели да защитят в съда невъзможността за компенсиране на загубите на компанията, сумата на недостига се включва в други разходи. Окабеляването изглежда така:

Инвентарен излишък: осчетоводявания

Ако по време на одита са установени неотчетени материални активи, които обикновено се наричат ​​излишък, те трябва да бъдат регистрирани или капитализирани. Счетоводителят трябва да направи това по пазарната стойност към датата на инвентаризацията. Търговските организации включват тази сума във финансовите си резултати, докато организациите с нестопанска цел увеличават приходите си с нея. За тези цели се използва пасивна синтетична сметка 91-1 „Други приходи”. За коректно отразяване на излишъците в счетоводството сме събрали транзакциите в една таблица.

За анализ се използват подсметки, счетоводни отчети и други документи. Дълготрайните активи, регистрирани по този начин, подлежат на амортизация по обичайния начин.

Прекласифициране: публикации

Понякога се случва по време на проверката да бъдат установени както излишни, така и липсващи стоки или материали. Това е пресортиране, но само ако материалните активи са от един и същи вид или са били на съхранение на едно лице. В този случай е разрешено да се извърши така нареченото повторно компенсиране в счетоводството. Тоест да покрием недостига с излишъци. За това има различни кабели.

Пример 1. Цената на липсващите активи се оказа по-висока от цената на неотчетените активи, които са били в излишък. Например при ревизия на склад са открити 100 кг ориз вместо 150 кг и 200 кг просо вместо 175 кг. Оризът е по-скъп от просото и неговият дефицит в теглото е по-голям от излишъка на просото. Въз основа на резултатите от инвентаризацията счетоводителят направи следните записи:

• Dt 94 Kt 41 подсметка „Ориз” - себестойността на липсващите 50 кг ориз;
• Дт 41 подсметка „Просо” Кт 94 - разходи за допълнителни 25 кг просо;
• Dt 41 подсметка „Ориз“ Kt 41 подсметка „Просо“ - компенсирана цена (разликата между цената на кредитираното просо и липсващия ориз);
• Dt 94 Kt 41 - сумата на излишъка на недостига над излишъка се отписва.

В разглежданата ситуация складодържателят се оказва виновен за недостига, възникнал в резултат на прихващане. Направен е следният запис за сумата, която трябва да бъде събрана от него:

Ако не е възможно да се възстанови загубата или съдът намери склададжия за невинен, счетоводителят ще отпише разликата като разходи за дистрибуция и производство.

Пример 2. Нека разгледаме същата ситуация, но разменим ориза и просото, в резултат на което ще установим, че количеството стоки, което трябва да се капитализира, е по-голямо от това, което липсва в склада. Публикациите въз основа на резултатите от инвентаризацията ще изглеждат така:

Констатирана е липса на каса: осчетоводявания. Как да отразяваме излишъци и липси

Всички парични транзакции се проверяват периодично и всички ценности се проверяват. Проверката се извършва от инвентаризационна комисия на организацията. Членовете му в присъствието на отговорно лице проверяват наличността на парите, разписките за внесени ценности, чековите книжки и бланките за строга отчетност. Установените при проверките несъответствия се документират в счетоводни актове. За повече подробности как се определя липсата в касата, записите, които трябва да бъдат посочени в баланса, ако бъдат открити, прочетете нататък.

Стойности

Касата в предприятието може да съдържа пари в брой, платежни документи, ценни книжа и формуляри за строга отчетност. Платежните документи включват не само разписки, но и марки (пощенски, сметки и държавни такси), ваучери за санаториуми, самолетни билети и други документи. Формулярите за строга отчетност включват: разписки, сертификати, дипломи, абонаменти, билети, купони, товарителни документи и др. Касиерът носи финансова отговорност за запазването на паричните документи.

Складова наличност

Процедурата за извършване на инвентаризация на парични средства се регулира от „Процедура за поддържане на касов апарат № 40“, одобрена от Съвета на директорите на Централната банка на Руската федерация, и писмо на Централната банка № 18 от 04.10. 93.

Времето за проверка в предприятието се определя от ръководителя и се записва в заповедта. Инвентаризацията се извършва от специално създадена комисия, която включва представители на администрацията, главния счетоводител и касиер.

Преди извършване на процедурата изготвя касов отчет. Той включва всички първични документи, които трябва да бъдат в касата. Ако инвентаризацията разкрие неприключени отчети (за изплащане на заплати), тогава всички неизплатени суми се приравняват към парични средства. Платените суми се записват отделно в документа.

Касиерът е длъжен да предостави разписка, че към момента на инвентаризацията платежните документи са предадени в счетоводството и всички парични средства са записани. Това трябва да се направи, така че при приключване на проверката касиерът да не декларира, че разполага с платежни документи. Отчетът на касата се сверява с информацията в касовата книга и наряда.

За да се прикрие фактът на присвояване на средства, разписките често се използват като документи. Но те не могат да потвърдят изразходването на средствата, тъй като не са съставени в унифицирана форма и не съдържат подписите на получателя, главния счетоводител и управителя. При наличие на такива документи се счита, че при инвентаризацията на касата е установена липса. Вписването трябва да бъде направено в баланса на датата на одита. Председателят на комисията утвърждава всички заповеди и ги прилага към доклада. Този документ служи като основа за записване на балансите на фондовете.

Особености

По време на инвентаризацията трябва да проверите:

• дали паричните наличности в касата надвишават установения лимит;
• целево използване на средствата;
• съответствие на датата на транзакцията в касата и дебитното нареждане;
• валидност на записите;
• своевременно връщане на неизплатени остатъци от заплати по сметката;
• коректност на документите;
• наличие на подписи на директора, главния счетоводител върху празни чекове;
• фактът на съхраняване на чековата книжка извън касата;
• законосъобразност на сделките, извършени в рамките на една сделка;
• коректност на кореспондентските фактури.

Повторно броене на пари

Наличието на парични средства в касата се потвърждава от поотделно преброяване на парични средства, ценни книжа и парични документи. Касиерът извършва повторното преброяване в присъствието на членове на комисията. Парите се изчисляват за всяка банкнота поотделно, като се започне от най-високата деноминация. Ако има голям брой банкноти, тогава се съставя опис, в който се посочва номиналът и броят на банкнотите. Този документ е подписан от комисията. Ако има недостиг на средства, значи в касата е установен недостиг. Осчетоводяването в счетоводството с помощта на сметка 50 „Парични средства“ потвърждава този факт.

Преизчисляване на формуляри

Фактическата наличност на формуляри и отчетни документи на Централната банка се извършва по име, вид и категория формуляри. Например акциите могат да бъдат поименни, на приносител, лихвоносни и обикновени. При проверката се записват и началните и крайните номера на формулярите, техните серии и себестойност.

Всички тези парични документи се регистрират въз основа на резултатите от инвентаризацията в размер на разходите за тяхното придобиване. Салдото по формулярите се определя въз основа на данните в касовата книга или отчета. При установяване на липса на формуляри, липсата се регистрира в касата. Счетоводните записвания се извършват по аналитични и синтетични счетоводни сметки. Примери за регистрация на такива операции ще бъдат представени по-долу.

Липса в касата: осчетоводявания

В предприятията паричните средства се отчитат в сметка 50 „Пари в брой“, която има три подсметки: 50-1 „Парични средства на предприятието“, 50-2 „Оперативни пари в брой“, 50-3 „Платежни документи“. Формулярите за отчитане на задбалансовата сметка 006 със същото име се вземат предвид отделно.

Установеният излишък от средства подлежи на капитализация по статията неоперативни приходи. Въвеждането DT50-1 KT91-1 се извършва в блока за управление.

Липсата на средства в касата се отразява чрез осчетоводяване по сметка 94 в ДТ за размера на действителните разходи. Нека да разгледаме типичното окабеляване:

— DT94 KT006 – липса на форми.

— DT94 KT50-1(50-3) – липса на пари в касата.

Осчетоводяването на DT73-2 KT94 отразява отписването на недостига на касата. Обезщетението за щети от заплатата на служителя се отразява в запис DT70(50) KT73-2.

При липса на виновно лице как се отразява липсата в касата? Публикации:

— DT94 KT50-1 – факт на установяване на недостиг на средства;

— DT91-2 KT94 — размерът на недостига е включен в неоперативни разходи.

Докладване

Резултатите от инвентаризацията се отразяват в акта по образец № ИНВ-15. Той включва обяснения на касиера за установените нарушения и решение на ръководството. Протоколът се съставя в два екземпляра, подписва се от комисията и се предоставя на знанието на ръководството. Един екземпляр остава в счетоводството, вторият - при касата.

Проверка на работещи касови апарати

За разплащания със служители на компанията се използват оперативни каси. Процедурата за тяхната проверка се различава от описаната по-горе.

Комисията, в присъствието на касиера, записва показанията на измервателния уред, които отразяват размера на приходите. Данните се сверяват с подадената касова лента. Разликата в баланса в началото и в края на деня отразява дневния размер на приходите. Номерата в касовата книга, на лентата и на гишетата трябва да са еднакви.

Преизчисляването на паричните средства се извършва по метода на покупка. Полученото салдо се сравнява със счетоводния баланс. Въз основа на резултатите от инвентаризацията може да се установи липса на парични средства в касата. Осчетоводяването, което в този случай се въвежда в баланса, изглежда така: DT94 KT50-2.

Проверка на банкови сметки

Преди представяне на годишни отчети трябва да се извърши инвентаризация. Тъй като една организация може да отваря сметки в различни банки, преди проверка трябва да проучи подробно всички банкови споразумения, да провери законността и осъществимостта на откриването на сметка.

За да се обобщи движението на средствата в безкасова форма, в баланса се използват сметки 51 „банкова сметка в рубли“ и 52 „Валутни сметки“. За да уточните информацията, можете да използвате подсметки 52-1 „Валутна сметка в Руската федерация“ и 52-2 „Валутна сметка в чужбина“. Балансът на средствата се конвертира в рубли по официалния курс два пъти: по време на транзакцията и по време на инвентаризацията. В този случай се появяват курсови разлики. Положителните стойности се включват във финансовите резултати за неоперативни приходи. Отрицателните са отразени в контролния блок с запис DT91-2 KT50.

Инвентаризацията се извършва чрез сравняване на паричния баланс с данните от отчетите. Освен това се сравняват оборотите за DT и CT. При проверката могат да се установят излишъци и липси в касата. Публикации:

— DT76-2 KT51 — идентифициране на погрешно кредитирани суми по банкова сметка.

— DT51 KT76-2 – разписка за плащания.

Ето как се извършва инвентаризация на касов апарат в предприятие.

Всеки служител, който работи с касов апарат в предприятие, трябва да знае какво да прави с излишъците в касата, ако бъдат установени при инвентаризация по време на други контролни и счетоводни дейности. Само по себе си установяването на излишъци в касата е достатъчно основание за налагане на административна глоба както на самата фирма, така и на предприятието. В същото време има много характеристики и нюанси, свързани с правилното регистриране на записите в счетоводството поради наличието на излишъци в касата.

Парични излишъци - какво представляват и как възникват?

Под излишък в касата разбираме ситуация, когато към момента на приключване на работата с касата в нея има повече средства, отколкото би трябвало да има от гледна точка на наличната отчетност. Разбира се, тази ситуация не е толкова често срещана, но все пак понякога се случва при извършване на счетоводна дейност в предприятие. Въпреки факта, че наличието на излишъци в касата само по себе си не означава никаква вреда за предприятието, това обстоятелство може да стане основа за по-задълбочена данъчна проверка от регулаторните органи. Освен това излишъците в касата почти винаги са гаранция, че има грешки или злоупотреба с доверие от страна на служителя, обслужващ материални активи.

На първо място, всички участници в трудовите отношения трябва да разберат как точно се появяват излишъците в касата. Най-честите случаи включват следните причини за тази ситуация:

1. Грешка на касата и неточност в изчисленията.Най-често причината за излишъка е някаква грешка в изчислението, допусната от касиера. Въпреки факта, че формално в касата има повече средства, отколкото трябва, тази ситуация все още изисква разрешаване, както и значителна работа от страна на счетоводителите на компанията и работодателя като цяло.
2. Грешка под формата на надплащане от страна на клиента.Клиентите, както и касиерите, също могат да допускат грешки при плащане на услуги и стоки. Разбира се, това се случва доста рядко, но все пак може да бъде реално оправдание за възникването на излишъци в касата на предприятието и всички участници в трудовото правоотношение трябва да знаят какво точно трябва да се направи в подобни ситуации.
3. Нелоялни действия на касиера и продажба на стоки или услуги покрай касата.За съжаление на много работодатели причината за възникване на излишъци в касата често се свързва с наличието на злонамереност от страна на самия служител, ангажиран с обслужването на клиенти. Продавайки стока покрай касата, той всъщност може да получи част от доходите лично, заобикаляйки касата и реално да ограби работодателя си.

Както може да се разбере от най-честите причини за възникване на излишъци в касата на всеки стопански субект, тяхното наличие само по себе си вече показва наличието на определени проблеми в рамките на касовата дисциплина в компанията и изисква бърза реакция от страна на работодател и други участници в бизнес процеса. Доста широк кръг от хора могат да идентифицират излишъците в касата:

• Самият служител отговаря за поддържането на касата.В този случай служителят може сам да предприеме мерки за отстраняване на излишъка, който е възникнал. Много често, за да не привличат допълнително внимание и да избегнат ненужни процедурни усложнения, касиерите просто присвояват излишъка в касата накрая.
• Други касиери, работещи с касата, включително по време на приемане и предаване на смени.В този случай, ако новият касиер не открие наличието на съществуващи излишъци към момента на приемане на касата, той също може да носи отговорност за допускането на такава ситуация - все пак той не е изпълнил преките си задължения като касиер .
• Ръководител.Прекият ръководител на служителя или друг упълномощен представител на работодателя и собственика може да извършва различни дейности за одит и инвентаризация на съществуващо имущество, включително материални активи, притежавани от предприятието.
• Служител на счетоводния отдел или други отдели по време на инвентаризацията.Директното извършване на различни дейности по инвентаризация може да помогне за идентифициране както на липси, така и на излишъци в касата, а служителите, които открият такава ситуация, трябва незабавно да предприемат действия за отстраняване на последствията от подобни обстоятелства.
• Независими одитори.Често излишъците в касата стават забележими и се откриват само по време на независим одит, което може да има изключително негативно въздействие върху крайните оценки и резултатите от целия одитен комплекс.
• Одитори и представители на регулаторните органи. Наличието на излишъци в касата буди много по-голямо съмнение от страна на правоохранителните и регулаторните органи, отколкото наличието на липси. В края на краищата, излишъците в касата могат да показват не само наличието на грешка при извършване на касови операции, но също така да съобщават за факта на укриване на данъци и други незаконни действия на служителите на компанията и следователно косвено на собствениците на предприятия.

Отговорност на служителя за излишъци в касата - глоба, уволнение

Почти винаги самият факт на откриване на излишъци в касата на предприятието може вече да показва наличието на определена вина от страна на касиера. Вината може да се състои не само в злонамереност и умишлено извършване на незаконни действия, но и в обикновена небрежност, неадекватност на заеманата длъжност и бездействие. В същото време, за разлика от недостига, обстоятелствата, които биха изключили вината на служителя, са изключително малко вероятни.

Формално вината на служителя е изключена, ако нарушението на процедурата за извършване на касови операции е свързано с незаконни действия на трети страни, излагане на елементи и подобни ситуации. Въпреки това е почти невъзможно да си представим дори хипотетична ситуация, която да доведе до появата на излишъци в касата по такъв начин, че служителят да не може да повлияе и да не се опитва да предотврати подобен проблем.

В същото време служител, който допуска наличието на излишъци в касата, може да бъде обект на различни видове отговорност. На първо място, те включват:

Трябва също така да се помни, че окончателното решение за търсене на отговорност от работника за наличието на излишъци в касата на фирмата в почти всички случаи се взема от работодателя. По този начин той може да реши да не прибягва до привличане на служителя към дисциплинарна, финансова или наказателна отговорност, изцяло или частично. Въпреки това, административната отговорност за излишъци в касата, разкрити по време на проверки и контролни дейности от представители на държавни органи, може да предполага участието на служител без желанието на работодателя.

Какво трябва да направи един служител, когато открие излишък в касата?

Разбира се, много служители, които работят като касиери и се опитват да вършат работата си съвестно, се интересуват какво да правят, ако открият излишък в касата на бизнес субект. В края на краищата определени грешки могат да се случат на абсолютно всеки човек и никой не е имунизиран да ги направи. Следователно, на първо място, е необходимо да се определят конкретните обстоятелства за идентифициране на излишъци.

Така че, ако самият служител има достъп до системата за отчитане и контрол на средствата в касата на предприятието по време на неговата смяна, той може лесно да следи появата на абсолютно всеки излишък и да предотврати тяхното действително откриване от никого. Имайки достъп до такава информация, касиерът може просто да изтегли от касата всички средства, надвишаващи номиналната необходима сума. Подобни действия обаче могат да бъдат признати и за неразрешено присвояване или кражба на средства на работодателя.

Ако излишъкът в касата е идентифициран от други лица, служителят определено ще трябва да напише обяснителна бележка за текущата ситуация и да изрази своята гледна точка относно възникването на излишъка. Освен това, за разлика от липсата в касата, служителят няма да може да „затвори“ спорния въпрос, като просто добави парите си в касата или ги върне на работодателя в съда.

Ето защо, от една страна, излишъците в касата са по-благоприятно нарушение на касовата дисциплина в сравнение с липсите, тъй като служителят няма да трябва да харчи значителна част от личните си средства, когато появата на излишъци не е свързана с всяка кражба. От друга страна, процесуалното отстраняване на негативните последици от излишъците в касата е много по-трудно, отколкото при липси. Освен това регулаторните органи проверяват всеки случай на излишък много по-внимателно в сравнение с недостига.

Какво трябва да направи работодателят, ако в касата се открие инвентарен излишък?

Руските работодатели, ръководители, мениджъри по човешки ресурси и служители на отдела за човешки ресурси също се интересуват какво трябва да се направи, когато в предприятието се открият излишни парични средства. Процедурата в този случай може да изглежда така:

Служителят също има право да се обърне към съда, за да защити правата си. Всеки представител на работодателя може да направи това. Въпреки това, съдебната практика по всички случаи, свързани с излишъците в брой, показва, че в по-голямата част от случаите съдилищата признават за законосъобразно търсенето на отговорност от касиерите за формирането на излишъци.

В много случаи може да е удобно и полезно за работодателя да не информира полицията и регулаторните органи за наличието на излишък в касата. Това може да помогне за запазване на бизнес репутацията и значително да намали броя на различните процедурни дейности, необходими за правилното регистриране на излишъците в касата.

Счетоводни записи за парични излишъци

Всеки счетоводител рано или късно може да се сблъска със ситуация, когато ще трябва да прави записи за излишъци в касата. Въпреки факта, че този въпрос първоначално изглежда доста нетривиален, окабеляването в тези ситуации изглежда изключително просто:

• Dt 50, Kr 90 - отразяване на паричните постъпления, идентифицирани при проверка на касово оборудване.
• Dt 50, Kr 91 - капитализиране на паричните излишъци като други приходи на организацията.

От гледна точка на счетоводството и законодателството предприятието наистина има право да счита паричния излишък за своя печалба или да го причисли към своя доход. Но не бива да се радваме на това, защото почти винаги действителното наличие на парични излишъци вече показва определени загуби - или активи на компанията, откраднати от служител, или бизнес репутация, която може да се влоши поради факта, че клиентът действително е загубил част от своите пари, а касиерката не го е забелязала.